Vertakkingen, Regel testen & AI-regelontwerp

Naast de basis biedt Canvas drie extra tools: een regel kan in plaats van één actieketen meerdere paden hebben, je kunt een regel testen voordat hij actief is, en je kunt een regel met AI laten ontwerpen uit één zin. Dit artikel legt alle drie uit. De basis van een regel (trigger, voorwaarden, acties) vind je in Automatiseringen: basis & eerste regel.

Vertakkingen: een regel met meerdere paden

Een regel zonder vertakking heeft precies één pad: de actieketen die je in het basisartikel hebt leren kennen. Bij een vertakking krijgt de regel in plaats daarvan meerdere paden die afhankelijk van de voorwaarde anders reageren, bijvoorbeeld „Bedrijfsevenement → team A informeren, anders → team B informeren”.

1. Open de regel in Canvas (bij een nieuwe regel gebeurt dit automatisch, bij een bestaande regel via het icoon Openen in canvas in de bijbehorende rij).
2. Klik in de werkbalk op Vertakking. Er komt een nieuw pad met een naam bij. Het oorspronkelijke Anders-pad blijft als laatste pad bestaan.
3. Klik op het nieuwe padknooppunt om het in te stellen: geef onder Naam van het pad een benaming op (bijv. „Bedrijfsevenementen”). Die verschijnt later in Canvas en in de uitvoeringsgeschiedenis en laat zien waarom de regel deze route heeft genomen.
4. Vul onder Voorwaarde voor dit pad minstens één voorwaarde in. Een pad zonder voorwaarde zou anders altijd van toepassing zijn.
5. Voeg via Actie toevoegen een of meer acties aan het pad toe. De limieten zijn dezelfde als bij een regel zonder vertakking: maximaal drie reguliere acties, in totaal maximaal 7 actieregels per pad.
6. Herhaal de stappen voor extra paden. In totaal zijn maximaal vijf paden mogelijk (inclusief het Anders-pad).

Hoe de paden worden gecontroleerd: Univents controleert de paden van links naar rechts. Het eerste pad waarvan de voorwaarde klopt, wordt uitgevoerd, en alleen dat pad. Het Anders-pad wordt uitgevoerd als geen van de paden ervoor van toepassing is. Het heeft zelf geen voorwaarde en kan niet worden verwijderd zolang er paden met een voorwaarde zijn. Is er geen enkel pad van toepassing en is er (door verwijdering) geen Anders-pad meer, dan gebeurt er niets wanneer de regel wordt geactiveerd. Dat wordt in de uitvoeringsgeschiedenis vermeld.

Een pad verwijderen: Via het prullenbakicoon bij het pad. Univents waarschuwt je vooraf hoeveel acties daarbij verdwijnen en wijst ook op een wachtende vertraging in dit pad.

Een vertakking weer samenvoegen: Met Vertakking samenvoegen voeg je alle paden samen tot één lineaire keten. De eerdere voorwaarden van de paden gelden daarna niet meer; alle acties worden gewoon na elkaar uitgevoerd. Zouden het samengevoegd meer acties zijn dan een keten toestaat, dan moet je er eerst een aantal verwijderen.

Bewerken in de formulierdialoog: Zodra een regel meer dan één pad heeft, kun je hem alleen nog in Canvas bewerken. De formulierdialoog toont hem dan alleen-lezen en verwijst naar Canvas. Zou de dialoog opslaan, dan gingen de extra paden verloren, omdat de dialoog maar één keten kent.

Regel testen voordat hij actief is

De knop Regel testen is beschikbaar in zowel Canvas als de formulierdialoog, direct naast de knoppen voor opslaan en annuleren.

1. Klik op Regel testen.
2. Univents zoekt het laatste record in je workspace dat bij je trigger past en beoordeelt de regel daaraan.
3. Het resultaat laat stap voor stap zien wat er zou gebeuren: aan welk record is getest, welk pad van toepassing zou zijn (bij een regel met vertakking) en per actie de concrete details. Bij E-mail versturen zijn dat bijvoorbeeld ontvanger en onderwerp, bij Status wijzigen de doelstatus en bij Tool uitvoeren de gekozen tool.
4. Zou een actie worden overgeslagen (bijv. omdat een verplicht veld ontbreekt of een tool niet bij het object past), dan staat dat ook in het resultaat, met een toelichting.

