Verzweigungen, Regel testen & KI-Regel-Entwurf

Über die Grundlagen hinaus bietet der Canvas drei weitere Werkzeuge: Eine Regel kann statt einer einzigen Aktionskette mehrere Pfade haben, du kannst eine Regel testen, bevor sie scharf ist, und du kannst eine Regel per KI aus einem Satz entwerfen lassen. Dieser Artikel erklärt alle drei. Die Grundlagen einer Regel (Auslöser, Bedingungen, Aktionen) stehen in Automatisierungen: Grundlagen & erste Regel.

Verzweigungen: eine Regel mit mehreren Pfaden

Eine unverzweigte Regel hat genau einen Pfad — die Aktionskette, die du im Grundlagen-Artikel kennengelernt hast. Bei einer Verzweigung bekommt die Regel stattdessen mehrere Pfade, die je nach Bedingung unterschiedlich reagieren, zum Beispiel „Firmenevent → Team A benachrichtigen, sonst → Team B benachrichtigen".

1. Öffne die Regel im Canvas (bei einer neuen Regel automatisch, bei einer bestehenden über das Symbol Im Canvas öffnen in ihrer Zeile).
2. Klicke in der Werkzeugleiste auf Verzweigung. Ein neuer, benannter Pfad kommt hinzu — der ursprüngliche Sonst-Pfad bleibt als letzter Pfad bestehen.
3. Klicke auf den neuen Pfad-Knoten, um ihn zu konfigurieren: Vergib unter Name des Pfads eine Bezeichnung (z. B. „Firmenevents") — sie erscheint später im Canvas und im Ausführungsverlauf und erklärt, warum die Regel diesen Weg genommen hat.
4. Trag unter Bedingung für diesen Pfad mindestens eine Bedingung ein. Ein Pfad ohne Bedingung würde sonst immer greifen.
5. Füge dem Pfad über Aktion hinzufügen eine oder mehrere Aktionen hinzu — die Grenzen sind dieselben wie bei einer unverzweigten Regel: höchstens drei reguläre Aktionen, insgesamt höchstens 7 Aktionszeilen je Pfad.
6. Wiederhole die Schritte für weitere Pfade. Insgesamt sind bis zu fünf Pfade möglich (inklusive des Sonst-Pfads).

Wie die Pfade geprüft werden: Univents prüft die Pfade von links nach rechts. Der erste Pfad, dessen Bedingung zutrifft, läuft — und nur der. Der Sonst-Pfad läuft, wenn keiner der Pfade davor zutrifft; er hat selbst keine Bedingung und lässt sich nicht löschen, solange es bedingte Pfade gibt. Trifft kein Pfad zu und gibt es (durch Löschen) keinen Sonst-Pfad mehr, passiert beim Auslösen der Regel nichts — das wird im Ausführungsverlauf vermerkt.

Einen Pfad löschen: Über das Papierkorb-Symbol am Pfad. Univents warnt dich vorher, wie viele Aktionen dabei mit verschwinden, und weist auch auf eine wartende Verzögerung in diesem Pfad hin.

Verzweigung wieder auflösen: Über Verzweigung auflösen legst du alle Pfade zu einer einzigen, linearen Kette zusammen — die bisherigen Bedingungen der Pfade gelten danach nicht mehr, alle Aktionen laufen einfach nacheinander. Wären es zusammengelegt mehr Aktionen, als eine Kette erlaubt, musst du vorher welche entfernen.

Bearbeitung im Formular-Dialog: Sobald eine Regel mehr als einen Pfad hat, lässt sie sich nur noch im Canvas bearbeiten. Der Formular-Dialog zeigt sie schreibgeschützt an und verlinkt auf den Canvas — würde er speichern, gingen die zusätzlichen Pfade verloren, weil der Dialog nur eine einzige Kette kennt.

Regel testen, bevor sie läuft

Der Button Regel testen steht sowohl im Canvas als auch im Formular-Dialog zur Verfügung — direkt neben den Speichern-/Verwerfen-Buttons.

1. Klicke auf Regel testen.
2. Univents sucht den letzten zu deinem Auslöser passenden Datensatz in deinem Workspace und wertet die Regel dagegen aus.
3. Das Ergebnis zeigt dir Schritt für Schritt, was passieren würde: gegen welchen Datensatz getestet wurde, welcher Pfad greifen würde (bei einer verzweigten Regel), und pro Aktion die konkreten Details — bei E-Mail senden zum Beispiel Empfänger und Betreff, bei Status ändern den Zielstatus, bei Tool ausführen das gewählte Werkzeug.
4. Würde eine Aktion übersprungen (z. B. weil ein Pflichtfeld fehlt oder ein Werkzeug nicht zum Objekt passt), steht das ebenfalls im Ergebnis, mit Begründung.

