Afzender voor systeemberichten: postvak, eigen domein of Univents

Voor automatische berichten — offertes, facturen, aanvraagbevestigingen, follow-upmails, uitnodigingen voor het medewerkersportaal en meer — kies je uit drie afzenderroutes: het Univents-adres (standaard, notifications.univents.app), een eigen domein (zie het artikel „Eigen afzenderdomein voor systeemberichten”) of je al gekoppelde postvak. Dit artikel legt de derde route uit.

Inlogmails (inloglinks, teamuitnodigingen) komen ongeacht deze instelling altijd van univents.app.

Wat „gekoppeld postvak” betekent

In plaats van via het Univents-adres of een eigen domein verstuurt Univents je automatische klantmails rechtstreeks via het postvak dat je voor je gedeelde inbox al hebt gekoppeld met Microsoft 365 of Google Workspace:

• Als afzender verschijnt het echte adres van dit postvak — geen notifications.univents.app meer.
• De weergavenaam vóór het adres wordt bepaald door je aanbieder, niet door Univents: Microsoft 365 gebruikt de naam die het postvak in het adresboek heeft — ook als je workspace anders heet. Moet daar bijvoorbeeld „Muster Catering” staan in plaats van „Eventpostvak”, dan hernoemt je IT-afdeling het postvak in Microsoft 365 of Google Workspace; in Univents hoef je hiervoor niets in te stellen.
• De bezorgreputatie (SPF/DKIM) is die van je eigen domein, omdat de mail daadwerkelijk uit je postvak komt.
• Een kopie van elke verzonden mail komt in de map Verzonden van dit postvak terecht.
• Antwoorden van je klanten komen binnen op de plek waar je ze toch al leest — in hetzelfde gekoppelde postvak.

Er wordt bij ons geen wachtwoord en geen sleutel van je postvak opgeslagen. De toegang loopt via een reguliere machtiging die je IT-afdeling op elk moment in het eigen Microsoft- of Google-account kan intrekken.

De keuze geldt per workspace en werkt vanaf de eerstvolgende verzonden mail.

Vereisten

• Je abonnement moet deze functie bevatten (Enterprise) — of Univents heeft haar voor je workspace ingeschakeld.
• Je hebt de machtiging „Instellingen bewerken” nodig.
• Er moet al een workspace-postvak gekoppeld zijn — dus het gedeelde postvak voor de hele workspace onder Integraties → E-mail, niet het persoonlijke postvak van één persoon. Is er nog geen gekoppeld, dan is de optie grijs. Hoe je een postvak koppelt, lees je in „Hoe koppel ik mijn mail-inbox?”.

Instellen

1. Open Integraties → E-mail en scrol naar de kaart „Afzender voor systeemberichten”.
2. Kies „gekoppeld postvak”. De kaart toont het adres, de aanbieder en de status van je gekoppelde workspace-postvak.
3. Sla de keuze op. Vanaf de eerstvolgende verzonden mail loopt het verzenden via deze route.
4. Met „Testmail versturen” stuur je jezelf een bericht via precies de gekozen route (maximaal 5 testmails per uur).

Wat gebeurt er als de toegang tot het postvak uitvalt?

Trekt je IT-afdeling de toegang in, verandert het wachtwoord of wordt het postvak verwijderd, dan merkt Univents dat automatisch. Het verzenden schakelt direct terug naar het Univents-adres, zodat er geen mail blijft hangen, en iedereen die de toegang kan herstellen krijgt een melding. Je keuze blijft daarbij op „gekoppeld postvak” staan — zodra je het postvak opnieuw koppelt, werkt die route automatisch weer, zonder dat je zelf iets hoeft om te zetten.

Je kunt ook instellen dat het verzenden in dat geval op Gepauzeerd komt te staan, in plaats van automatisch over te schakelen naar het Univents-adres — handig als je bedrijf strengere afzendereisen heeft dan „liever bezorgd dan via de juiste afzender”.

Grote bijlagen

Zijn de bijlagen van een mail samen groter dan 10 MB (bijvoorbeeld een offerte met meerdere grote pdf’s), dan gaat die ene mail toch via het Univents-adres de deur uit — bezorging gaat voor afzender. Je gekozen route verandert hierdoor niet; je krijgt hierover eenmalig een melding.

