Nadawca wiadomości systemowych: skrzynka odbiorcza, własna domena lub Univents

W przypadku automatycznych wiadomości — ofert, faktur, potwierdzeń zapytań, wiadomości przypominających, zaproszeń do portalu pracownika i innych — możesz wybrać jeden z trzech sposobów nadawania: Adres Univents (domyślny, notifications.univents.app), własna domena (zob. artykuł „Własna domena nadawcy dla wiadomości systemowych”) albo Twoja już połączona skrzynka odbiorcza. Ten artykuł wyjaśnia trzeci sposób.

Wiadomości logowania (linki logowania, zaproszenia do zespołu) zawsze przychodzą z univents.app, niezależnie od tego ustawienia.

Co oznacza „połączona skrzynka odbiorcza”

Zamiast korzystać z adresu Univents lub własnej domeny, Univents wysyła Twoje automatyczne e-maile do klientów bezpośrednio przez skrzynkę, którą na potrzeby wspólnej skrzynki odbiorczej masz już połączoną z Microsoft 365 lub Google Workspace:

• Jako nadawca widoczny jest prawdziwy adres tej skrzynki — bez notifications.univents.app.
• Nazwę wyświetlaną przed adresem ustala Twój dostawca, a nie Univents: Microsoft 365 ustawia nazwę, którą skrzynka ma w książce adresowej — także wtedy, gdy Twój workspace nazywa się inaczej. Jeśli ma tam być np. „Przykładowy Catering” zamiast „Skrzynka wydarzeń”, Twój dział IT zmienia nazwę skrzynki w Microsoft 365 lub Google Workspace; w Univents nie trzeba niczego ustawiać.
• Reputacja dostarczalności (SPF/DKIM) jest reputacją Twojej własnej domeny, ponieważ wiadomość faktycznie pochodzi z Twojej skrzynki.
• Kopia każdej wysłanej wiadomości trafia do folderu Wysłane tej skrzynki.
• Odpowiedzi klientów przychodzą tam, gdzie i tak je czytasz — do tej samej skrzynki.

U nas nie jest przechowywane żadne hasło ani klucz do Twojej skrzynki. Dostęp odbywa się przez standardową zgodę, którą Twój dział IT może w dowolnym momencie cofnąć na własnym koncie Microsoft lub Google.

Wybór obowiązuje dla całego workspace i działa od następnej wysłanej wiadomości.

Wymagania

• Twój plan musi zawierać tę funkcję (Enterprise) — albo Univents musi ją aktywować dla Twojego workspace.
• Potrzebujesz uprawnienia „Edytowanie ustawień”.
• Musi być już połączona skrzynka workspace — czyli wspólna skrzynka dla całego workspace w Integracje → E-mail, a nie osobista skrzynka pojedynczej osoby. Jeśli żadna nie jest jeszcze połączona, opcja jest wyszarzona. Jak połączyć skrzynkę, opisuje artykuł „Jak zintegrować moją skrzynkę odbiorczą e-mail?”.

Konfiguracja

1. Otwórz Integracje → E-mail i przewiń do karty „Nadawca wiadomości systemowych”.
2. Wybierz „połączona skrzynka odbiorcza”. Karta pokazuje adres, dostawcę i status połączonej skrzynki workspace.
3. Zapisz wybór. Od następnej wysłanej wiadomości wysyłka odbywa się tym sposobem.
4. Przyciskiem „Wyślij testowy e-mail” wysyłasz do siebie wiadomość dokładnie wybraną drogą (maksymalnie 5 testowych e-maili na godzinę).

Co się stanie, gdy dostęp do skrzynki przestanie działać?

Jeśli Twój dział IT cofnie dostęp, zmieni się hasło albo skrzynka zostanie usunięta, Univents zauważy to automatycznie. Wysyłka natychmiast przełącza się z powrotem na adres Univents, aby żadna wiadomość nie utknęła, a wszystkie osoby, które mogą przywrócić dostęp, dostają powiadomienie. Twój wybór pozostaje przy opcji „połączona skrzynka odbiorcza” — gdy tylko ponownie połączysz skrzynkę, ten sposób znów zaczyna działać automatycznie, bez konieczności zmieniania czegokolwiek.

Alternatywnie możesz ustawić, aby w takim przypadku wysyłka miała status Wstrzymana, zamiast automatycznie przełączać się na adres Univents — to sensowne, jeśli Twoja firma ma bardziej rygorystyczne wymogi dotyczące nadawcy niż „lepiej dostarczyć niż wysłać od właściwego nadawcy”.

Duże załączniki

Jeśli załączniki jednej wiadomości łącznie przekraczają 10 MB (np. oferta z kilkoma dużymi plikami PDF), ta jedna wiadomość i tak zostanie wysłana przez adres Univents — dostarczenie jest ważniejsze niż nadawca. Wybrany przez Ciebie sposób się przez to nie zmienia, dostajesz jedynie jednorazowe powiadomienie.