Es passiert dabei nichts: Es wird keine Mail verschickt, kein Feld gesetzt, kein Status geändert und nichts gespeichert. Der Test ist rein lesend.

Gibt es (noch) keinen passenden Datensatz in deinem Workspace, steht dort ein entsprechender Hinweis statt eines Ergebnisses. Für manche Auslöser — etwa E-Mail empfangen — gibt es kein Testobjekt, weil es sich nicht um durchsuchbare Bestandsobjekte handelt.

Eine Regel aus einem Satz entwerfen

Statt eine Regel Knoten für Knoten im Canvas zusammenzustellen, kannst du sie auch von der KI aus einem Satz entwerfen lassen.

1. Klicke auf der Seite Automatisierungen oben auf Beschreiben statt bauen (neben dem Button Vorlagen).
2. Beschreib in einem Satz, was automatisch passieren soll — zum Beispiel „Wenn eine neue Anfrage reinkommt, schick eine Eingangsbestätigung und leg mir eine Aufgabe für die Nachverfolgung an."
3. Klicke auf Regel entwerfen. Die KI baut daraus einen Auslöser, passende Bedingungen und Aktionen.
4. Der Entwurf öffnet sich direkt im Editor. Prüfe ihn wie jede andere Regel und ergänze, was die KI nicht wissen kann — zum Beispiel wer genau benachrichtigt werden soll oder welche E-Mail-Vorlage verwendet wird.
5. Erst ein Klick auf Speichern legt die Regel tatsächlich an. Bis dahin ist nichts gespeichert oder aktiviert.

Kann die KI deine Beschreibung nicht sinnvoll abbilden, sagt sie dir das statt eine unpassende Regel zu erzeugen — passt stattdessen vielleicht eine der fertigen Vorlagen aus Automatisierungen: Grundlagen & erste Regel?

Die Funktion nutzt das KI-Guthaben deines Workspace — mehr dazu in KI-Guthaben und Nutzung. Ist das Guthaben aufgebraucht oder die KI-Funktion nicht eingerichtet, bekommst du eine entsprechende Meldung statt eines Entwurfs.

Was zum Growth-Tarif gehört

Verzweigungen, Status ändern, die Erzeuger-Aktionen (Aufgabe erstellen, Function-Sheet erstellen, Produktionsliste erstellen), eigene Mail-Vorlagen bei E-Mail senden, Tool ausführen und der KI-Regel-Entwurf gehören zum Growth-Tarif. Ohne diesen Tarif fehlen die passenden Buttons und Aktionstypen im Editor. Regel testen ist davon ausgenommen und in jedem Tarif nutzbar.

Für den Bestand ändert sich nichts: Jede bereits bestehende Regel — auch eine mit mehreren Pfaden oder einer gegateten Aktion — läuft unverändert weiter. Du kannst sie jederzeit ausschalten oder löschen; um sie zu bearbeiten, brauchst du den Growth-Tarif. Einfache, unverzweigte Regeln mit den Basis-Aktionen (E-Mail senden, Nutzer benachrichtigen, Feld setzen, Mitarbeiter zuweisen, Tags ändern, Verzögerung, die beiden KI-Aktionen) bleiben in jedem Tarif uneingeschränkt anlegbar.

Häufige Fragen

Kann ich eine verzweigte Regel im Formular-Dialog bearbeiten? Nein. Sobald eine Regel mehr als einen Pfad hat, ist sie im Dialog nur noch schreibgeschützt sichtbar. Bearbeiten geht ausschließlich im Canvas.

Was passiert, wenn keiner meiner Pfade zutrifft? Gibt es einen Sonst-Pfad, läuft der. Gibt es keinen (weil du ihn gelöscht hast) und trifft auch sonst nichts zu, passiert nichts — das steht so im Ausführungsverlauf.

Verändert Regel testen echte Daten? Nein. Der Test wertet nur aus und zeigt das Ergebnis an. Es wird nichts verschickt, gesetzt oder gespeichert.

Kann ich den KI-Entwurf noch anpassen, bevor er scharf wird? Ja, und das ist sogar nötig: Die KI trifft keine Auswahl bei Dingen wie Empfängern oder Vorlagen — die trägst du nach dem Entwurf selbst ein, bevor du speicherst.