Er gebeurt niets echt: er wordt geen e-mail verstuurd, geen veld ingesteld, geen status gewijzigd en er wordt niets opgeslagen. De test is puur lezend.

Is er (nog) geen passend record in je workspace, dan zie je een bijbehorende melding in plaats van een resultaat. Voor sommige triggers, zoals E-mail ontvangen, is er geen testobject, omdat het geen doorzoekbare bestaande objecten zijn.

Een regel ontwerpen uit één zin

In plaats van een regel knooppunt voor knooppunt in Canvas samen te stellen, kun je hem ook door de AI laten ontwerpen uit één zin.

1. Klik op de pagina Automatiseringen bovenaan op Beschrijven in plaats van bouwen (naast de knop Sjablonen).
2. Beschrijf in één zin wat automatisch moet gebeuren, bijvoorbeeld „Als er een nieuwe aanvraag binnenkomt, stuur dan een ontvangstbevestiging en maak een taak voor me aan voor de opvolging.”
3. Klik op Regel ontwerpen. De AI maakt hier een trigger, passende voorwaarden en acties van.
4. Het ontwerp opent direct in de editor. Controleer het zoals elke andere regel en vul aan wat de AI niet kan weten, bijvoorbeeld wie precies moet worden geïnformeerd of welk e-mailsjabloon wordt gebruikt.
5. Pas een klik op Opslaan maakt de regel daadwerkelijk aan. Tot die tijd is er niets opgeslagen of geactiveerd.

Kan de AI je beschrijving niet zinvol omzetten, dan zegt ze dat in plaats van een onpassende regel te maken. Past misschien een van de kant-en-klare sjablonen uit Automatiseringen: basis & eerste regel beter?

De functie gebruikt het AI-tegoed van je workspace. Meer daarover lees je in AI-tegoed en gebruik. Is het tegoed op of is de AI-functie niet ingesteld, dan krijg je een bijbehorende melding in plaats van een ontwerp.

Wat bij het Growth-abonnement hoort

Vertakkingen, Status wijzigen, de aanmaakacties (Taak aanmaken, Function Sheet aanmaken, Productielijst aanmaken, Offerte aanmaken uit sjabloon, Draaiboek uit sjabloon), eigen e-mailsjablonen bij E-mail versturen, Tool uitvoeren en het AI-regelontwerp horen bij het Growth-abonnement. Zonder dit abonnement ontbreken de bijbehorende knoppen en actietypen in de editor. Regel testen is hiervan uitgezonderd en is in elk abonnement te gebruiken.

Voor bestaande regels verandert er niets: elke regel die al bestaat, ook een regel met meerdere paden of een afgeschermde actie, blijft ongewijzigd werken. Je kunt hem op elk moment uitzetten of verwijderen; om hem te bewerken heb je het Growth-abonnement nodig. Eenvoudige regels zonder vertakking met de basisacties (E-mail versturen, gebruiker informeren, veld instellen, medewerker toewijzen, tags wijzigen, vertraging, de beide AI-acties) kun je in elk abonnement onbeperkt aanmaken.

Veelgestelde vragen

Kan ik een regel met vertakking in de formulierdialoog bewerken? Nee. Zodra een regel meer dan één pad heeft, is hij in de dialoog alleen nog alleen-lezen zichtbaar. Bewerken kan uitsluitend in Canvas.

Wat gebeurt er als geen van mijn paden van toepassing is? Is er een Anders-pad, dan wordt dat uitgevoerd. Is er geen (omdat je het hebt verwijderd) en is er ook verder niets van toepassing, dan gebeurt er niets. Dat staat zo in de uitvoeringsgeschiedenis.

Verandert Regel testen echte gegevens? Nee. De test beoordeelt alleen en toont het resultaat. Er wordt niets verstuurd, ingesteld of opgeslagen.

Kan ik het AI-ontwerp nog aanpassen voordat het actief wordt? Ja, en dat is zelfs nodig: de AI maakt geen keuze bij zaken als ontvangers of sjablonen. Die vul je na het ontwerp zelf in, voordat je opslaat.