Remetente das mensagens do sistema: caixa de entrada, domínio próprio ou Univents

Para mensagens automáticas — orçamentos, faturas, confirmações de pedido, e-mails de seguimento, convites para o portal do colaborador e mais — existem três vias de remetente à escolha: o Endereço da Univents (predefinição, notifications.univents.app), um domínio próprio (ver o artigo «Domínio de remetente próprio para mensagens do sistema») ou a caixa de entrada ligada que já existe. Este artigo explica a terceira via.

Os e-mails de início de sessão (ligações de acesso, convites de equipa) são sempre enviados a partir de univents.app, independentemente desta definição.

O que significa «caixa de entrada ligada»

Em vez de passar pelo Endereço da Univents ou por um domínio próprio, a Univents envia os e-mails automáticos para clientes diretamente através da caixa de entrada que já foi ligada ao Microsoft 365 ou ao Google Workspace para a caixa de entrada partilhada:

• Como remetente aparece o endereço real dessa caixa de entrada — deixa de aparecer notifications.univents.app.
• O nome de apresentação que precede o endereço é definido pelo prestador, não pela Univents: o Microsoft 365 usa o nome que a caixa de entrada tem no livro de endereços — mesmo que o workspace tenha outro nome. Se aí deve constar, por exemplo, «Catering Exemplo» em vez de «Caixa de eventos», o departamento de TI renomeia a caixa de entrada no Microsoft 365 ou no Google Workspace; na Univents não há nada a configurar para isso.
• A reputação de entrega (SPF/DKIM) é a do domínio próprio, porque o e-mail sai efetivamente da caixa de entrada.
• Uma cópia de cada e-mail enviado fica na pasta de enviados dessa caixa de entrada.
• As respostas dos clientes chegam onde já são lidas habitualmente — na mesma caixa de entrada ligada.

Nenhuma palavra-passe nem chave da caixa de entrada é guardada por nós. O acesso funciona através de uma autorização regular, que o departamento de TI pode revogar a qualquer momento na própria conta Microsoft ou Google.

A escolha aplica-se por workspace e entra em vigor a partir do próximo e-mail enviado.

Requisitos

• O plano tem de incluir esta funcionalidade (Enterprise) — ou a Univents tem de a ter ativado para o workspace.
• É necessária a permissão «Editar definições».
• Tem de existir já uma caixa de entrada do workspace ligada — ou seja, a caixa de entrada partilhada por todo o workspace em Integrações → E-mail, e não a caixa de entrada pessoal de uma única pessoa. Se ainda não houver nenhuma ligada, a opção aparece desativada. Como ligar uma caixa de entrada está explicado em «Como integrar a minha caixa de entrada de e-mail?».

Configurar

1. Abrir Integrações → E-mail e deslocar até ao cartão «Remetente das mensagens do sistema».
2. Selecionar «caixa de entrada ligada». O cartão mostra o endereço, o prestador e o estado da caixa de entrada do workspace ligada.
3. Guardar a seleção. A partir do próximo e-mail enviado, o envio passa a ser feito por esta via.
4. Com «Enviar e-mail de teste» é enviada uma mensagem para si próprio exatamente pela via escolhida (máximo de 5 e-mails de teste por hora).

O que acontece se o acesso à caixa de entrada falhar?

Se o departamento de TI revogar o acesso, se a palavra-passe for alterada ou se a caixa de entrada for eliminada, a Univents deteta-o automaticamente. O envio volta de imediato ao Endereço da Univents, para que nenhum e-mail fique retido, e todas as pessoas que podem restabelecer o acesso recebem um aviso. A seleção mantém-se em «caixa de entrada ligada» — assim que a caixa de entrada for ligada de novo, esta via volta a ser usada automaticamente, sem ser necessário alterar nada.

Em alternativa, é possível definir que, neste caso, o envio fique Em pausa, em vez de mudar automaticamente para o Endereço da Univents — útil se a empresa tiver regras de remetente mais rigorosas do que «melhor entregue do que com o remetente correto».

Anexos grandes

Se os anexos de um e-mail somarem mais de 10 MB (por exemplo, um orçamento com vários PDF grandes), esse e-mail em concreto sai mesmo assim pelo Endereço da Univents — a entrega tem prioridade sobre o remetente. A via escolhida não se altera por isso; é apenas apresentado um aviso, uma única vez.

