Własna domena nadawcy dla wiadomości systemowych

Domyślnie wszystkie automatyczne wiadomości z Univents wychodzą z naszego własnego adresu — na przykład "Deine Firma" <mail@notifications.univents.app>. Dzięki własnej domenie nadawcy oferty, faktury, potwierdzenia zapytań, e-maile z przypomnieniem o ofercie i zaproszenia do portalu pracownika wychodzą z Twojego adresu, np. events@deine-firma.de. E-maile logowania (linki logowania, zaproszenia do zespołu) zawsze pozostają przy univents.app.

Ta funkcja jest dostępna w planie Enterprise albo Univents odblokowuje ją dla Twojego workspace.

Własna domena to nie jedyny sposób na indywidualnego nadawcę: jeśli masz już skrzynkę połączoną z Univents, możesz zamiast tego wysyłać bezpośrednio z niej — bez rekordów DNS. Obie opcje wybierasz na tej samej karcie „Nadawca wiadomości systemowych”; więcej znajdziesz w artykule „Nadawca wiadomości systemowych: skrzynka, własna domena lub Univents”.

Konfiguracja domeny

1. Otwórz Integracje → E-mail i przewiń do karty „Nadawca wiadomości systemowych”.
2. Wpisz Subdomena, na przykład events.deine-firma.de — celowo nie domenę główną, jak deine-firma.de. Osobna subdomena chroni reputację Twojej domeny głównej: problemy z wysyłką dotyczą wtedy tylko subdomeny, a nigdy Waszej zwykłej poczty firmowej.
3. Univents tworzy domenę i pokazuje trzy rekordy DNS (typ, nazwa, wartość). Kliknij „Skopiuj wszystkie rekordy” i przekaż je swojemu działowi IT — wprowadzi je tam, gdzie zarządzana jest Wasza domena.
4. Gdy rekordy zostaną dodane, kliknij „Sprawdź”. Univents dodatkowo automatycznie sprawdza rekordy co godzinę w tle — gdy domena zostanie potwierdzona, dostaniesz powiadomienie, nawet jeśli nic nie klikniesz.
5. Po pomyślnej weryfikacji pojawi się komunikat „Aktywuj teraz”. Dopiero to kliknięcie sprawia, że wiadomości systemowe faktycznie wychodzą przez Twoją domenę — sama weryfikacja niczego jeszcze nie aktywuje.
6. Opcjonalnie dostosuj Adres nadawcy (część przed znakiem @, domyślnie events) oraz adres „Odpowiedzi na” (patrz niżej).
7. Przyciskiem „Wyślij testowy e-mail” otrzymasz wiadomość z nowego adresu na swój e-mail logowania. W razie potrzeby zajrzyj do folderu ze spamem — zaraz po zmianie testowy e-mail może tam trafić, dopóki Twój klient poczty nie ppozna nowego adresu.

Instrukcja dla Twojego działu IT

Te trzy rekordy to standardowa procedura potwierdzania nadawcy — zna ją każdy dział IT:

• DKIM (jeden rekord TXT): podpisuje cyfrowo Wasze e-maile, aby odbiorcy rozpoznawali je jako autentyczne.
• SPF (jeden rekord MX i jeden TXT): określa, które serwery mogą wysyłać w imieniu domeny.
• DMARC (zalecany, nie jest obowiązkowy): mówi dostawcom poczty, co zrobić z e-mailami, które nie przejdą weryfikacji DKIM lub SPF. Univents proponuje p=none — zapisuje to tylko w logach, nie blokując e-maili.

Dwie uwagi dla Waszego działu IT:

• Jeśli Wasza domena zawiera polskie znaki lub inne znaki specjalne, rekord DNS wymaga formy Punycode (xn--…) — przy wpisaniu znaków specjalnych wprost weryfikacja się nie powiedzie.
• Jeśli Wasza domena główna ma już regułę DMARC, obowiązuje ona automatycznie także dla nowej subdomeny, o ile nie ustawiono tam własnej wartości sp= (polityka subdomen). Zwykle nie stanowi to problemu, ale warto o tym wiedzieć, jeśli Wasza domena główna stosuje restrykcyjną regułę (p=reject) — wtedy opłaca się dodać osobny rekord _dmarc dla subdomeny.

Sprawdzenie przed kliknięciem „Sprawdź”

Zmiany w DNS czasem potrzebują czasu, zanim dotrą wszędzie (to tzw. TTL, zwykle 5–60 minut, czasem dłużej). Jeśli chcesz sam sprawdzić, czy rekord jest już widoczny, możesz użyć dig (Mac/Linux) lub nslookup (Windows), za każdym razem z nazwą z tabeli:

• DKIM (TXT): dig TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de lub nslookup -type=TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de
• SPF (MX + TXT): dig MX send.deine-subdomain.de oraz dig TXT send.deine-subdomain.de
• DMARC (TXT): dig TXT _dmarc.deine-subdomain.de

Jeśli nie ma jeszcze odpowiedzi albo zwracana jest stara wartość, poczekaj, aż minie TTL, i spróbuj ponownie — to normalne i nie oznacza błędu w Univents.

Co się stanie w razie problemów?

Jeśli weryfikacja domeny przestanie przechodzić — na przykład dlatego, że rekord DNS został przypadkowo usunięty — Univents automatycznie przełączy wysyłkę z powrotem na univents.app. Żaden e-mail nie zginie, a Ty dostaniesz powiadomienie z informacją o brakującym rekordzie. Kliknij „Sprawdź ponownie”, gdy rekord znów będzie na miejscu — domena stanie się wtedy automatycznie aktywna, bez konieczności zakładania jej od nowa.

Kto otrzymuje odpowiedzi Twoich klientów?

W polu „Odpowiedzi na” Univents zawsze pokazuje, jaka wartość jest aktualnie używana i skąd pochodzi. Kolejność jest następująca:

1. adres, który sam wpiszesz w polu „Odpowiedzi na”,
2. w przeciwnym razie adres e-mail Twojego workspace,
3. w przeciwnym razie najstarsza połączona skrzynka zespołowa,
4. w przeciwnym razie adres e-mail właściciela.

Jeśli zostawisz pole puste, automatycznie obowiązuje kolejna wartość z listy.

Najczęstsze pytania

Czy mogę użyć domeny głównej zamiast subdomeny? Nie — ze względów bezpieczeństwa możliwa jest tylko subdomena. Chroni to Waszą zwykłą pocztę firmową przed skutkami ubocznymi automatycznej wysyłki.

Czy to ta sama domena co w module newslettera? Nie — newsletter i wiadomości systemowe potrzebują osobnych subdomen, na przykład news.deine-firma.ch dla newslettera i mail.deine-firma.ch dla wiadomości systemowych. Newslettery mierzą otwarcia i kliknięcia; w ofertach i fakturach linki celowo pozostają niezmienione.

Czy mogę ponownie usunąć domenę? Tak, przez „Usuń domenę” na karcie. Potem wiadomości systemowe od razu znów wychodzą przez univents.app.

A co z e-mailami logowania? Linki logowania i zaproszenia do zespołu zawsze przychodzą z univents.app, niezależnie od tego ustawienia.