Remitente de los mensajes del sistema: bandeja de entrada, dominio propio o Univents

Para los mensajes automáticos (presupuestos, facturas, confirmaciones de solicitud, correos de seguimiento, invitaciones al portal del empleado y más) puedes elegir entre tres vías de remitente: la Dirección de Univents (predeterminada, notifications.univents.app), un dominio propio (consulta el artículo «Dominio de remitente propio para mensajes del sistema») o tu bandeja de entrada conectada. Este artículo explica la tercera vía.

Los correos de inicio de sesión (enlaces de acceso, invitaciones al equipo) siempre proceden de univents.app, independientemente de este ajuste.

Qué significa «bandeja de entrada conectada»

En lugar de usar la Dirección de Univents o un dominio propio, Univents envía tus correos automáticos a clientes directamente desde la bandeja de entrada que ya has conectado con Microsoft 365 o Google Workspace para tu bandeja de entrada compartida:

• Como remitente aparece la dirección real de esa bandeja de entrada; ya no notifications.univents.app.
• El nombre visible que aparece antes de la dirección lo determina tu proveedor, no Univents: Microsoft 365 usa el nombre que tiene la bandeja de entrada en la libreta de direcciones, incluso si tu workspace se llama de otra forma. Si, por ejemplo, ahí debe aparecer «Catering Ejemplo» en lugar de «Bandeja de eventos», tu departamento de TI renombra la bandeja de entrada en Microsoft 365 o Google Workspace; en Univents no hay nada que configurar.
• La reputación de entrega (SPF/DKIM) es la de tu propio dominio, porque el correo sale realmente de tu bandeja de entrada.
• Una copia de cada correo enviado queda en la carpeta Enviados de esa bandeja de entrada.
• Las respuestas de tus clientes llegan donde ya las lees: en la misma bandeja de entrada conectada.

No almacenamos ninguna contraseña ni clave de tu bandeja de entrada. El acceso funciona mediante una autorización estándar que tu departamento de TI puede revocar en cualquier momento desde su propia cuenta de Microsoft o Google.

La elección se aplica por workspace y surte efecto a partir del siguiente correo enviado.

Requisitos

• Tu tarifa debe incluir esta función (Enterprise), o bien Univents debe haberla activado para tu workspace.
• Necesitas el permiso «Editar ajustes».
• Debe haber ya una bandeja de entrada del workspace conectada, es decir, la bandeja de entrada compartida para todo el workspace en Integraciones → Correo electrónico, no la bandeja de entrada personal de una sola persona. Si todavía no hay ninguna conectada, la opción aparece atenuada. Cómo conectar una bandeja de entrada se explica en «¿Cómo integro mi bandeja de entrada de correo?».

Configuración

1. Abre Integraciones → Correo electrónico y desplázate hasta la tarjeta «Remitente de los mensajes del sistema».
2. Selecciona «bandeja de entrada conectada». La tarjeta te muestra la dirección, el proveedor y el estado de la bandeja de entrada del workspace conectada.
3. Guarda la selección. A partir del siguiente correo enviado, el envío se hará por esta vía.
4. Con «Enviar correo de prueba» te envías a ti mismo un mensaje exactamente por la vía elegida (máximo 5 correos de prueba por hora).

¿Qué pasa si falla el acceso a la bandeja de entrada?

Si tu departamento de TI revoca el acceso, cambia la contraseña o se elimina la bandeja de entrada, Univents lo detecta automáticamente. El envío vuelve de inmediato a la Dirección de Univents para que ningún correo se quede bloqueado, y todas las personas que pueden restablecer el acceso reciben un aviso. Tu selección permanece en «bandeja de entrada conectada»: en cuanto vuelvas a conectar la bandeja de entrada, esta vía vuelve a aplicarse automáticamente, sin que tengas que cambiar nada.

Como alternativa, puedes establecer que en este caso el envío se quede En pausa en lugar de cambiar automáticamente a la Dirección de Univents. Es útil si tu empresa tiene requisitos de remitente más estrictos que «mejor entregado que con el remitente correcto».

Adjuntos grandes

Si los adjuntos de un correo superan en conjunto los 10 MB (por ejemplo, un presupuesto con varios PDF grandes), ese correo concreto sale igualmente por la Dirección de Univents: la entrega es lo primero, antes que el remitente. La vía elegida no cambia por ello; solo recibes un aviso una única vez.

