Expéditeur des messages système : boîte de réception, domaine personnalisé ou Univents

Pour les messages automatiques — devis, factures, confirmations de demande, e-mails de suivi, invitations au portail des employés et plus encore — vous avez le choix entre trois modes d’expédition : l’adresse Univents (par défaut, notifications.univents.app), un domaine personnalisé (voir l’article «Domaine d'expédition personnalisé pour les messages système») ou votre boîte de réception connectée. Cet article présente le troisième mode.

Les e-mails de connexion (liens de connexion, invitations d’équipe) sont toujours envoyés depuis univents.app, quel que soit ce paramètre.

Ce que signifie « boîte de réception connectée »

Au lieu de passer par l’adresse Univents ou par un domaine personnalisé, Univents envoie vos e-mails automatiques aux clients directement via la boîte de réception que vous avez déjà connectée à Microsoft 365 ou à Google Workspace pour votre boîte de réception partagée :

• L’expéditeur affiché est l’adresse réelle de cette boîte de réception — plus de notifications.univents.app.
• Le nom d’affichage qui précède l’adresse est défini par votre fournisseur, pas par Univents : Microsoft 365 utilise le nom que la boîte de réception porte dans l’annuaire — même si votre workspace s’appelle autrement. Si vous souhaitez par exemple voir apparaître « Muster Catering » au lieu de « Boîte événements », votre service informatique renomme la boîte de réception dans Microsoft 365 ou Google Workspace ; il n’y a rien à configurer dans Univents.
• La réputation de distribution (SPF/DKIM) est celle de votre propre domaine, puisque l’e-mail provient réellement de votre boîte de réception.
• Une copie de chaque e-mail envoyé est enregistrée dans le dossier Envoyés de cette boîte de réception.
• Les réponses de vos clients arrivent là où vous les lisez déjà — dans la même boîte de réception connectée.

Aucun mot de passe ni aucune clé de votre boîte de réception n’est stocké chez nous. L’accès repose sur une autorisation standard que votre service informatique peut révoquer à tout moment depuis votre propre compte Microsoft ou Google.

Le choix s’applique par workspace et prend effet dès le prochain e-mail envoyé.

Prérequis

• Votre formule doit inclure cette fonction (Enterprise) — ou Univents doit l’avoir activée pour votre workspace.
• Vous avez besoin de l’autorisation « Modifier les paramètres ».
• Une boîte de réception du workspace doit déjà être connectée — c’est-à-dire la boîte de réception partagée de l’ensemble du workspace sous Intégrations → E-mail, et non la boîte de réception personnelle d’une personne. Si aucune n’est encore connectée, l’option est grisée. Pour savoir comment connecter une boîte de réception, consultez «Comment intégrer ma boîte mail ?».

Configuration

1. Ouvrez Intégrations → E-mail et faites défiler jusqu’à la carte « Expéditeur des messages système ».
2. Sélectionnez « boîte de réception connectée ». La carte affiche l’adresse, le fournisseur et le statut de la boîte de réception connectée de votre workspace.
3. Enregistrez votre sélection. À partir du prochain e-mail envoyé, l’envoi passe par ce mode.
4. Avec « Envoyer un e-mail de test », vous vous envoyez un message en passant exactement par le mode sélectionné (5 e-mails de test maximum par heure).

Que se passe-t-il si l’accès à la boîte de réception est interrompu ?

Si votre service informatique révoque l’accès, si le mot de passe change ou si la boîte de réception est supprimée, Univents le détecte automatiquement. L’envoi bascule immédiatement vers l’adresse Univents afin qu’aucun e-mail ne reste bloqué, et toutes les personnes pouvant rétablir l’accès reçoivent une notification. Votre sélection reste sur « boîte de réception connectée » — dès que vous reconnectez la boîte de réception, ce mode s’applique de nouveau automatiquement, sans que vous ayez à modifier quoi que ce soit.

Vous pouvez aussi définir que l’envoi reste En pause dans ce cas, au lieu de basculer automatiquement vers l’adresse Univents — une option pertinente si votre entreprise applique des règles d’expédition plus strictes que « mieux vaut distribué que envoyé depuis le bon expéditeur ».

Pièces jointes volumineuses

Si les pièces jointes d’un e-mail dépassent ensemble 10 Mo (par exemple un devis avec plusieurs PDF volumineux), cet e-mail part tout de même via l’adresse Univents — la distribution prime sur l’expéditeur. Le mode que vous avez choisi ne change pas pour autant ; vous recevez simplement une notification unique à ce sujet.

