Ligar e utilizar o WhatsApp
Como ligar o número WhatsApp Business próprio e enviar também por WhatsApp informações de turnos, cancelamentos e lembretes – com preços, consentimento, respostas no histórico e custos debitados do saldo.
Muitos colaboradores e clientes leem o WhatsApp mais depressa do que o e-mail. Por isso, é possível enviar notificações selecionadas também por WhatsApp – por exemplo «Novo turno amanhã às 7h00» ou o lembrete antes do evento ao cliente. E-mail, sino, push e SMS continuam a funcionar como até aqui; o WhatsApp é apenas um complemento.
A mensagem é enviada a partir do número WhatsApp Business próprio. Para isso, a Univents liga a conta na Meta; o token de acesso fica no servidor e não é visível para ninguém da equipa.
O que é necessário
- O módulo adicional «Mensagens» a partir do plano Core (29 € por mês).
- Saldo: Cada mensagem de WhatsApp é debitada do mesmo saldo que a IA. O valor atual consulta-se em Faturação.
- Um número WhatsApp Business (conta Meta Business). O número não pode estar a ser utilizado em simultâneo na aplicação WhatsApp normal.
Enquanto a ligação ao WhatsApp ainda não estiver ativada na Univents, a página apresenta um aviso. Nesse caso ainda não é possível ligar – o envio só acontece quando a ligação estiver estabelecida.
Ligar o WhatsApp
- Abrir Integrações e, na categoria Mensagens, escolher o cartão WhatsApp.
- Clicar em Ligar o WhatsApp. Abre-se a janela da Meta: aí, iniciar sessão, escolher a conta Business e o número e confirmar a autorização.
- Depois, a página mostra o número e o estado Ligado.
- Ativar a opção Ativar envio por WhatsApp.
- Em Situações, ativar o que deve seguir também por WhatsApp. Ao ativar, uma janela mostra o preço por mensagem; só com Ativar passa a valer.
Só os proprietários do workspace podem ligar, desligar e ativar ou desativar. Todos os outros veem a página e o histórico, mas não podem alterar nada.
Que situações existem
| Situação | Quem recebe a mensagem | Quando |
|---|---|---|
| Turno atribuído | a pessoa escalada | assim que o turno é atribuído |
| Turno cancelado | todas as pessoas escaladas | quando o turno é eliminado |
| Lembrete de turno | todas as pessoas escaladas | à mesma hora do e-mail de lembrete |
| Lembrete antes do evento (cliente) | o contacto principal do evento | em conjunto com o e-mail de lembrete; nunca após um orçamento recusado |
As mensagens automáticas são sempre enviadas como modelo aprovado – a Meta exige-o sempre que se contacta alguém por iniciativa própria. O texto é, por isso, fixo e curto: situação, data, ligação.
Quanto custa
| Tipo | Preço por mensagem |
|---|---|
| Serviço (turno, lembrete) | 0,10 € |
| Publicidade | 0,22 € |
A publicidade só é enviada a contactos que tenham consentido expressamente em receber publicidade por WhatsApp. Sem consentimento, a mensagem não é enviada.
Se o saldo não chegar, não há envio – não há custos e o histórico indica o motivo. O limite máximo mensal define-se como no canal SMS e aplica-se aos dois canais em conjunto.
Respostas de clientes
Quando alguém responde à mensagem de WhatsApp, a resposta aparece no histórico do contacto e a pessoa que escreveu em último lugar a esse contacto recebe um aviso no sino. Se ainda não houver ninguém atribuído, o aviso vai para o proprietário.
Se alguém escrever Parar (ou «stop», «terminar sessão», «cancelar subscrição»), o consentimento para WhatsApp é revogado de imediato. A partir daí, deixam de ser enviadas mensagens de WhatsApp para esse número – incluindo as de serviço.
Terminar a ligação
Em Integrações → WhatsApp é possível terminar a ligação a qualquer momento. O envio pára de imediato e o token de acesso é eliminado. As situações e o histórico mantêm-se; para voltar a enviar, basta ligar novamente.
Bom saber
- O histórico mostra cada mensagem de WhatsApp com o respetivo estado (enviada, entregue, lida, Falhou) e custos – tal como no canal SMS.
- Se a Meta rejeitar uma mensagem (por exemplo, porque o número não está acessível), esta surge como «Falhou» com o motivo no histórico. Nesse caso, não é debitado nada.
- Quem não deve receber mais mensagens de WhatsApp pode ser definido no contacto, através do consentimento.