Absender für Systemnachrichten

Für automatische Nachrichten — Angebote, Rechnungen, Anfrage-Bestätigungen, Nachfass-Mails, Einladungen ins Mitarbeiter-Portal und mehr — hast du die Wahl zwischen drei Absender-Wegen: der Univents-Adresse (Standard, notifications.univents.app), einer eigenen Domain (siehe der Artikel „Eigene Absender-Domain für Systemnachrichten") oder deinem bereits verbundenen Postfach. Dieser Artikel erklärt den dritten Weg.

Login-Mails (Anmelde-Links, Team-Einladungen) kommen unabhängig von dieser Einstellung immer von univents.app.

Was „Verbundenes Postfach" bedeutet

Statt über die Univents-Adresse oder eine eigene Domain zu gehen, schickt Univents deine automatischen Kundenmails direkt über das Postfach raus, das du für deinen gemeinsamen Posteingang bereits mit Microsoft 365 oder Google Workspace verbunden hast:

• Als Absender erscheint die echte Adresse dieses Postfachs — kein notifications.univents.app mehr.
• Zustellreputation (SPF/DKIM) ist die deiner eigenen Domain, weil die Mail tatsächlich aus deinem Postfach kommt.
• Eine Kopie jeder gesendeten Mail landet im Gesendet-Ordner dieses Postfachs.
• Antworten deiner Kunden kommen dort an, wo du sie ohnehin schon liest — im selben verbundenen Postfach.

Kein Passwort und kein Schlüssel deines Postfachs wird bei uns gespeichert. Der Zugriff läuft über eine reguläre Freigabe, die deine IT jederzeit im eigenen Microsoft- oder Google-Konto widerrufen kann.

Die Wahl gilt pro Workspace und wirkt ab der nächsten gesendeten Mail.

Voraussetzungen

• Dein Tarif muss diese Funktion enthalten (Enterprise) — bzw. Univents hat sie für deinen Workspace freigeschaltet.
• Du brauchst die Berechtigung „Einstellungen bearbeiten".
• Es muss bereits ein Workspace-Postfach verbunden sein — also das gemeinsame Postfach für den ganzen Workspace unter Integrationen → E-Mail, nicht das persönliche Postfach einer einzelnen Person. Ist noch keins verbunden, ist die Option ausgegraut. Wie du ein Postfach verbindest, steht in „Wie integriere ich meine Mail Inbox?".

Einrichten

1. Öffne Integrationen → E-Mail und scrolle zur Karte „Absender für Systemnachrichten".
2. Wähle „Verbundenes Postfach". Die Karte zeigt dir Adresse, Anbieter und Status deines verbundenen Workspace-Postfachs.
3. Speichere die Auswahl. Ab der nächsten gesendeten Mail geht der Versand über diesen Weg.
4. Mit „Testmail senden" schickst du dir selbst eine Nachricht über genau den gewählten Weg (maximal 5 Testmails pro Stunde).

Was passiert, wenn der Zugang zum Postfach ausfällt?

Widerruft deine IT den Zugang, ändert sich das Passwort oder wird das Postfach gelöscht, merkt Univents das automatisch. Der Versand schaltet sofort auf die Univents-Adresse zurück, damit keine Mail hängen bleibt, und alle Personen, die den Zugang wiederherstellen können, bekommen eine Meldung. Deine Auswahl bleibt dabei auf „Verbundenes Postfach" stehen — sobald du das Postfach neu verbindest, greift der Weg automatisch wieder, ohne dass du selbst etwas umstellen musst.

Alternativ kannst du festlegen, dass der Versand in diesem Fall pausiert, statt automatisch auf die Univents-Adresse zu wechseln — sinnvoll, wenn dein Unternehmen strengere Absender-Vorgaben hat als „lieber zugestellt als über den korrekten Absender".

Große Anhänge

Übersteigen die Anhänge einer Mail zusammen 10 MB (etwa ein Angebot mit mehreren großen PDFs), geht diese eine Mail trotzdem über die Univents-Adresse raus — Zustellung geht vor Absender. Dein gewählter Weg ändert sich dadurch nicht, du bekommst nur einmalig eine Meldung dazu.

Ticket-Mails bleiben auf der Univents-Adresse

Bestätigungen an Ticket-Käufer:innen — der Massenversand an viele Gäste einer Veranstaltung — laufen unabhängig vom gewählten Weg immer über die Univents-Adresse. Grund: Postfach-Anbieter wie Microsoft 365 oder Google Workspace drosseln Massenversand aus einem normalen Postfach und lösen dabei in deinem eigenen Konto einen Sicherheitsalarm aus, den ein Ticketverkauf nicht auslösen soll.

Wichtige Einschränkung: keine Zustellbestätigung

Bei Mails, die über dein verbundenes Postfach rausgehen, kann dir Univents nicht anzeigen, ob eine Mail beim Empfänger tatsächlich angekommen ist. Sichtbar sind nur echte Zustellfehler — etwa eine falsche oder nicht mehr existierende Adresse. Ein „Zugestellt"-Signal gibt es bei diesem Weg technisch nicht. Über die Univents-Adresse bleibt die Zustellanzeige wie gewohnt bestehen.

Das ist vor allem beim Mahnwesen relevant: Willst du nachvollziehen können, ob eine Rechnung oder Zahlungserinnerung tatsächlich zugestellt wurde, ist die Univents-Adresse oder die eigene Domain die sicherere Wahl.

Häufige Fragen

Wird meine eigene Zustellreputation (SPF/DKIM) benutzt? Ja — die Mail geht direkt aus deinem Postfach raus, also gelten deine eigenen Absender-Einträge, genau wie bei jeder Mail, die du selbst aus diesem Postfach verschickst.

Sehe ich gesendete Systemmails in meinem Postfach? Ja, eine Kopie landet im Gesendet-Ordner des verbundenen Postfachs.

Kann meine IT den Zugang jederzeit entziehen? Ja. Der Zugriff läuft über eine reguläre Freigabe im Postfach-Konto — deine IT kann sie jederzeit im eigenen Microsoft- oder Google-Konto widerrufen, unabhängig von Univents.

Was, wenn ich noch kein Postfach verbunden habe? Dann ist die Option „Verbundenes Postfach" ausgegraut. Verbinde zuerst ein Workspace-Postfach unter Integrationen → E-Mail.

Kann ich zwischen den drei Wegen wechseln? Ja, jederzeit über dieselbe Karte. Der Wechsel gilt ab der nächsten gesendeten Mail.

Warum sehe ich hier keine Bestätigung, ob eine Mail geöffnet wurde? Das gilt für alle drei Wege gleich — Öffnungs-Tracking ist ein separates Feature des Postfach-Moduls, siehe „Wie integriere ich meine Mail Inbox?". Die Zustellbestätigung aus diesem Artikel ist etwas anderes: sie sagt nur, ob die Mail überhaupt beim Postfach des Empfängers angekommen ist.