Les e-mails de billets restent sur l’adresse Univents

Les confirmations envoyées aux acheteurs de billets — l’envoi en masse à de nombreux invités d’un événement — passent toujours par l’adresse Univents, quel que soit le mode choisi. Raison : les fournisseurs de boîtes de réception comme Microsoft 365 ou Google Workspace limitent les envois en masse depuis une boîte de réception ordinaire et déclenchent alors dans votre propre compte une alerte de sécurité qu’une vente de billets ne doit pas provoquer.

Cas particulier : l’e-mail de devis et la boîte de réception personnelle du Responsable

Si un Responsable est défini pour un événement — le planificateur de projet de l’événement ou le responsable de demande assigné, voir «Gérer la boîte de réception des demandes» — et que cette personne a connecté à Univents sa propre boîte de réception personnelle (et non la boîte de réception partagée du workspace décrite plus haut), l’e-mail de devis de cet événement précis part automatiquement via la boîte de réception personnelle de cette personne, au lieu du mode choisi ici. Cela concerne l’envoi initial du devis, la relance d’un devis resté sans réponse et l’e-mail envoyé lorsqu’un devis a expiré. Les réponses du client arrivent directement dans la boîte de réception personnelle de cette personne, et non dans la boîte de réception partagée.

Tous les autres e-mails de documents — factures, avoirs, bons de livraison, confirmations de demande — ne sont pas concernés et continuent de passer par le mode que vous avez défini ici pour l’ensemble du workspace.

Cela ne s’applique que si les trois conditions sont réunies : un Responsable est défini pour l’événement, cette personne a connecté une boîte de réception personnelle active et votre formule inclut cette fonction (Enterprise). Si l’une des trois conditions n’est pas remplie, l’e-mail de devis part comme d’habitude via le mode choisi plus haut. Si l’accès à la boîte de réception personnelle est interrompu précisément au moment de l’envoi, seul cet e-mail bascule automatiquement vers le mode du workspace — la connexion elle-même reste en place, et la boîte de réception personnelle de la personne n’est pas désactivée pour autant.

Restriction importante : pas de confirmation de distribution

Pour les e-mails envoyés via votre boîte de réception connectée, Univents ne peut pas vous indiquer si un e-mail est réellement arrivé chez le destinataire. Seules les véritables erreurs de distribution sont visibles — par exemple une adresse erronée ou qui n’existe plus. Pour ce mode, il n’existe techniquement aucun statut « Distribués ». Avec l’adresse Univents, l’affichage de la distribution reste disponible comme d’habitude.

C’est surtout important pour les relances : si vous souhaitez pouvoir vérifier qu’une facture ou un rappel de paiement a bien été distribué, l’adresse Univents ou le domaine personnalisé est le choix le plus sûr.

Questions fréquentes

Ma propre réputation de distribution (SPF/DKIM) est-elle utilisée ? Oui — l’e-mail part directement de votre boîte de réception ; vos propres enregistrements d’expéditeur s’appliquent donc, exactement comme pour tout e-mail que vous envoyez vous-même depuis cette boîte de réception.

Vois-je les messages système envoyés dans ma boîte de réception ? Oui, une copie est enregistrée dans le dossier Envoyés de la boîte de réception connectée.

Mon service informatique peut-il retirer l’accès à tout moment ? Oui. L’accès repose sur une autorisation standard dans le compte de la boîte de réception — votre service informatique peut la révoquer à tout moment depuis votre propre compte Microsoft ou Google, indépendamment d’Univents.

Que faire si je n’ai pas encore connecté de boîte de réception ? Dans ce cas, l’option « boîte de réception connectée » est grisée. Connectez d’abord une boîte de réception du workspace sous Intégrations → E-mail.

Puis-je passer d’un des trois modes à un autre ? Oui, à tout moment, depuis la même carte. Le changement s’applique dès le prochain e-mail envoyé.

Pourquoi ne vois-je pas ici de confirmation qu’un e-mail a été ouvert ? C’est le cas pour les trois modes — le suivi des ouvertures est une fonction distincte du module de boîte de réception, voir «Comment intégrer ma boîte mail ?». La confirmation de distribution dont il est question dans cet article est autre chose : elle indique seulement si l’e-mail est bien arrivé dans la boîte de réception du destinataire.