Gelbes Haus Nürnberg: ein Standardangebot in zwei Minuten statt Word und Excel

Rund 200 bis 250 Veranstaltungen im Jahr, davon etwa 90 Hochzeiten – und jedes Angebot lag bis vor Kurzem als Word- oder Excel-Datei auf einem Server im Büro. Heute dauert ein Standardangebot beim Gelben Haus in Nürnberg zwei Minuten.

Sebastian Homrighausen leitet das Catering im Gelben Haus. Der Betrieb macht Event- und Full-Service-Catering rund um Nürnberg, Erlangen und Fürth, inzwischen auch mit Abstechern nach München. Am liebsten große Firmenevents, „die etwas außer der Reihe sind“. Das Hauptgeschäft ist saisonabhängig: In den Sommermonaten bestimmen die Hochzeiten den Kalender.

Kurzprofil

• Gelbes Haus, Nürnberg
• Event- und Full-Service-Catering
• rund 200 bis 250 Veranstaltungen im Jahr, davon etwa 90 Hochzeiten
• von der Geburtstagsfeier mit 30 Gästen bis zum Firmenevent mit 1.000 Gästen
• unterwegs in Nürnberg, Erlangen, Fürth und zunehmend in München
• Ansprechpartner: Sebastian Homrighausen, Geschäftsleiter Catering
• vorher: Angebote in Word und Excel, gespeichert auf einem Server im Büro

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Vorher: unzählige Dateien auf einem Server im Büro

Angebote, Kalkulationen, Listen – alles lief in Word und Excel. Das Team arbeitet überwiegend im Büro, und die Dateien lagen auf einem Server, der genau dort steht.

Dazu kam die Frage, von wo aus man überhaupt arbeiten kann. Wer nicht im Büro saß, musste sich erst per VPN auf den Server einwählen.

Was das neue System können musste

Homrighausen hatte drei Anforderungen. Erstens Zugriff von überall: Laptop aufklappen oder das Handy nehmen und loslegen, ohne Einwahl auf einen Server. Zweitens eine Oberfläche, die sich selbst erklärt – eine vorgefertigte Maske, damit nicht jede neue Kollegin und jeder neue Kollege lange eingelernt werden muss. Drittens Tempo:

Nur so lassen sich die Kundinnen und Kunden einfangen, die gerade auf der Suche sind.

Ein Standardangebot in zwei Minuten

Am deutlichsten spürt Homrighausen den Unterschied bei den Standardlocations: einigen festen Locations mit festen Buffets.

Am längsten dauert inzwischen das Anlegen neuer Kundinnen und Kunden. Das Angebot selbst sei „nur noch ein Klickwerk von kurzer Dauer. Das ist das, wo ich hin wollte.“ Genau dorthin sollen als Nächstes auch die individuellen Angebote.

Korrigieren statt neu aufmachen

Weil das Gelbe Haus noch ein relativ kleines Unternehmen ist, geht jedes Angebot am Ende durch Homrighausens Hand. Früher hieß das: Excel- oder Word-Dokument öffnen, ändern, speichern, verschicken. Heute öffnet er das Angebot online, tippt seine Änderungen ein und gibt es zum Versand frei.

Dazu kommt ein einheitlicher Auftritt. Früher sah jedes Angebot anders aus, heute haben alle dasselbe Design.

Warum Univents

Das Gelbe Haus hat sich vor der Entscheidung viele Programme angesehen und mehrere getestet. Nach einigen Monaten im Einsatz sagt Homrighausen: „Ich bereue es tatsächlich nicht.“ Den Ausschlag gab die Oberfläche:

Mindestens genauso wichtig ist ihm die Zusammenarbeit. Probleme wurden gelöst, und eigene Wünsche und Ideen fließen ins Produkt ein. Ein Beispiel aus der Woche des Interviews: Zugänge für Leute, die nur sehen und nichts bearbeiten sollen.

Was ehrlich noch offen ist

Beim Tempo ist das Gelbe Haus nach eigener Aussage noch nicht dort, wo es hinwill – „das ist aber nicht dem Programm geschuldet“, sagt Homrighausen. Die Umstellung lief nebenbei, mitten in der Hochsaison und während eines Personalwechsels. Auch der Weihnachts- und Messe-Shop ist gerade erst gestartet.

Noch nicht umgestellt sind die Equipmentlisten und die Ablaufpläne. Die Ablaufpläne entstehen weiterhin in Word, per Copy-and-paste, weil jede Veranstaltung anders ist und viel Kundenabsprache drinsteckt. Was sich Homrighausen dafür wünscht: eine Maske, die Standards wie die Buffets übernimmt und Platz für den individuellen Teil lässt.

Für wen es passt – und für wen nicht

Nicht empfehlen würde Homrighausen Univents allen, die mit Catering nichts zu tun haben, und Betrieben, in denen eine Person alles allein macht:

Für Betriebe mit mehr Mitarbeitenden, bei denen sich viel überschneidet, sei es dagegen „eine absolut coole Geschichte“. Und weil sich die Oberfläche gerade schnell weiterentwickelt:

Ein Satz zum Schluss

Gefragt, was sich seit der Einführung geändert hat, braucht Homrighausen nicht lange: