WhatsApp verbinden und nutzen
So verbindest du deine eigene WhatsApp-Business-Nummer und schickst Schicht-Infos, Absagen und Erinnerungen zusätzlich per WhatsApp – mit Preisen, Einwilligung, Antworten im Verlauf und Kosten aus dem Guthaben.
Viele Mitarbeitende und Kunden lesen WhatsApp schneller als Mail. Deshalb kannst du ausgewählte Benachrichtigungen zusätzlich per WhatsApp verschicken – zum Beispiel „Neue Schicht morgen 7:00 Uhr“ oder die Erinnerung vor der Veranstaltung an den Kunden. Mail, Glocke, Push und SMS laufen immer wie bisher weiter; WhatsApp kommt nur dazu.
Die Nachricht kommt von deiner eigenen WhatsApp-Business-Nummer. Univents verbindet dafür dein Konto bei Meta; das Zugangs-Token bleibt auf dem Server und ist für niemanden im Team sichtbar.
Was du brauchst
- Das Zusatzmodul „Nachrichten“ ab dem Core-Tarif (29 € im Monat).
- Guthaben: Jede WhatsApp-Nachricht wird aus demselben Guthaben abgebucht wie die KI. Den Stand siehst du unter Abrechnung.
- Eine WhatsApp-Business-Nummer (Meta Business-Konto). Die Nummer darf nicht gleichzeitig in der normalen WhatsApp-App laufen.
Solange die WhatsApp-Anbindung bei Univents noch nicht freigeschaltet ist, siehst du auf der Seite einen Hinweis. Verbinden kannst du in dem Fall noch nicht – verschickt wird erst, wenn die Anbindung steht.
WhatsApp verbinden
- Öffne Integrationen und wähle in der Kategorie Nachrichten die Karte WhatsApp.
- Klicke auf WhatsApp verbinden. Es öffnet sich das Fenster von Meta: dort meldest du dich an, wählst dein Business-Konto und die Nummer aus und bestätigst die Freigabe.
- Danach zeigt die Seite deine Nummer und den Status Verbunden.
- Schalte WhatsApp-Versand einschalten ein.
- Schalte unter Anlässe ein, was zusätzlich per WhatsApp gehen soll. Beim Einschalten zeigt dir ein Fenster den Preis je Nachricht; erst mit Einschalten gilt es.
Verbinden, trennen und schalten dürfen nur Inhaberinnen und Inhaber des Workspace. Alle anderen sehen die Seite und den Verlauf, können aber nichts ändern.
Welche Anlässe es gibt
| Anlass | Wer bekommt die Nachricht | Wann |
|---|---|---|
| Schicht zugeteilt | die eingeteilte Person | sobald die Schicht zugeteilt ist |
| Schicht abgesagt | alle Eingeteilten | wenn die Schicht gelöscht wird |
| Schicht-Erinnerung | alle Eingeteilten | zur selben Zeit wie die Erinnerungs-Mail |
| Erinnerung vor der Veranstaltung (Kunde) | der Hauptkontakt der Veranstaltung | zusammen mit der Erinnerungs-Mail; nie nach einem abgelehnten Angebot |
Automatische Nachrichten gehen immer als freigegebene Vorlage raus – das schreibt Meta vor, sobald du jemanden von dir aus anschreibst. Der Mengenfeld ist deshalb fest und kurz: Anlass, Termin, Link.
Was es kostet
| Art | Preis je Nachricht |
|---|---|
| Dienstlich (Schicht, Erinnerung) | 0,10 € |
| Werbung | 0,22 € |
Werbung verschickst du nur an Kontakte, die ausdrücklich in WhatsApp-Werbung eingewilligt haben. Fehlt die Einwilligung, geht die Nachricht nicht raus.
Reicht das Guthaben nicht, wird nicht gesendet – es entstehen keine Kosten und im Verlauf steht der Grund. Einen Monats-Höchstbetrag legst du wie beim SMS-Kanal fest; er gilt für beide Kanäle gemeinsam.
Antworten von Kunden
Antwortet jemand auf deine WhatsApp-Nachricht, findest du die Nachricht im Verlauf des Kontakts, und die Person, die zuletzt an diesen Kontakt geschrieben hat, bekommt eine Glocke. Ist noch niemand zugeordnet, geht die Glocke an die Inhaberin bzw. den Inhaber.
Schreibt jemand STOP (oder „stopp“, „abmelden“, „abbestellen“), wird die WhatsApp-Einwilligung sofort widerrufen. Danach gehen keine WhatsApp-Nachrichten mehr an diese Nummer – auch keine dienstlichen.
Verbindung trennen
Unter Integrationen → WhatsApp kannst du die Verbindung jederzeit trennen. Der Versand hört sofort auf, das Zugangs-Token wird gelöscht. Anlässe und Verlauf bleiben erhalten; zum Weiterversenden verbindest du erneut.
Gut zu wissen
- Der Verlauf zeigt jede WhatsApp-Nachricht mit Zustand (verschickt, zugestellt, gelesen, fehlgeschlagen) und Kosten – genauso wie beim SMS-Kanal.
- Lehnt Meta eine Nachricht ab (zum Beispiel, weil die Nummer nicht erreichbar ist), steht das als „fehlgeschlagen“ mit Grund im Verlauf. Abgebucht wird dann nichts.
- Wer keine WhatsApp-Nachrichten mehr bekommen soll, kann das im Kontakt über die Einwilligung steuern.