WhatsApp koppelen en gebruiken
Zo koppel je je eigen WhatsApp Business-nummer en stuur je dienstinfo, annuleringen en herinneringen ook via WhatsApp – met prijzen, toestemming, antwoorden in de geschiedenis en kosten die van je tegoed worden afgeboekt.
Veel medewerkers en klanten lezen WhatsApp sneller dan e-mail. Daarom kun je geselecteerde meldingen ook via WhatsApp versturen – bijvoorbeeld „Nieuwe dienst morgen 7:00 uur” of de herinnering vóór het evenement aan de klant. E-mail, bel, push en sms werken altijd gewoon door; WhatsApp komt er alleen bij.
Het bericht komt van je eigen WhatsApp Business-nummer. Univents koppelt hiervoor je account bij Meta; het toegangstoken blijft op de server en is voor niemand in het team zichtbaar.
Wat je nodig hebt
- De uitbreiding „Berichten” vanaf het Core-abonnement (€ 29 per maand).
- Tegoed: Elk WhatsApp-bericht wordt afgeboekt van hetzelfde tegoed als de AI. Je saldo zie je onder Facturering.
- Een WhatsApp Business-nummer (Meta Business-account). Het nummer mag niet tegelijk in de gewone WhatsApp-app in gebruik zijn.
Zolang de WhatsApp-koppeling bij Univents nog niet is vrijgegeven, zie je op de pagina een melding. Koppelen kan dan nog niet – er wordt pas verzonden als de koppeling er is.
WhatsApp koppelen
- Open Integraties en kies in de categorie Berichten de kaart WhatsApp.
- Klik op WhatsApp koppelen. Het venster van Meta opent: daar log je in, kies je je Business-account en het nummer en bevestig je de toestemming.
- Daarna toont de pagina je nummer en de status Verbonden.
- Schakel WhatsApp-verzending inschakelen in.
- Schakel onder Triggers in wat er ook via WhatsApp moet gaan. Bij het inschakelen toont een venster de prijs per bericht; pas met Inschakelen gaat het in.
Koppelen, ontkoppelen en schakelen mogen alleen eigenaren van de workspace. Alle anderen zien de pagina en de geschiedenis, maar kunnen niets wijzigen.
Welke triggers er zijn
| Trigger | Wie krijgt het bericht | Wanneer |
|---|---|---|
| Dienst toegewezen | de ingeplande persoon | zodra de dienst is toegewezen |
| Dienst geannuleerd | alle ingeplande personen | wanneer de dienst wordt verwijderd |
| Dienstherinnering | alle ingeplande personen | op hetzelfde moment als de herinneringsmail |
| Herinnering vóór het evenement (klant) | het hoofdcontact van het evenement | samen met de herinneringsmail; nooit na een afgewezen offerte |
Automatische berichten gaan altijd uit als goedgekeurd sjabloon – dat schrijft Meta voor zodra je zelf iemand als eerste een bericht stuurt. De tekst is daarom vast en kort: trigger, datum, link.
Wat het kost
| Soort | Prijs per bericht |
|---|---|
| Zakelijk (dienst, herinnering) | € 0,10 |
| Reclame | € 0,22 |
Reclame stuur je alleen naar contacten die uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven voor WhatsApp-reclame. Ontbreekt de toestemming, dan gaat het bericht niet uit.
Is je tegoed ontoereikend, dan wordt er niet verzonden – er ontstaan geen kosten en in de geschiedenis staat de reden. Een maandelijks maximumbedrag stel je net als bij het sms-kanaal in; het geldt voor beide kanalen samen.
Antwoorden van klanten
Antwoordt iemand op je WhatsApp-bericht, dan vind je het bericht in de geschiedenis van het contact, en de persoon die als laatste aan dit contact heeft geschreven krijgt een bel. Is er nog niemand toegewezen, dan gaat de bel naar de eigenaar.
Schrijft iemand Stop (of „stopp”, „Uitloggen”, „abbestellen”), dan wordt de WhatsApp-toestemming direct ingetrokken. Daarna gaan er geen WhatsApp-berichten meer naar dit nummer – ook geen zakelijke.
Verbinding verbreken
Onder Integraties → WhatsApp kun je de verbinding op elk moment verbreken. De verzending stopt direct en het toegangstoken wordt verwijderd. Triggers en geschiedenis blijven bewaard; om weer te verzenden koppel je opnieuw.
Goed om te weten
- De geschiedenis toont elk WhatsApp-bericht met status (verzonden, afgeleverd, gelezen, Mislukt) en kosten – precies zoals bij het sms-kanaal.
- Weigert Meta een bericht (bijvoorbeeld omdat het nummer niet bereikbaar is), dan staat dat als „Mislukt” met reden in de geschiedenis. Er wordt dan niets afgeboekt.
- Wie geen WhatsApp-berichten meer wil ontvangen, kun je via de toestemming bij het contact instellen.