Domínio de remetente próprio para mensagens do sistema

Por predefinição, todas as mensagens automáticas do Univents são enviadas a partir do nosso próprio endereço — por exemplo "Deine Firma" <mail@notifications.univents.app>. Com um domínio de remetente próprio, os orçamentos, as faturas, as confirmações de pedido, os e-mails de acompanhamento e os convites para o portal do colaborador passam a ser enviados a partir do endereço da própria empresa, por exemplo events@deine-firma.de. Os e-mails de início de sessão (ligações de acesso, convites para a equipa) são sempre enviados a partir de univents.app.

Esta funcionalidade está incluída no plano Enterprise ou é ativada pelo Univents para o workspace.

Um domínio próprio não é a única forma de ter um remetente personalizado: se já existir uma caixa de entrada ligada ao Univents, também é possível enviar diretamente através dela — sem registos DNS. Ambas as opções são escolhidas no mesmo cartão «Remetente das mensagens do sistema»; mais informações no artigo «Remetente das mensagens do sistema: caixa de entrada, domínio próprio ou Univents».

Configurar o domínio

1. Abrir Integrações → E-mail e deslocar até ao cartão «Remetente das mensagens do sistema».
2. Indicar um Subdomínio, por exemplo events.deine-firma.de — propositadamente não um domínio principal como deine-firma.de. Um subdomínio próprio protege a reputação do domínio principal: os problemas no envio de e-mails afetam apenas o subdomínio, nunca o correio profissional habitual.
3. O Univents cria o domínio e mostra três registos DNS (tipo, nome, valor). Clicar em «Copiar todos os registos» e passá-los à equipa de TI, que os introduz onde o domínio é gerido.
4. Assim que os registos estiverem definidos, clicar em «Verificar». O Univents verifica ainda os registos em segundo plano, automaticamente a cada hora — é enviada uma notificação assim que o domínio for confirmado, mesmo sem clicar.
5. Após uma verificação bem-sucedida, surge o aviso «Ativar agora». Só com este clique é que as mensagens do sistema passam realmente a ser enviadas através do domínio próprio — a verificação, por si só, não ativa nada.
6. Opcionalmente, ajustar o Endereço do remetente (a parte antes do @, por predefinição events) e o endereço «Responder para» (ver abaixo).
7. Com «Enviar e-mail de teste», é recebida uma mensagem do novo endereço no e-mail de início de sessão do próprio utilizador. Se necessário, verificar a pasta de spam — logo após a alteração, um e-mail de teste pode ficar aí até o programa de e-mail reconhecer o novo endereço.

Instruções para a equipa de TI

Os três registos são procedimentos habituais de confirmação do remetente — qualquer departamento de TI os conhece:

• DKIM (um registo TXT): assina digitalmente os e-mails, para que os destinatários os reconheçam como autênticos.
• SPF (um registo MX e um registo TXT): define que servidores podem enviar em nome do domínio.
• DMARC (recomendado, não obrigatório): indica aos fornecedores de e-mail o que fazer com os e-mails que falham no DKIM ou no SPF. O Univents sugere p=none — apenas regista, sem bloquear e-mails.

Duas notas para a equipa de TI:

• Se o domínio contiver trema ou caracteres especiais, o registo DNS precisa da forma Punycode (xn--…) — se for introduzido diretamente com esses caracteres, a verificação falha.
• Se o domínio principal já tiver uma regra DMARC, esta aplica-se automaticamente também ao novo subdomínio, desde que não esteja definido aí um valor sp= próprio (política de subdomínio). Normalmente não levanta problemas, mas vale a pena referir caso o domínio principal tenha uma regra rigorosa (p=reject) — nesse caso, compensa criar um registo _dmarc próprio para o subdomínio.

Verificar antes de clicar em «Verificar»

As alterações de DNS demoram por vezes algum tempo a chegar a todo o lado (o TTL, normalmente 5 a 60 minutos, por vezes mais). Quem quiser verificar por si se um registo já está visível pode fazê-lo com dig (Mac/Linux) ou nslookup (Windows), em ambos os casos com o nome indicado na tabela:

• DKIM (TXT): dig TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de ou nslookup -type=TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de
• SPF (MX + TXT): dig MX send.deine-subdomain.de e dig TXT send.deine-subdomain.de
• DMARC (TXT): dig TXT _dmarc.deine-subdomain.de

Se ainda não houver resposta ou se for devolvido um valor antigo, aguardar o fim do TTL e tentar novamente — é normal e não se trata de um erro do Univents.

O que acontece em caso de problemas?

Se a verificação do domínio falhar — por exemplo, porque um registo DNS foi eliminado por engano —, o Univents repõe automaticamente o envio através de univents.app. Nenhum e-mail se perde e é enviada uma notificação com o registo em falta. Clicar em «Verificar novamente» assim que o registo voltar a estar definido — o domínio volta então a ficar ativo automaticamente, sem necessidade de o criar de novo.

Quem recebe as respostas dos clientes?

No campo «Responder para», o Univents mostra sempre que valor está a ser aplicado e de onde provém. A ordem é a seguinte:

1. o endereço que for introduzido no campo «Responder para»,
2. caso contrário, o endereço de e-mail do workspace,
3. caso contrário, a caixa de entrada da equipa ligada há mais tempo,
4. caso contrário, o endereço de e-mail do proprietário.

Se o campo ficar vazio, aplica-se automaticamente o valor seguinte da lista.

Perguntas frequentes

Posso usar o domínio principal em vez de um subdomínio? Não — por razões de segurança, só é possível um subdomínio. Isto protege o correio profissional habitual de efeitos secundários do envio automático.

É o mesmo domínio do módulo de newsletter? Não — a newsletter e as mensagens do sistema precisam, cada uma, de um subdomínio próprio, por exemplo news.deine-firma.ch para a newsletter e mail.deine-firma.ch para as mensagens do sistema. As newsletters medem aberturas e cliques; nos orçamentos e nas faturas, as ligações permanecem propositadamente inalteradas.

Posso voltar a remover o domínio? Sim, através de «Remover domínio» no cartão. Depois disso, as mensagens do sistema voltam imediatamente a ser enviadas através de univents.app.

E os e-mails de início de sessão? As ligações de acesso e os convites para a equipa são sempre enviados a partir de univents.app, independentemente desta definição.