Ramificazioni, Testa regola e bozza di regola con l’IA

Oltre alle basi, il Canvas offre altri tre strumenti: una regola può avere più percorsi invece di un’unica catena di azioni, puoi testare una regola prima che sia attiva e puoi far creare alla IA la bozza di una regola partendo da una frase. Questo articolo spiega tutti e tre. Le basi di una regola (trigger, condizioni, azioni) sono descritte in Automazioni: nozioni di base e prima regola.

Ramificazioni: una regola con più percorsi

Una regola senza ramificazioni ha un solo percorso: la catena di azioni che hai conosciuto nell’articolo sulle basi. Con una ramificazione, invece, la regola ottiene più percorsi che reagiscono in modo diverso a seconda della condizione, ad esempio «Evento aziendale → notifica il team A, altrimenti → notifica il team B».

1. Apri la regola nel Canvas (per una nuova regola si apre automaticamente, per una regola esistente tramite l’icona Apri nel canvas nella sua riga).
2. Nella barra degli strumenti clicca su Ramificazione. Viene aggiunto un nuovo percorso con un nome: il percorso Altrimenti originale resta come ultimo percorso.
3. Clicca sul nodo del nuovo percorso per configurarlo: in Nome del percorso assegna una denominazione (ad es. «Eventi aziendali»). Comparirà poi nel Canvas e nella cronologia delle esecuzioni e spiegherà perché la regola ha seguito proprio quella strada.
4. In Condizione per questo percorso inserisci almeno una condizione. Un percorso senza condizione scatterebbe sempre.
5. Aggiungi al percorso una o più azioni con Aggiungi azione: i limiti sono gli stessi di una regola senza ramificazioni, cioè al massimo tre azioni normali e al massimo 7 righe di azione in totale per percorso.
6. Ripeti i passaggi per gli altri percorsi. In totale sono possibili fino a cinque percorsi (incluso il percorso Altrimenti).

Come vengono verificati i percorsi: Univents controlla i percorsi da sinistra a destra. Viene eseguito il primo percorso la cui condizione è soddisfatta, e solo quello. Il percorso Altrimenti viene eseguito se nessuno dei percorsi precedenti è soddisfatto; non ha una condizione propria e non può essere eliminato finché esistono percorsi condizionati. Se nessun percorso è soddisfatto e (perché l’hai eliminato) non esiste più un percorso Altrimenti, all’attivazione della regola non succede nulla: lo vedrai annotato nella cronologia delle esecuzioni.

Eliminare un percorso: tramite l’icona del cestino sul percorso. Univents ti avvisa prima di quante azioni verranno eliminate insieme al percorso e segnala anche un eventuale ritardo in attesa in quel percorso.

Sciogliere di nuovo la ramificazione: con Unisci ramificazione riunisci tutti i percorsi in un’unica catena lineare. Le condizioni dei singoli percorsi non valgono più e tutte le azioni vengono eseguite semplicemente una dopo l’altra. Se, unite, le azioni superassero il numero consentito in una catena, devi prima rimuoverne alcune.

Modifica nella finestra con il modulo: non appena una regola ha più di un percorso, può essere modificata solo nel Canvas. La finestra con il modulo la mostra in sola lettura e rimanda al Canvas: se salvasse, i percorsi aggiuntivi andrebbero persi, perché la finestra conosce una sola catena.

Testare una regola prima che venga eseguita

Il pulsante Testa regola è disponibile sia nel Canvas sia nella finestra con il modulo, direttamente accanto ai pulsanti Salva/Annulla.

1. Clicca su Testa regola.
2. Univents cerca nel tuo workspace l’ultimo record che corrisponde al tuo trigger e valuta la regola su di esso.
3. Il risultato ti mostra passo per passo cosa succederebbe: su quale record è stato eseguito il test, quale percorso scatterebbe (in una regola con ramificazioni) e, per ogni azione, i dettagli concreti. Per Invia e-mail, ad esempio, destinatario e oggetto; per Modifica stato lo stato di destinazione; per Esegui tool il tool scelto.
4. Se un’azione verrebbe saltata (ad es. perché manca un campo obbligatorio o un tool non è adatto all’oggetto), anche questo compare nel risultato, con il motivo.

