Domaine d’expéditeur personnalisé pour les messages système

Par défaut, tous les messages automatiques de Univents sont envoyés depuis notre propre adresse — par exemple "Deine Firma" <mail@notifications.univents.app>. Avec un domaine d’expéditeur personnalisé, les devis, factures, confirmations de demande, e-mails de suivi et invitations au portail des employés partent à la place de votre propre adresse, par exemple events@deine-firma.de. Les e-mails de connexion (liens de connexion, invitations d’équipe) restent toujours envoyés depuis univents.app.

Cette fonction est incluse dans l’offre Enterprise ou activée par Univents pour votre workspace.

Un domaine personnalisé n’est pas la seule façon d’avoir un expéditeur personnalisé : si vous avez déjà connecté une boîte de réception à Univents, vous pouvez aussi envoyer directement depuis celle-ci — sans enregistrements DNS. Vous choisissez entre les deux options sur la même carte « Expéditeur des messages système ». Pour en savoir plus, consultez l’article « Expéditeur des messages système : boîte de réception, domaine personnalisé ou Univents ».

Configurer le domaine

1. Ouvrez Intégrations → E-mail et faites défiler jusqu’à la carte « Expéditeur des messages système ».
2. Saisissez un Sous-domaine, par exemple events.deine-firma.de — volontairement pas un domaine principal comme deine-firma.de. Un sous-domaine dédié protège la réputation de votre domaine principal : les problèmes d’envoi n’affectent que le sous-domaine, jamais votre messagerie professionnelle habituelle.
3. Univents crée le domaine et vous affiche trois enregistrements DNS (type, nom, valeur). Cliquez sur « Copier tous les enregistrements » et transmettez-les à votre service informatique — il les saisira là où votre domaine est géré.
4. Une fois les enregistrements en place, cliquez sur « Vérifier ». Univents contrôle en outre automatiquement les enregistrements toutes les heures en arrière-plan — vous recevez une notification dès que le domaine est confirmé, même sans cliquer vous-même.
5. Après une vérification réussie, le message « Activer maintenant » s’affiche. Les messages système ne sont réellement envoyés depuis votre domaine qu’après ce clic — la vérification seule n’active rien.
6. Vous pouvez éventuellement personnaliser l’Adresse d'expéditeur (la partie avant le @, par défaut events) et l’adresse « Répondre à » (voir ci-dessous).
7. Avec « Envoyer un e-mail de test », vous recevez un message depuis la nouvelle adresse sur votre propre adresse e-mail de connexion. Au besoin, regardez dans votre dossier de courrier indésirable — juste après le changement, un e-mail de test peut y atterrir tant que votre messagerie ne connaît pas la nouvelle adresse.

Instructions pour votre service informatique

Les trois enregistrements relèvent de procédés standard de vérification de l’expéditeur — tous les services informatiques les connaissent :

• DKIM (un enregistrement TXT) : signe numériquement vos e-mails afin que les destinataires puissent les reconnaître comme authentiques.
• SPF (un enregistrement MX et un enregistrement TXT) : définit quels serveurs sont autorisés à envoyer au nom du domaine.
• DMARC (recommandé, non obligatoire) : indique aux fournisseurs de messagerie ce qu’il faut faire des e-mails qui échouent à la vérification DKIM ou SPF. Univents propose p=none — cette valeur se contente de consigner les échecs, sans bloquer d’e-mails.

Deux remarques pour votre service informatique :

• Si votre domaine contient des caractères accentués ou spéciaux, l’enregistrement DNS doit utiliser la forme Punycode (xn--…) — saisis directement avec des caractères accentués, la vérification échoue.
• Si votre domaine principal a déjà une règle DMARC, celle-ci s’applique automatiquement aussi au nouveau sous-domaine, tant qu’aucune valeur sp= propre (politique de sous-domaine) n’y est définie. Ce n’est généralement pas un problème, mais cela mérite d’être signalé si votre domaine principal applique une règle stricte (p=reject) — dans ce cas, un enregistrement _dmarc dédié au sous-domaine est judicieux.

À vérifier avant de cliquer sur « Vérifier »

Les modifications DNS mettent parfois du temps à se propager partout (le TTL, généralement de 5 à 60 minutes, parfois plus). Pour vérifier vous-même si un enregistrement est déjà visible, vous pouvez utiliser dig (Mac/Linux) ou nslookup (Windows), avec le nom indiqué dans le tableau :

• DKIM (TXT) : dig TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de ou nslookup -type=TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de
• SPF (MX + TXT) : dig MX send.deine-subdomain.de et dig TXT send.deine-subdomain.de
• DMARC (TXT) : dig TXT _dmarc.deine-subdomain.de

Si vous n’obtenez pas encore de réponse ou si une ancienne valeur s’affiche, attendez l’expiration du TTL et réessayez — c’est normal et ne vient pas d’une erreur dans Univents.

Que se passe-t-il en cas de problème ?

Si la vérification du domaine échoue — par exemple parce qu’un enregistrement DNS a été supprimé par erreur — Univents rétablit automatiquement l’envoi via univents.app. Aucun e-mail n’est perdu et vous recevez une notification indiquant l’enregistrement manquant. Cliquez sur « Vérifier à nouveau » dès que l’enregistrement est de nouveau en place — le domaine redevient alors actif automatiquement, sans que vous ayez à le recréer.

Qui reçoit les réponses de vos clients ?

Pour le champ « Répondre à », Univents vous indique toujours quelle valeur est actuellement appliquée et d’où elle provient. L’ordre de priorité est le suivant :

1. l’adresse que vous saisissez vous-même dans le champ « Répondre à »,
2. sinon l’adresse e-mail de votre workspace,
3. sinon la plus ancienne boîte de réception d’équipe connectée,
4. sinon l’adresse e-mail du propriétaire.

Si vous laissez le champ vide, la valeur suivante de la liste s’applique automatiquement.

Questions fréquentes

Puis-je utiliser mon domaine principal au lieu d’un sous-domaine ? Non — pour des raisons de sécurité, seul un sous-domaine est possible. Cela protège votre messagerie professionnelle habituelle des effets secondaires de l’envoi automatique.

Est-ce le même domaine que pour le module Newsletter ? Non — la newsletter et les messages système nécessitent chacun leur propre sous-domaine, par exemple news.deine-firma.ch pour la newsletter et mail.deine-firma.ch pour les messages système. Les newsletters mesurent les ouvertures et les clics ; dans les devis et les factures, les liens restent volontairement inchangés.

Puis-je supprimer à nouveau le domaine ? Oui, via « Retirer le domaine » dans la carte. Les messages système repartent ensuite immédiatement via univents.app.

Et les e-mails de connexion ? Les liens de connexion et les invitations d’équipe sont toujours envoyés depuis univents.app, quel que soit ce paramètre.