Wiadomości z biletami zostają na adresie Univents

Potwierdzenia dla kupujących bilety — masowa wysyłka do wielu gości wydarzenia — zawsze idą przez adres Univents, niezależnie od wybranego sposobu. Powód: dostawcy skrzynek, tacy jak Microsoft 365 czy Google Workspace, ograniczają masową wysyłkę ze zwykłej skrzynki i wywołują przy tym na Twoim koncie alarm bezpieczeństwa, którego sprzedaż biletów nie powinna powodować.

Przypadek szczególny: e-mail z ofertą i osobista skrzynka opiekuna

Jeśli do wydarzenia przypisany jest Opiekun (planista projektu przy wydarzeniu lub przypisany opiekun zapytania, zob. „Zarządzanie skrzynką zapytań”), a ta osoba połączyła z Univents własną, osobistą skrzynkę (a nie wspólną skrzynkę workspace opisaną wyżej), to e-mail z ofertą dla tego konkretnego wydarzenia wychodzi automatycznie z osobistej skrzynki tej osoby, a nie wybraną tutaj drogą. Dotyczy to pierwszej wysyłki oferty, przypomnienia o ofercie bez odpowiedzi oraz wiadomości o wygasłej ofercie. Odpowiedzi klienta trafiają bezpośrednio do osobistej skrzynki tej osoby, a nie do wspólnej skrzynki.

Wszystkie pozostałe e-maile z dokumentami — faktury, noty kredytowe, dowody dostawy (WZ), potwierdzenia zapytań — nie są tym objęte i nadal wychodzą drogą, którą ustawiono tutaj dla całego workspace.

Działa to tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie trzy warunki: do wydarzenia przypisany jest opiekun, ta osoba ma połączoną aktywną osobistą skrzynkę, a Twój plan zawiera tę funkcję (Enterprise). Jeśli brakuje któregokolwiek z nich, e-mail z ofertą wychodzi jak zwykle wybraną wyżej drogą. Jeśli dostęp do osobistej skrzynki przestanie działać akurat podczas wysyłki, tylko ta jedna wiadomość automatycznie wraca do drogi workspace — samo połączenie pozostaje, a osobista skrzynka odbiorcza tej osoby nie zostaje przez to wyłączona.

Ważne ograniczenie: brak potwierdzenia dostarczenia

W przypadku wiadomości wysyłanych przez Twoją połączoną skrzynkę Univents nie może pokazać, czy wiadomość faktycznie dotarła do odbiorcy. Widoczne są tylko prawdziwe błędy doręczenia — np. błędny lub nieistniejący już adres. Sygnału „Dostarczono” w tym wariancie technicznie nie ma. Przy wysyłce przez adres Univents wskaźnik dostarczenia działa jak dotychczas.

Ma to znaczenie przede wszystkim przy monitach płatniczych: jeśli chcesz móc sprawdzić, czy faktura lub przypomnienie o płatności zostały faktycznie dostarczone, bezpieczniejszym wyborem jest adres Univents lub własna domena.

Często zadawane pytania

Czy używana jest moja własna reputacja dostarczalności (SPF/DKIM)? Tak — wiadomość wychodzi bezpośrednio z Twojej skrzynki, więc obowiązują Twoje własne rekordy nadawcy, tak samo jak przy każdej wiadomości, którą wysyłasz z tej skrzynki ręcznie.

Czy widzę wysłane wiadomości systemowe w swojej skrzynce? Tak, kopia trafia do folderu Wysłane połączonej skrzynki.

Czy mój dział IT może w każdej chwili cofnąć dostęp? Tak. Dostęp odbywa się przez standardową zgodę na koncie skrzynki — Twój dział IT może ją w dowolnym momencie cofnąć na własnym koncie Microsoft lub Google, niezależnie od Univents.

Co, jeśli nie mam jeszcze połączonej skrzynki? Wtedy opcja „połączona skrzynka odbiorcza” jest wyszarzona. Najpierw połącz skrzynkę workspace w Integracje → E-mail.

Czy mogę przełączać się między trzema sposobami? Tak, w każdej chwili, na tej samej karcie. Zmiana obowiązuje od następnej wysłanej wiadomości.

Dlaczego nie widzę tu potwierdzenia, że wiadomość została otwarta? Dotyczy to wszystkich trzech sposobów tak samo — śledzenie otwarć to osobna funkcja modułu skrzynki odbiorczej, zob. „Jak zintegrować moją skrzynkę odbiorczą e-mail?”. Potwierdzenie dostarczenia z tego artykułu to coś innego: mówi tylko, czy wiadomość w ogóle dotarła do skrzynki odbiorcy.