Non succede nulla di reale: non viene inviata nessuna e-mail, non viene impostato nessun campo, non viene modificato nessuno stato e non viene salvato nulla. Il test è di sola lettura.

Se nel tuo workspace non c’è (ancora) un record adatto, al posto del risultato compare un’apposita nota. Per alcuni trigger, come E-mail ricevuta, non esiste un oggetto di test, perché non si tratta di oggetti esistenti nei quali si possa cercare.

Creare la bozza di una regola da una frase

Invece di comporre una regola nodo per nodo nel Canvas, puoi anche farne creare la bozza alla IA partendo da una frase.

1. Nella pagina Automazioni clicca in alto su Descrivila invece di crearla (accanto al pulsante Modelli).
2. Descrivi in una frase cosa deve succedere automaticamente, ad esempio «Quando arriva una nuova richiesta, invia una conferma di ricezione e crea per me un’attività di follow-up.»
3. Clicca su Crea la bozza della regola. La IA ne ricava un trigger, le condizioni adatte e le azioni.
4. La bozza si apre direttamente nell’editor. Controllala come qualsiasi altra regola e completa ciò che la IA non può sapere, ad esempio chi esattamente deve essere avvisato o quale modello e-mail usare.
5. Solo un clic su Salva crea davvero la regola. Fino a quel momento non viene salvato né attivato nulla.

Se la IA non riesce a rappresentare in modo sensato la tua descrizione, te lo dice invece di creare una regola poco adatta. Magari uno dei modelli già pronti di Automazioni: nozioni di base e prima regola fa al caso tuo?

La funzione utilizza il credito IA del tuo workspace: maggiori informazioni in Credito IA e utilizzo. Se il credito è esaurito o la funzione IA non è configurata, al posto della bozza riceverai un messaggio corrispondente.

Cosa è incluso nel piano Growth

Le ramificazioni, Modifica stato, le azioni di creazione (Crea attività, Crea Function Sheet, Crea lista di produzione, Crea preventivo da modello, Programma da modello), i modelli e-mail personalizzati in Invia e-mail, Esegui tool e la bozza di regola con la IA fanno parte del piano Growth. Senza questo piano, nell’editor mancano i relativi pulsanti e tipi di azione. Testa regola è l’eccezione e si può usare con qualsiasi piano.

Per ciò che esiste già non cambia nulla: ogni regola già presente, anche con più percorsi o con un’azione riservata al piano, continua a funzionare invariata. Puoi disattivarla o eliminarla in qualsiasi momento; per modificarla ti serve il piano Growth. Le regole semplici, senza ramificazioni, con le azioni di base (Invia e-mail, Notifica utente, Imposta campo, Assegna dipendente, Modifica tag, Ritardo, le due azioni IA) restano creabili senza limitazioni con qualsiasi piano.

Domande frequenti

Posso modificare una regola con ramificazioni nella finestra con il modulo? No. Non appena una regola ha più di un percorso, nella finestra è visibile solo in sola lettura. La modifica è possibile esclusivamente nel Canvas.

Cosa succede se nessuno dei miei percorsi è soddisfatto? Se esiste un percorso Altrimenti, viene eseguito quello. Se non esiste (perché l’hai eliminato) e non è soddisfatto nient’altro, non succede nulla: è quanto riporta la cronologia delle esecuzioni.

Testa regola modifica dati reali? No. Il test si limita a valutare la regola e a mostrare il risultato. Non viene inviato, impostato o salvato nulla.

Posso ancora modificare la bozza della IA prima che diventi attiva? Sì, ed è anzi necessario: la IA non sceglie cose come destinatari o modelli. Li inserisci tu dopo la bozza, prima di salvare.