Dominio de remitente propio para los mensajes del sistema

Por defecto, todos los mensajes automáticos de Univents salen desde nuestra propia dirección, por ejemplo "Deine Firma" <mail@notifications.univents.app>. Con un dominio de remitente propio, los presupuestos, las facturas, las confirmaciones de solicitud, los correos de seguimiento y las invitaciones al portal del empleado salen desde tu propia dirección, p. ej. events@deine-firma.de. Los correos de inicio de sesión (enlaces de acceso, invitaciones de equipo) siempre siguen saliendo desde univents.app.

Esta función está incluida en el plan Enterprise o Univents la activa para tu workspace.

Un dominio propio no es la única forma de tener un remitente personalizado: si ya has conectado una bandeja de entrada a Univents, también puedes enviar directamente desde ella, sin registros DNS. Eliges entre ambas opciones en la misma tarjeta **«Remitente de los mensajes del sistema»*; encontrarás más información en el artículo «Remitente de los mensajes del sistema: bandeja de entrada, dominio propio o Univents».

Configurar el dominio

1. Abre Integraciones → Correo electrónico y desplázate hasta la tarjeta «Remitente de los mensajes del sistema».
2. Introduce un Subdominio, por ejemplo events.deine-firma.de; a propósito, no un dominio principal como deine-firma.de. Un subdominio propio protege la reputación de tu dominio principal: los problemas con el envío de correo solo afectan al subdominio, nunca al correo habitual de vuestra empresa.
3. Univents crea el dominio y te muestra tres registros DNS (tipo, nombre, valor). Haz clic en «Copiar todos los registros» y pásaselos a vuestro equipo de TI, que los introducirá allí donde se gestione vuestro dominio.
4. En cuanto los registros estén configurados, haz clic en «revisar». Además, Univents comprueba los registros automáticamente cada hora en segundo plano; recibirás una notificación en cuanto el dominio quede confirmado, aunque no hagas clic tú.
5. Tras una comprobación correcta aparece el aviso «Activar ahora». Solo con ese clic los mensajes del sistema salen realmente desde tu dominio; la comprobación por sí sola todavía no activa nada.
6. Opcionalmente, ajusta la Dirección del remitente (la parte anterior a la @, por defecto events) y la dirección «Responder a» (ver más abajo).
7. Con «Enviar correo de prueba» recibes un mensaje desde la nueva dirección en tu propio correo de inicio de sesión. Si hace falta, mira en la carpeta de spam: justo después del cambio, un correo de prueba puede acabar ahí hasta que tu programa de correo reconozca la nueva dirección.

Guía para tu equipo de TI

Los tres registros son un procedimiento estándar de confirmación del remitente, que cualquier departamento de TI conoce:

• DKIM (un registro TXT): firma digitalmente vuestros correos para que los destinatarios los reconozcan como auténticos.
• SPF (un registro MX y uno TXT): determina qué servidores pueden enviar en nombre del dominio.
• DMARC (recomendado, no obligatorio): indica a los proveedores de correo qué hacer con los mensajes que no superan DKIM o SPF. Univents propone p=none, que solo registra los fallos sin bloquear correos.

Dos avisos para vuestro equipo de TI:

• Si vuestro dominio contiene caracteres especiales (como diéresis, tildes o la ñ), el registro DNS necesita la forma Punycode (xn--…); si se introduce directamente con esos caracteres, la comprobación falla.
• Si vuestro dominio principal ya tiene una regla DMARC, esta se aplica automáticamente también al nuevo subdominio, siempre que allí no se haya definido un valor sp= propio (política de subdominio). Por lo general no supone ningún problema, pero conviene saberlo si vuestro dominio principal aplica una regla estricta (p=reject); en ese caso merece la pena crear un registro _dmarc propio para el subdominio.

Revisar antes de hacer clic en «revisar»

Los cambios de DNS a veces tardan en llegar a todas partes (el TTL, normalmente entre 5 y 60 minutos, a veces más). Quien quiera comprobar por su cuenta si un registro ya es visible puede hacerlo con dig (Mac/Linux) o nslookup (Windows), en ambos casos con el nombre de la tabla:

• DKIM (TXT): dig TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de o bien nslookup -type=TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de
• SPF (MX + TXT): dig MX send.deine-subdomain.de y dig TXT send.deine-subdomain.de
• DMARC (TXT): dig TXT _dmarc.deine-subdomain.de

Si todavía no se obtiene respuesta o devuelve un valor antiguo, espera a que pase el TTL y vuelve a intentarlo: es normal y no se trata de un error de Univents.

¿Qué pasa si hay problemas?

Si falla la comprobación del dominio, por ejemplo porque se ha borrado un registro DNS por error, Univents devuelve el envío automáticamente a univents.app. No se pierde ningún correo y recibes una notificación con el registro que falta. Haz clic en «Volver a verificar» en cuanto el registro vuelva a estar en su sitio; el dominio se activará de nuevo automáticamente, sin que tengas que volver a crearlo.

¿Quién recibe las respuestas de tus clientes?

En el campo «Responder a», Univents siempre te muestra qué valor se aplica en ese momento y de dónde procede. El orden es el siguiente:

1. la dirección que introduzcas tú mismo en el campo «Responder a»,
2. si no, la dirección de correo electrónico de tu workspace,
3. si no, la bandeja de entrada de equipo conectada más antigua,
4. si no, la dirección de correo electrónico de la persona propietaria.

Si dejas el campo vacío, se aplica automáticamente el siguiente valor de la lista.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar mi dominio principal en lugar de un subdominio? No: por motivos de seguridad solo es posible un subdominio. Así se protege el correo habitual de vuestra empresa frente a los efectos secundarios del envío automático.

¿Es el mismo dominio que en el módulo de newsletter? No: el newsletter y los mensajes del sistema necesitan cada uno su propio subdominio, por ejemplo news.deine-firma.ch para el newsletter y mail.deine-firma.ch para los mensajes del sistema. El newsletter mide aperturas y clics; en los presupuestos y las facturas los enlaces se mantienen sin modificar a propósito.

¿Puedo volver a quitar el dominio? Sí, mediante «Quitar dominio» en la tarjeta. Después, los mensajes del sistema vuelven a salir de inmediato desde univents.app.

¿Y los correos de inicio de sesión? Los enlaces de acceso y las invitaciones de equipo siempre salen desde univents.app, independientemente de este ajuste.