Absender für Systemnachrichten: Postfach, eigene Domain oder Univents

Für automatische Nachrichten — Angebote, Rechnungen, Anfrage-Bestätigungen, Nachfass-Mails, Einladungen ins Mitarbeiter-Portal und mehr — hast du die Wahl zwischen drei Absender-Wegen: der Univents-Adresse (Standard, notifications.univents.app), einer eigenen Domain (siehe der Artikel „Eigene Absender-Domain für Systemnachrichten") oder deinem bereits verbundenen Postfach. Dieser Artikel erklärt den dritten Weg.

Login-Mails (Anmelde-Links, Team-Einladungen) kommen unabhängig von dieser Einstellung immer von univents.app.

Was „Verbundenes Postfach" bedeutet

Statt über die Univents-Adresse oder eine eigene Domain zu gehen, schickt Univents deine automatischen Kundenmails direkt über das Postfach raus, das du für deinen gemeinsamen Posteingang bereits mit Microsoft 365 oder Google Workspace verbunden hast:

• Als Absender erscheint die echte Adresse dieses Postfachs — kein notifications.univents.app mehr.
• Den Anzeigenamen vor der Adresse bestimmt dein Anbieter, nicht Univents: Microsoft 365 setzt den Namen, den das Postfach im Adressbuch trägt — auch dann, wenn dein Workspace anders heißt. Soll dort z. B. „Muster Catering“ statt „Eventpostfach“ stehen, benennt deine IT das Postfach in Microsoft 365 bzw. Google Workspace um; in Univents ist dafür nichts einzustellen.
• Zustellreputation (SPF/DKIM) ist die deiner eigenen Domain, weil die Mail tatsächlich aus deinem Postfach kommt.
• Eine Kopie jeder gesendeten Mail landet im Gesendet-Ordner dieses Postfachs.
• Antworten deiner Kunden kommen dort an, wo du sie ohnehin schon liest — im selben verbundenen Postfach.

Kein Passwort und kein Schlüssel deines Postfachs wird bei uns gespeichert. Der Zugriff läuft über eine reguläre Freigabe, die deine IT jederzeit im eigenen Microsoft- oder Google-Konto widerrufen kann.

Die Wahl gilt pro Workspace und wirkt ab der nächsten gesendeten Mail.

Voraussetzungen

• Dein Tarif muss diese Funktion enthalten (Scale, Enterprise eingeschlossen) — bzw. Univents hat sie für deinen Workspace freigeschaltet.
• Du brauchst die Berechtigung „Einstellungen bearbeiten".
• Es muss bereits ein Workspace-Postfach verbunden sein — also das gemeinsame Postfach für den ganzen Workspace unter Integrationen → E-Mail, nicht das persönliche Postfach einer einzelnen Person. Ist noch keins verbunden, ist die Option ausgegraut. Wie du ein Postfach verbindest, steht in „Wie integriere ich meine Mail Inbox?".

Einrichten

1. Öffne Integrationen → E-Mail und scrolle zur Karte „Absender für Systemnachrichten".
2. Wähle „Verbundenes Postfach". Die Karte zeigt dir Adresse, Anbieter und Status deines verbundenen Workspace-Postfachs.
3. Speichere die Auswahl. Ab der nächsten gesendeten Mail geht der Versand über diesen Weg.
4. Mit „Testmail senden" schickst du dir selbst eine Nachricht über genau den gewählten Weg (maximal 5 Testmails pro Stunde).

Was passiert, wenn der Zugang zum Postfach ausfällt?

Widerruft deine IT den Zugang, ändert sich das Passwort oder wird das Postfach gelöscht, merkt Univents das automatisch. Der Versand schaltet sofort auf die Univents-Adresse zurück, damit keine Mail hängen bleibt, und alle Personen, die den Zugang wiederherstellen können, bekommen eine Meldung. Deine Auswahl bleibt dabei auf „Verbundenes Postfach" stehen — sobald du das Postfach neu verbindest, greift der Weg automatisch wieder, ohne dass du selbst etwas umstellen musst.

Alternativ kannst du festlegen, dass der Versand in diesem Fall pausiert, statt automatisch auf die Univents-Adresse zu wechseln — sinnvoll, wenn dein Unternehmen strengere Absender-Vorgaben hat als „lieber zugestellt als über den korrekten Absender".

Große Anhänge

Übersteigen die Anhänge einer Mail zusammen 10 MB (etwa ein Angebot mit mehreren großen PDFs), geht diese eine Mail trotzdem über die Univents-Adresse raus — Zustellung geht vor Absender. Dein gewählter Weg ändert sich dadurch nicht, du bekommst nur einmalig eine Meldung dazu.

Ticket-Mails bleiben auf der Univents-Adresse

Bestätigungen an Ticket-Käufer:innen — der Massenversand an viele Gäste einer Veranstaltung — laufen unabhängig vom gewählten Weg immer über die Univents-Adresse. Grund: Postfach-Anbieter wie Microsoft 365 oder Google Workspace drosseln Massenversand aus einem normalen Postfach und lösen dabei in deinem eigenen Konto einen Sicherheitsalarm aus, den ein Ticketverkauf nicht auslösen soll.

