Eigen afzenderdomein voor systeemberichten

Standaard komen alle automatische berichten uit Univents van ons eigen adres — bijvoorbeeld "Deine Firma" <mail@notifications.univents.app>. Met een eigen afzenderdomein komen offertes, facturen, bevestigingen van aanvragen, opvolgmails en uitnodigingen voor het medewerkersportaal in plaats daarvan van je eigen adres, bijvoorbeeld events@deine-firma.de. Loginmails (inloglinks, teamuitnodigingen) blijven altijd via univents.app lopen.

Deze functie zit in het Enterprise-abonnement of wordt door Univents voor jouw workspace vrijgeschakeld.

Een eigen domein is niet de enige weg naar een eigen afzender: heb je al een inbox met Univents verbonden, dan kun je ook rechtstreeks daarvandaan versturen — zonder DNS-records. Beide opties kies je op dezelfde kaart „Afzender voor systeemberichten”. Meer daarover lees je in het artikel „Afzender voor systeemberichten: inbox, eigen domein of Univents”.

Domein instellen

1. Open Integraties → E-mail en scroll naar de kaart „Afzender voor systeemberichten”.
2. Vul een Subdomein in, bijvoorbeeld events.deine-firma.de — bewust geen hoofddomein zoals deine-firma.de. Een eigen subdomein beschermt de reputatie van je hoofddomein: problemen met het versturen van mail treffen alleen het subdomein en nooit jullie gewone zakelijke e-mail.
3. Univents maakt het domein aan en toont je drie DNS-records (type, naam, waarde). Klik op „Alle records kopiëren” en geef ze door aan jullie IT — die voert ze in op de plek waar jullie domein wordt beheerd.
4. Zodra de records zijn ingesteld, klik je op „Controleren”. Univents controleert de records bovendien elk uur automatisch op de achtergrond — je krijgt een melding zodra het domein is bevestigd, ook als je zelf niet klikt.
5. Na een geslaagde controle verschijnt „Nu activeren”. Pas met die klik gaan systeemberichten daadwerkelijk via jouw domein de deur uit — de controle alleen activeert nog niets.
6. Optioneel pas je het Afzenderadres aan (het deel vóór de @, standaard events) en het adres bij „Antwoorden naar” (zie hieronder).
7. Met „Testmail versturen” ontvang je een bericht van het nieuwe adres op je eigen login-e-mailadres. Kijk desnoods in je spammap — direct na de overstap kan een testmail daar terechtkomen, totdat je mailprogramma het nieuwe adres kent.

Instructies voor je IT

De drie records zijn standaardprocedures voor afzenderverificatie — elke IT-afdeling kent ze:

• DKIM (één TXT-record): ondertekent jullie mails digitaal, zodat ontvangers ze als echt herkennen.
• SPF (één MX- en één TXT-record): bepaalt welke servers namens het domein mogen versturen.
• DMARC (aanbevolen, geen verplicht record): vertelt mailproviders wat er moet gebeuren met mails die DKIM of SPF niet doorstaan. Univents stelt p=none voor — dat registreert alleen, zonder mails te blokkeren.

Twee aandachtspunten voor jullie IT:

• Bevat jullie domein umlauten of speciale tekens, dan heeft het DNS-record de Punycode-vorm (xn--…) nodig — als je het rechtstreeks met umlauten invoert, mislukt de controle.
• Heeft jullie hoofddomein al een DMARC-regel, dan geldt die automatisch ook voor het nieuwe subdomein, zolang daar geen eigen sp=-waarde (subdomeinbeleid) is ingesteld. Dat is meestal geen probleem, maar het is goed om te weten als jullie hoofddomein een strikte regel (p=reject) hanteert — dan loont het om een eigen _dmarc-record voor het subdomein aan te maken.

Controleer vooraf, voordat je op „Controleren” klikt

DNS-wijzigingen hebben soms tijd nodig voordat ze overal zijn doorgekomen (de TTL, meestal 5–60 minuten, soms langer). Wil je zelf nagaan of een record al zichtbaar is, dan kan dat met dig (Mac/Linux) of nslookup (Windows), telkens met de naam uit de tabel:

• DKIM (TXT): dig TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de resp. nslookup -type=TXT resend._domainkey.deine-subdomain.de
• SPF (MX + TXT): dig MX send.deine-subdomain.de en dig TXT send.deine-subdomain.de
• DMARC (TXT): dig TXT _dmarc.deine-subdomain.de

Komt er nog geen antwoord of een oude waarde terug, wacht dan de TTL af en probeer het opnieuw — dat is normaal en geen fout in Univents.

Wat gebeurt er bij problemen?

Mislukt de domeincontrole — bijvoorbeeld omdat een DNS-record per ongeluk is verwijderd — dan zet Univents het versturen automatisch terug naar univents.app. Er gaat daarbij geen enkele mail verloren en je krijgt een melding met het ontbrekende record. Klik op „Opnieuw controleren” zodra het record weer staat — het domein wordt dan automatisch weer actief, zonder dat je het opnieuw hoeft aan te maken.

Wie ontvangt de antwoorden van je klanten?

Bij het veld „Antwoorden naar” toont Univents altijd welke waarde op dat moment geldt en waar die vandaan komt. De volgorde:

1. het adres dat je zelf invult in het veld „Antwoorden naar”,
2. anders het e-mailadres van je workspace,
3. anders de oudste verbonden team-inbox,
4. anders het e-mailadres van de eigenaar.

Laat je het veld leeg, dan geldt automatisch telkens de volgende waarde uit de lijst.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn hoofddomein gebruiken in plaats van een subdomein? Nee — om veiligheidsredenen is alleen een subdomein mogelijk. Zo blijft jullie gewone zakelijke e-mail gevrijwaard van bijwerkingen van het automatische versturen.

Is dat hetzelfde domein als bij de nieuwsbriefmodule? Nee — nieuwsbrieven en systeemberichten hebben elk een eigen subdomein nodig, bijvoorbeeld news.deine-firma.ch voor nieuwsbrieven en mail.deine-firma.ch voor systeemberichten. Nieuwsbrieven meten opens en klikken; bij offertes en facturen blijven de links bewust ongewijzigd.

Kan ik het domein weer verwijderen? Ja, via „Domein verwijderen” op de kaart. Daarna gaan systeemberichten meteen weer via univents.app de deur uit.

Hoe zit het met loginmails? Inloglinks en teamuitnodigingen komen, los van deze instelling, altijd van univents.app.