Eigene Absender-Domain für Systemnachrichten

Standardmäßig kommen alle automatischen Nachrichten aus Univents von unserer eigenen Adresse — zum Beispiel "Deine Firma" <mail@notifications.univents.app>. Mit einer eigenen Absender-Domain kommen Angebote, Rechnungen, Anfrage-Bestätigungen, Nachfass-Mails und Einladungen ins Mitarbeiter-Portal stattdessen von deiner eigenen Adresse, z. B. events@deine-firma.de. Login-Mails (Anmelde-Links, Team-Einladungen) bleiben immer bei univents.app.

Diese Funktion ist im Enterprise-Tarif enthalten bzw. wird von Univents für deinen Workspace freigeschaltet.

Domain einrichten

1. Öffne Integrationen → E-Mail und scrolle zur Karte „Absender für Systemnachrichten".
2. Trage eine Subdomain ein, zum Beispiel events.deine-firma.de — bewusst keine Hauptdomain wie deine-firma.de. Eine eigene Subdomain schützt den Ruf deiner Hauptdomain: Probleme mit dem Mail-Versand wirken sich nur auf die Subdomain aus, nie auf eure normale Geschäftsmail.
3. Univents legt die Domain an und zeigt dir drei DNS-Einträge (Typ, Name, Wert). Klicke „Alle Einträge kopieren" und gib sie an eure IT weiter — sie trägt sie dort ein, wo eure Domain verwaltet wird.
4. Sobald die Einträge gesetzt sind, klicke „Prüfen". Univents kontrolliert die Einträge außerdem automatisch stündlich im Hintergrund — du bekommst eine Benachrichtigung, sobald die Domain bestätigt ist, auch ohne selbst zu klicken.
5. Nach erfolgreicher Prüfung erscheint der Hinweis „Jetzt aktivieren". Erst mit diesem Klick gehen Systemnachrichten tatsächlich über deine Domain raus — die Prüfung allein aktiviert noch nichts.
6. Optional passt du die Absender-Adresse an (der Teil vor dem @, Standard events) und die „Antworten an"-Adresse (siehe unten).
7. Mit „Testmail senden" bekommst du eine Nachricht von der neuen Adresse an deine eigene Login-E-Mail. Schau notfalls in deinen Spam-Ordner — direkt nach der Umstellung kann eine Testmail dort landen, bis dein Mail-Programm die neue Adresse kennt.

Anleitung für deine IT

Die drei Einträge sind Standard-Verfahren zur Absender-Bestätigung — jede IT-Abteilung kennt sie:

• DKIM (ein TXT-Eintrag): signiert eure Mails digital, damit Empfänger sie als echt erkennen.
• SPF (ein MX- und ein TXT-Eintrag): legt fest, welche Server im Namen der Domain senden dürfen.
• DMARC (empfohlen, kein Pflichteintrag): sagt Mail-Anbietern, was mit Mails passieren soll, die DKIM oder SPF nicht bestehen. Univents schlägt p=none vor — das protokolliert nur, ohne Mails zu blockieren.

Zwei Hinweise für eure IT:

• Enthält eure Domain Umlaute oder Sonderzeichen, braucht der DNS-Eintrag die Punycode-Form (xn--…) — mit Umlauten direkt eingetragen schlägt die Prüfung fehl.
• Hat eure Hauptdomain bereits eine DMARC-Regel, gilt diese automatisch auch für die neue Subdomain, solange dort kein eigener sp=-Wert (Subdomain-Policy) gesetzt ist. Das ist in der Regel unproblematisch, aber erwähnenswert, falls eure Hauptdomain eine strenge Regel (p=reject) fährt — dann lohnt sich ein eigener _dmarc-Eintrag für die Subdomain.

Prüfen, bevor du auf „Prüfen" klickst

DNS-Änderungen brauchen manchmal Zeit, bis sie überall ankommen (die TTL, meist 5–60 Minuten, manchmal länger). Wer selbst nachsehen will, ob ein Eintrag schon sichtbar ist, kann das mit dig (Mac/Linux) oder nslookup (Windows) tun, jeweils mit dem Namen aus der Tabelle:

• DKIM (TXT): dig TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de bzw. nslookup -type=TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de
• SPF (MX + TXT): dig MX send.deine-subdomain.de und dig TXT send.deine-subdomain.de
• DMARC (TXT): dig TXT _dmarc.deine-subdomain.de

Kommt noch keine Antwort oder ein alter Wert zurück, wart die TTL ab und versuch es erneut — das ist normal und kein Fehler in Univents.

Was passiert bei Problemen?

Fällt die Domain-Prüfung aus — zum Beispiel weil ein DNS-Eintrag versehentlich gelöscht wurde — schaltet Univents den Versand automatisch zurück auf univents.app. Es geht dabei keine Mail verloren, und du bekommst eine Benachrichtigung mit dem fehlenden Eintrag. Klick auf „Erneut prüfen", sobald der Eintrag wieder steht — die Domain wird dann automatisch wieder aktiv, ohne dass du sie neu anlegen musst.

Wer bekommt Antworten deiner Kunden?

Beim Feld „Antworten an" zeigt dir Univents immer an, welcher Wert gerade greift und woher er kommt. Die Reihenfolge:

1. die Adresse, die du selbst im Feld „Antworten an" einträgst,
2. sonst die E-Mail-Adresse deines Workspace,
3. sonst das älteste verbundene Team-Postfach,
4. sonst die E-Mail-Adresse der Inhaberin bzw. des Inhabers.

Lässt du das Feld leer, gilt automatisch der jeweils nächste Wert aus der Liste.

Häufige Fragen

Kann ich meine Hauptdomain statt einer Subdomain nutzen? Nein — aus Sicherheitsgründen ist nur eine Subdomain möglich. Das schützt eure normale Geschäftsmail vor Nebenwirkungen des automatischen Versands.

Ist das dieselbe Domain wie beim Newsletter-Modul? Nein — Newsletter und Systemnachrichten brauchen je eine eigene Subdomain, zum Beispiel news.deine-firma.ch für Newsletter und mail.deine-firma.ch für Systemnachrichten. Newsletter messen Öffnungen und Klicks; bei Angeboten und Rechnungen bleiben die Links bewusst unverändert.

Kann ich die Domain wieder entfernen? Ja, über „Domain entfernen" in der Karte. Danach gehen Systemnachrichten sofort wieder über univents.app raus.

Was ist mit Login-Mails? Anmelde-Links und Team-Einladungen kommen unabhängig von dieser Einstellung immer von univents.app.