Mittente per i messaggi di sistema: casella di posta, dominio personalizzato o Univents

Per i messaggi automatici — preventivi, fatture, conferme di richiesta, e-mail di follow-up, inviti al portale dipendenti e altro — puoi scegliere tra tre strade di invio: l’Indirizzo Univents (impostazione predefinita, notifications.univents.app), un dominio personalizzato (vedi l’articolo «Dominio mittente personalizzato per i messaggi di sistema») oppure la tua casella già collegata. Questo articolo spiega la terza strada.

Le e-mail di accesso (link di login, inviti al team) arrivano sempre da univents.app, indipendentemente da questa impostazione.

Cosa significa «casella collegata»

Invece di passare dall’Indirizzo Univents o da un dominio personalizzato, Univents invia le tue e-mail automatiche ai clienti direttamente tramite la casella che hai già collegato con Microsoft 365 o Google Workspace per la tua posta in arrivo condivisa:

• Come mittente compare l’indirizzo reale di questa casella — niente più notifications.univents.app.
• Il nome visualizzato davanti all’indirizzo lo stabilisce il tuo provider, non Univents: Microsoft 365 usa il nome che la casella ha nella rubrica — anche se il tuo workspace si chiama in un altro modo. Se al suo posto vuoi leggere, ad esempio, «Catering Rossi» invece di «Casella eventi», sarà il tuo reparto IT a rinominare la casella in Microsoft 365 o Google Workspace; in Univents non c’è nulla da impostare.
• La reputazione di recapito (SPF/DKIM) è quella del tuo dominio, perché l’e-mail parte davvero dalla tua casella.
• Una copia di ogni e-mail inviata finisce nella cartella Posta inviata di questa casella.
• Le risposte dei tuoi clienti arrivano dove le leggi già comunque — nella stessa casella collegata.

Nessuna password e nessuna chiave della tua casella viene salvata da noi. L’accesso avviene tramite un’autorizzazione standard che il tuo reparto IT può revocare in qualsiasi momento dal proprio account Microsoft o Google.

La scelta vale per workspace e ha effetto dalla prossima e-mail inviata.

Requisiti

• Il tuo piano deve includere questa funzione (Enterprise) — oppure Univents l’ha attivata per il tuo workspace.
• Ti serve l’autorizzazione «Modifica impostazioni».
• Deve essere già collegata una casella del workspace — cioè la casella condivisa per l’intero workspace in Integrazioni → E-mail, non la casella personale di una singola persona. Se non ne è ancora collegata nessuna, l’opzione è disattivata. Come collegare una casella è spiegato in «Come integro la mia casella di posta?».

Configurazione

1. Apri Integrazioni → E-mail e scorri fino alla scheda «Mittente per i messaggi di sistema».
2. Scegli «casella collegata». La scheda ti mostra indirizzo, provider e stato della casella del workspace collegata.
3. Salva la selezione. Dalla prossima e-mail inviata, l’invio passerà da questa strada.
4. Con «Invia e-mail di prova» ti mandi un messaggio proprio attraverso la strada selezionata (al massimo 5 e-mail di prova all’ora).

Cosa succede se l’accesso alla casella viene meno?

Se il tuo reparto IT revoca l’accesso, la password cambia o la casella viene eliminata, Univents se ne accorge automaticamente. L’invio torna subito all’Indirizzo Univents, in modo che nessuna e-mail resti bloccata, e tutte le persone che possono ripristinare l’accesso ricevono una segnalazione. La tua selezione resta su «casella collegata» — appena ricolleghi la casella, questa strada torna attiva automaticamente, senza che tu debba cambiare nulla.

In alternativa puoi stabilire che in questo caso l’invio resti In pausa, invece di passare automaticamente all’Indirizzo Univents — utile se la tua azienda ha requisiti più severi sul mittente rispetto a «meglio recapitata che con il mittente corretto».

Allegati di grandi dimensioni

Se gli allegati di un’e-mail superano insieme i 10 MB (ad esempio un preventivo con diversi PDF pesanti), quella singola e-mail parte comunque dall’Indirizzo Univents — il recapito viene prima del mittente. La strada che hai scelto non cambia per questo; ricevi solo una segnalazione una tantum.