Ticketmails blijven op het Univents-adres

Bevestigingen aan ticketkopers — de massaverzending naar veel gasten van een evenement — lopen ongeacht de gekozen route altijd via het Univents-adres. Reden: postvakaanbieders zoals Microsoft 365 of Google Workspace remmen massaverzending vanuit een gewoon postvak af en veroorzaken daarbij in je eigen account een beveiligingsalarm, dat een ticketverkoop niet mag uitlokken.

Uitzondering: de offertemail en het persoonlijke postvak van de behandelaar

Is bij een evenement een Behandelaar ingesteld — de projectplanner bij het evenement of de toegewezen behandelaar van de aanvraag, zie „Binnenkomende aanvragen beheren” — en heeft die persoon een eigen, persoonlijk postvak met Univents gekoppeld (niet het gedeelde workspace-postvak van hierboven), dan gaat de offertemail voor precies dit evenement automatisch via het persoonlijke postvak van die persoon de deur uit, in plaats van via de hier gekozen route. Dit geldt voor de eerste verzending van de offerte, de follow-up bij een onbeantwoorde offerte en de mail bij een verlopen offerte. Antwoorden van de klant komen rechtstreeks binnen in het persoonlijke postvak van die persoon, niet in het gedeelde postvak.

Alle andere documentmails — facturen, creditnota’s, pakbonnen, aanvraagbevestigingen — worden hierdoor niet beïnvloed en lopen ongewijzigd via de route die je hier voor de hele workspace hebt ingesteld.

Dit gebeurt alleen als alle drie de punten kloppen: er is een behandelaar ingesteld bij het evenement, die persoon heeft een actief persoonlijk postvak gekoppeld en je abonnement bevat deze functie (Enterprise). Ontbreekt een van de drie, dan gaat de offertemail zoals gewoonlijk via de hierboven gekozen route. Valt de toegang tot het persoonlijke postvak precies tijdens het verzenden uit, dan valt alleen die ene mail automatisch terug op de workspace-route — de koppeling zelf blijft bestaan en de persoonlijke inbox van de persoon wordt daardoor niet uitgeschakeld.

Belangrijke beperking: geen bezorgbevestiging

Bij mails die via je gekoppelde postvak worden verstuurd, kan Univents je niet laten zien of een mail daadwerkelijk bij de ontvanger is aangekomen. Zichtbaar zijn alleen echte bezorgfouten — bijvoorbeeld een onjuist of niet meer bestaand adres. Een „Bezorgd”-signaal bestaat bij deze route technisch niet. Via het Univents-adres blijft de bezorgstatus zoals gewoonlijk zichtbaar.

Dit is vooral relevant bij aanmaningen: wil je kunnen nagaan of een factuur of betalingsherinnering daadwerkelijk is bezorgd, dan is het Univents-adres of je eigen domein de veiligere keuze.

Veelgestelde vragen

Wordt mijn eigen bezorgreputatie (SPF/DKIM) gebruikt? Ja — de mail gaat rechtstreeks uit je postvak, dus gelden je eigen afzenderrecords, net als bij elke mail die je zelf vanuit dit postvak verstuurt.

Zie ik verzonden systeemmails in mijn postvak? Ja, een kopie komt in de map Verzonden van het gekoppelde postvak terecht.

Kan mijn IT-afdeling de toegang op elk moment intrekken? Ja. De toegang loopt via een reguliere machtiging in het postvakaccount — je IT-afdeling kan die op elk moment in het eigen Microsoft- of Google-account intrekken, los van Univents.

Wat als ik nog geen postvak heb gekoppeld? Dan is de optie „gekoppeld postvak” grijs. Koppel eerst een workspace-postvak onder Integraties → E-mail.

Kan ik wisselen tussen de drie routes? Ja, op elk moment via dezelfde kaart. De wijziging geldt vanaf de eerstvolgende verzonden mail.

Waarom zie ik hier geen bevestiging of een mail is geopend? Dat geldt voor alle drie de routes op dezelfde manier — openingstracking is een aparte functie van de postvakmodule, zie „Hoe koppel ik mijn mail-inbox?”. De bezorgbevestiging uit dit artikel is iets anders: die zegt alleen of de mail überhaupt in het postvak van de ontvanger is aangekomen.