Os e-mails de bilhetes permanecem no Endereço da Univents

As confirmações aos compradores de bilhetes — o envio em massa a muitos convidados de um evento — saem sempre pelo Endereço da Univents, independentemente da via escolhida. Motivo: prestadores de caixas de entrada como o Microsoft 365 ou o Google Workspace limitam o envio em massa a partir de uma caixa de entrada normal e, com isso, desencadeiam na própria conta um alerta de segurança que uma venda de bilhetes não deve provocar.

Caso especial: o e-mail do orçamento e a caixa de entrada pessoal do responsável

Se num evento estiver definido um Responsável — o planeador de projeto do evento ou o responsável atribuído ao pedido, ver «Gerir a caixa de entrada de pedidos» — e essa pessoa tiver ligado à Univents a sua própria caixa de entrada pessoal (e não a caixa de entrada partilhada do workspace referida acima), o e-mail do orçamento desse evento sai automaticamente pela caixa de entrada pessoal dessa pessoa, em vez de seguir a via escolhida aqui. Isto aplica-se ao primeiro envio do orçamento, ao seguimento de um orçamento sem resposta e ao e-mail de um orçamento expirado. As respostas do cliente chegam diretamente à caixa de entrada pessoal dessa pessoa, e não à caixa de entrada partilhada.

Todos os restantes e-mails de documentos — faturas, notas de crédito, guias de remessa, confirmações de pedido — não são afetados e continuam a seguir, sem alterações, a via definida aqui para todo o workspace.

Isto só se aplica quando se verificam os três pontos: há um responsável definido no evento, essa pessoa tem uma caixa de entrada pessoal ativa ligada e o plano inclui esta funcionalidade (Enterprise). Se faltar algum dos três, o e-mail do orçamento segue como habitual pela via escolhida acima. Se o acesso à caixa de entrada pessoal falhar precisamente no momento do envio, apenas esse e-mail volta automaticamente à via do workspace — a ligação em si mantém-se, e a caixa de entrada pessoal da pessoa não é desativada por isso.

Limitação importante: sem confirmação de entrega

Nos e-mails enviados através da caixa de entrada ligada, a Univents não consegue mostrar se um e-mail chegou efetivamente ao destinatário. Só são visíveis falhas de entrega reais — por exemplo, um endereço errado ou que já não existe. Um sinal «Entregue» não existe, tecnicamente, nesta via. Com o Endereço da Univents, a indicação de entrega mantém-se como habitual.

Isto é relevante sobretudo no processo de avisos de pagamento: para poder verificar se uma fatura ou um aviso de pagamento foi efetivamente entregue, o Endereço da Univents ou o domínio próprio é a escolha mais segura.

Perguntas frequentes

É usada a minha própria reputação de entrega (SPF/DKIM)? Sim — o e-mail sai diretamente da caixa de entrada, pelo que se aplicam os registos de remetente próprios, tal como em qualquer e-mail enviado por si a partir dessa caixa de entrada.

Vejo os e-mails do sistema enviados na minha caixa de entrada? Sim, fica uma cópia na pasta de enviados da caixa de entrada ligada.

O departamento de TI pode retirar o acesso a qualquer momento? Sim. O acesso funciona através de uma autorização regular na conta da caixa de entrada — o departamento de TI pode revogá-la a qualquer momento na própria conta Microsoft ou Google, independentemente da Univents.

E se ainda não tiver ligado nenhuma caixa de entrada? Nesse caso, a opção «caixa de entrada ligada» aparece desativada. Ligar primeiro uma caixa de entrada do workspace em Integrações → E-mail.

Posso alternar entre as três vias? Sim, a qualquer momento, no mesmo cartão. A mudança aplica-se a partir do próximo e-mail enviado.

Porque é que não vejo aqui uma confirmação de que um e-mail foi aberto? Isso é igual nas três vias — o rastreio de aberturas é uma funcionalidade separada do módulo de caixa de entrada, ver «Como integrar a minha caixa de entrada de e-mail?». A confirmação de entrega deste artigo é outra coisa: indica apenas se o e-mail chegou, de facto, à caixa de entrada do destinatário.