Le e-mail dei biglietti restano sull’Indirizzo Univents

Le conferme agli acquirenti dei biglietti — l’invio di massa a molti ospiti di un evento — passano sempre dall’Indirizzo Univents, indipendentemente dalla strada scelta. Il motivo: provider di caselle come Microsoft 365 o Google Workspace limitano l’invio di massa da una casella normale e causano nel tuo account un allarme di sicurezza che una vendita di biglietti non deve provocare.

Caso particolare: l’e-mail del preventivo e la casella personale del responsabile

Se per un evento è indicato un Responsabile — il project planner dell’evento o il responsabile assegnato alla richiesta, vedi «Gestire le richieste in arrivo» — e questa persona ha collegato a Univents la propria casella personale (non la casella condivisa del workspace descritta sopra), l’e-mail del preventivo per quello specifico evento parte automaticamente dalla casella personale di questa persona, invece che dalla strada scelta qui. Questo riguarda il primo invio del preventivo, il follow-up su un preventivo senza risposta e l’e-mail per un preventivo scaduto. Le risposte del cliente arrivano direttamente nella casella personale di questa persona, non in quella collettiva.

Tutte le altre e-mail dei documenti — fatture, note di credito, DDT, conferme di richiesta — non sono interessate e continuano a passare dalla strada che hai impostato qui per l’intero workspace.

Questo avviene solo se si verificano tutti e tre i punti: all’evento è assegnato un Responsabile, questa persona ha collegato una casella personale attiva e il tuo piano include questa funzione (Enterprise). Se manca anche solo uno dei tre punti, l’e-mail del preventivo parte come di consueto dalla strada scelta sopra. Se l’accesso alla casella personale viene meno proprio al momento dell’invio, solo quella singola e-mail ricade automaticamente sulla strada del workspace — il collegamento in sé resta attivo e la posta in arrivo personale della persona non viene disattivata.

Limitazione importante: nessuna conferma di recapito

Per le e-mail che partono dalla tua casella collegata, Univents non può mostrarti se un’e-mail sia effettivamente arrivata al destinatario. Sono visibili solo i veri errori di recapito — ad esempio un indirizzo errato o non più esistente. Un segnale «Recapitate» con questa strada tecnicamente non esiste. Con l’Indirizzo Univents l’indicazione di recapito resta disponibile come al solito.

Questo è rilevante soprattutto per la gestione dei solleciti: se vuoi poter verificare se una fattura o un promemoria di pagamento sia stato davvero recapitato, l’Indirizzo Univents o il dominio personalizzato è la scelta più sicura.

Domande frequenti

Viene usata la mia reputazione di recapito (SPF/DKIM)? Sì — l’e-mail parte direttamente dalla tua casella, quindi valgono i tuoi record del mittente, esattamente come per ogni e-mail che invii tu stesso da quella casella.

Vedo i messaggi di sistema inviati nella mia casella? Sì, una copia finisce nella cartella Posta inviata della casella collegata.

Il mio reparto IT può revocare l’accesso in qualsiasi momento? Sì. L’accesso avviene tramite un’autorizzazione standard nell’account della casella — il tuo reparto IT può revocarla in qualsiasi momento dal proprio account Microsoft o Google, indipendentemente da Univents.

E se non ho ancora collegato una casella? Allora l’opzione «casella collegata» è disattivata. Collega prima una casella del workspace in Integrazioni → E-mail.

Posso passare da una delle tre strade all’altra? Sì, in qualsiasi momento dalla stessa scheda. Il cambio vale dalla prossima e-mail inviata.

Perché qui non vedo una conferma che un’e-mail sia stata aperta? Vale allo stesso modo per tutte e tre le strade — il tracciamento delle aperture è una funzione separata del modulo casella di posta, vedi «Come integro la mia casella di posta?». La conferma di recapito di questo articolo è un’altra cosa: dice solo se l’e-mail è arrivata o meno nella casella del destinatario.