Los correos de entradas se quedan en la Dirección de Univents

Las confirmaciones a compradores de entradas (el envío masivo a muchos invitados de un evento) salen siempre por la Dirección de Univents, independientemente de la vía elegida. El motivo: los proveedores de bandejas de entrada como Microsoft 365 o Google Workspace limitan los envíos masivos desde una bandeja de entrada normal y, al hacerlo, disparan en tu propia cuenta una alerta de seguridad que una venta de entradas no debería provocar.

Caso especial: el correo del presupuesto y la bandeja de entrada personal del responsable

Si en un evento hay un Responsable asignado (el planificador de proyecto del evento o el responsable de la solicitud asignado, consulta «Gestionar la recepción de solicitudes») y esa persona tiene conectada con Univents su propia bandeja de entrada personal (no la bandeja de entrada compartida del workspace de más arriba), el correo del presupuesto de ese evento sale automáticamente por la bandeja de entrada personal de esa persona, en lugar de por la vía elegida aquí. Esto afecta al primer envío del presupuesto, al seguimiento de un presupuesto sin respuesta y al correo de un presupuesto caducado. Las respuestas del cliente llegan directamente a la bandeja de entrada personal de esa persona, no a la bandeja colectiva.

Todos los demás correos de documentos (facturas, notas de crédito, albaranes, confirmaciones de solicitud) no se ven afectados y siguen saliendo por la vía que has establecido aquí para todo el workspace.

Esto solo se aplica si se cumplen los tres puntos: hay un responsable asignado al evento, esa persona tiene conectada una bandeja de entrada personal activa y tu tarifa incluye esta función (Enterprise). Si falta alguno de los tres, el correo del presupuesto sale como siempre por la vía elegida más arriba. Si el acceso a la bandeja de entrada personal falla justo en el momento del envío, solo ese correo concreto recurre automáticamente a la vía del workspace; la conexión en sí se mantiene y la bandeja de entrada personal de esa persona no se desactiva por ello.

Limitación importante: sin confirmación de entrega

En los correos que salen por tu bandeja de entrada conectada, Univents no puede mostrarte si un correo ha llegado realmente al destinatario. Solo se ven los errores de entrega reales, como una dirección incorrecta o que ya no existe. Con esta vía, técnicamente no existe una señal de «Entregado». Con la Dirección de Univents, el indicador de entrega se mantiene como siempre.

Esto es relevante sobre todo en la gestión de recordatorios de pago: si quieres poder comprobar si una factura o un recordatorio de pago se ha entregado realmente, la Dirección de Univents o el dominio propio son la opción más segura.

Preguntas frecuentes

¿Se utiliza mi propia reputación de entrega (SPF/DKIM)? Sí: el correo sale directamente desde tu bandeja de entrada, así que se aplican tus propios registros de remitente, igual que en cualquier correo que envías tú mismo desde esa bandeja de entrada.

¿Veo los correos del sistema enviados en mi bandeja de entrada? Sí, queda una copia en la carpeta Enviados de la bandeja de entrada conectada.

¿Puede mi departamento de TI retirar el acceso en cualquier momento? Sí. El acceso funciona mediante una autorización estándar en la cuenta de la bandeja de entrada; tu departamento de TI puede revocarla en cualquier momento desde su propia cuenta de Microsoft o Google, con independencia de Univents.

¿Y si todavía no tengo ninguna bandeja de entrada conectada? Entonces la opción «bandeja de entrada conectada» aparece atenuada. Conecta primero una bandeja de entrada del workspace en Integraciones → Correo electrónico.

¿Puedo cambiar entre las tres vías? Sí, en cualquier momento desde la misma tarjeta. El cambio se aplica a partir del siguiente correo enviado.

¿Por qué no veo aquí una confirmación de que se ha abierto un correo? Es igual para las tres vías: el seguimiento de aperturas es una función independiente del módulo de bandeja de entrada, consulta «¿Cómo integro mi bandeja de entrada de correo?». La confirmación de entrega de este artículo es otra cosa: solo indica si el correo ha llegado a la bandeja de entrada del destinatario.