Sonderfall: die Angebotsmail und das persönliche Postfach des Bearbeiters

Ist für ein Angebot ein Bearbeiter hinterlegt und hat diese Person ihr eigenes, persönliches Postfach mit Univents verbunden (nicht das gemeinsame Workspace-Postfach von oben), geht die Angebotsmail automatisch über das persönliche Postfach dieser Person raus, statt über den hier gewählten Weg. Als Bearbeiter zählt, in dieser Reihenfolge:

1. der Projektplaner an der Veranstaltung,
2. der zugewiesene Anfrage-Bearbeiter, siehe „Anfragen-Eingang verwalten",
3. der Sachbearbeiter, der am Angebot selbst eingetragen ist.

Absender ist die erste Person aus dieser Liste, deren persönliches Postfach dafür freigegeben ist. Über den Sachbearbeiter am Angebot können so auch Angebote ohne Veranstaltung aus einem persönlichen Postfach rausgehen. Beim Anlegen eines Angebots trägt Univents die Person als Sachbearbeiter ein, die es anlegt. Soll das Angebot von jemand anderem kommen, wählst du im Angebot einen anderen Sachbearbeiter — das wirkt, sofern an der Veranstaltung kein Projektplaner oder Anfrage-Bearbeiter mit freigegebenem Postfach eingetragen ist, denn die gehen vor.

Das betrifft den Erstversand des Angebots, den Nachfass bei einem unbeantworteten Angebot und die Mail bei einem abgelaufenen Angebot. Antworten des Kunden landen direkt im persönlichen Postfach dieser Person, nicht im Sammelpostfach. Steht in deiner Vorlage {{sender_name}}, unterschreibt ebenfalls diese Person.

Alle anderen Belegmails — Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Anfrage-Bestätigungen — sind davon nicht betroffen und laufen unverändert über den Weg, den du hier für den ganzen Workspace eingestellt hast.

Das greift nur, wenn alle diese Punkte zutreffen:

• Die Person ist Mitglied in deinem Workspace.
• Sie hat ein aktives persönliches Postfach verbunden.
• Sie hat bei diesem Postfach unter Integrationen → E-Mail selbst den Haken „Darf als Absender für meine Vorgänge dienen" gesetzt. Ohne diesen Haken geht nie eine Mail aus ihrem Postfach raus — egal, an wie vielen Angeboten sie eingetragen ist.
• Dein Tarif enthält diese Funktion (Scale, Enterprise eingeschlossen).

Fehlt einer der Punkte, geht die Angebotsmail wie gewohnt über den oben gewählten Weg. Fällt der Zugang zum persönlichen Postfach genau beim Versand aus, fällt nur diese eine Mail automatisch auf den Workspace-Weg zurück — die Verbindung selbst bleibt bestehen, der persönliche Posteingang der Person wird dadurch nicht abgeschaltet.

Wichtige Einschränkung: keine Zustellbestätigung

Bei Mails, die über dein verbundenes Postfach rausgehen, kann dir Univents nicht anzeigen, ob eine Mail beim Empfänger tatsächlich angekommen ist. Sichtbar sind nur echte Zustellfehler — etwa eine falsche oder nicht mehr existierende Adresse. Ein „Zugestellt"-Signal gibt es bei diesem Weg technisch nicht. Über die Univents-Adresse bleibt die Zustellanzeige wie gewohnt bestehen.

Das ist vor allem beim Mahnwesen relevant: Willst du nachvollziehen können, ob eine Rechnung, Zahlungserinnerung oder Mahnung tatsächlich zugestellt wurde, ist die Univents-Adresse oder die eigene Domain die sicherere Wahl.

Häufige Fragen

Wird meine eigene Zustellreputation (SPF/DKIM) benutzt? Ja — die Mail geht direkt aus deinem Postfach raus, also gelten deine eigenen Absender-Einträge, genau wie bei jeder Mail, die du selbst aus diesem Postfach verschickst.

Sehe ich gesendete Systemmails in meinem Postfach? Ja, eine Kopie landet im Gesendet-Ordner des verbundenen Postfachs.

Kann meine IT den Zugang jederzeit entziehen? Ja. Der Zugriff läuft über eine reguläre Freigabe im Postfach-Konto — deine IT kann sie jederzeit im eigenen Microsoft- oder Google-Konto widerrufen, unabhängig von Univents.

Was, wenn ich noch kein Postfach verbunden habe? Dann ist die Option „Verbundenes Postfach" ausgegraut. Verbinde zuerst ein Workspace-Postfach unter Integrationen → E-Mail.

Kann ich zwischen den drei Wegen wechseln? Ja, jederzeit über dieselbe Karte. Der Wechsel gilt ab der nächsten gesendeten Mail.

Warum sehe ich hier keine Bestätigung, ob eine Mail geöffnet wurde? Das gilt für alle drei Wege gleich — Öffnungs-Tracking ist ein separates Feature des Postfach-Moduls, siehe „Wie integriere ich meine Mail Inbox?". Die Zustellbestätigung aus diesem Artikel ist etwas anderes: sie sagt nur, ob die Mail überhaupt beim Postfach des Empfängers angekommen ist.