Embranchements, tester la règle et brouillon de règle par IA

Au-delà des bases, le Canvas propose trois outils supplémentaires : une règle peut avoir plusieurs branches au lieu d’une seule chaîne d’actions, vous pouvez tester une règle avant qu’elle ne soit active, et vous pouvez faire créer un brouillon de règle par l’IA à partir d’une phrase. Cet article explique ces trois outils. Les bases d’une règle (déclencheur, conditions, actions) sont décrites dans Automatisations : les bases et votre première règle.

Embranchements : une règle à plusieurs branches

Une règle sans embranchement n’a qu’une seule branche : la chaîne d’actions que vous avez découverte dans l’article sur les bases. Avec un embranchement, la règle obtient à la place plusieurs branches qui réagissent différemment selon la condition, par exemple « Événement d’entreprise → notifier l’équipe A, sinon → notifier l’équipe B ».

1. Ouvrez la règle dans le Canvas (automatiquement pour une nouvelle règle, pour une règle existante via l’icône Ouvrir dans le canvas sur sa ligne).
2. Dans la barre d’outils, cliquez sur Embranchement. Une nouvelle branche nommée est ajoutée ; la branche Sinon d’origine reste en dernière position.
3. Cliquez sur le nœud de la nouvelle branche pour la configurer : saisissez un intitulé sous Nom de la branche (par ex. « Événements d’entreprise »). Il apparaîtra ensuite dans le canvas et dans l’historique d’exécution, et expliquera pourquoi la règle a emprunté ce chemin.
4. Sous Condition de cette branche, indiquez au moins une condition. Une branche sans condition s’appliquerait sinon systématiquement.
5. Ajoutez une ou plusieurs actions à la branche via Ajouter une action. Les limites sont les mêmes que pour une règle sans embranchement : trois actions standard au maximum, et 7 lignes d’action au maximum par branche.
6. Répétez ces étapes pour d’autres branches. Vous pouvez avoir jusqu’à cinq branches au total (branche Sinon comprise).

Comment les branches sont vérifiées : Univents vérifie les branches de gauche à droite. La première branche dont la condition est remplie s’exécute, et elle seule. La branche Sinon s’exécute lorsqu’aucune des branches précédentes ne correspond ; elle n’a pas de condition propre et ne peut pas être supprimée tant qu’il existe des branches conditionnelles. Si aucune branche ne correspond et qu’il n’y a plus de branche Sinon (parce que vous l’avez supprimée), il ne se passe rien lors du déclenchement de la règle ; cela est consigné dans l’historique d’exécution.

Supprimer une branche : via l’icône de corbeille sur la branche. Univents vous avertit au préalable du nombre d’actions qui disparaîtront avec elle, et signale également un délai d’attente en cours dans cette branche.

Fusionner l’embranchement : avec Fusionner l'embranchement, vous regroupez toutes les branches en une seule chaîne linéaire. Les conditions antérieures des branches ne s’appliquent alors plus, et toutes les actions s’exécutent simplement les unes après les autres. Si, une fois regroupées, elles dépassaient le nombre d’actions autorisé dans une chaîne, vous devez d’abord en supprimer.

Modification dans la boîte de dialogue du formulaire : dès qu’une règle compte plus d’une branche, elle ne peut plus être modifiée que dans le Canvas. La boîte de dialogue du formulaire l’affiche en lecture seule et renvoie vers le Canvas : un enregistrement depuis cette boîte de dialogue ferait perdre les branches supplémentaires, car elle ne connaît qu’une seule chaîne.

Tester une règle avant son exécution

Le bouton Tester la règle est disponible dans le Canvas comme dans la boîte de dialogue du formulaire, juste à côté des boutons Enregistrer et Annuler.

1. Cliquez sur Tester la règle.
2. Univents recherche le dernier enregistrement de votre workspace correspondant à votre déclencheur et évalue la règle sur cet enregistrement.
3. Le résultat vous montre étape par étape ce qui se passerait : l’enregistrement sur lequel le test a été effectué, la branche qui s’appliquerait (pour une règle avec embranchement) et, pour chaque action, les détails concrets : pour Envoyer un e-mail par exemple, le destinataire et l’objet, pour Modifier le statut le statut cible, pour Exécuter un outil l’outil choisi.
4. Si une action était ignorée (par exemple parce qu’un champ obligatoire est vide ou qu’un outil ne convient pas à l’objet), le résultat l’indique également, avec la raison.

Il ne se passe rien en réalité : aucun e-mail n’est envoyé, aucun champ n’est renseigné, aucun statut n’est modifié et rien n’est enregistré. Le test est en lecture seule.

S’il n’existe (pas encore) d’enregistrement correspondant dans votre workspace, une remarque correspondante s’affiche à la place d’un résultat. Pour certains déclencheurs, comme E-mail reçu, il n’existe pas d’objet de test, car il ne s’agit pas d’objets existants que l’on peut rechercher.

Créer un brouillon de règle à partir d’une phrase

Au lieu d’assembler une règle nœud par nœud dans le Canvas, vous pouvez aussi la faire rédiger en brouillon par l’IA à partir d’une phrase.

1. Sur la page Automatisations, cliquez en haut sur Décrire plutôt que construire (à côté du bouton Modèles).
2. Décrivez en une phrase ce qui doit se passer automatiquement, par exemple « Lorsqu’une nouvelle demande arrive, envoyer un accusé de réception et me créer une tâche de suivi. »
3. Cliquez sur Créer un brouillon de règle. L’IA en tire un déclencheur, des conditions adaptées et des actions.
4. Le brouillon s’ouvre directement dans l’éditeur. Vérifiez-le comme n’importe quelle autre règle et complétez ce que l’IA ne peut pas savoir, par exemple qui doit précisément être notifié ou quel modèle d’e-mail utiliser.
5. Seul un clic sur Enregistrer crée réellement la règle. Jusque-là, rien n’est enregistré ni activé.

Si l’IA ne parvient pas à traduire votre description de façon pertinente, elle vous le dit au lieu de générer une règle inadaptée. L’un des modèles prêts à l’emploi décrits dans Automatisations : les bases et votre première règle conviendra peut-être mieux ?

Cette fonction utilise le crédit IA de votre workspace ; pour en savoir plus, consultez Crédit IA et utilisation. Si le crédit est épuisé ou si la fonction IA n’est pas configurée, vous recevez un message correspondant à la place d’un brouillon.

Ce qui est inclus dans l’offre Growth

Les embranchements, Modifier le statut, les actions de création (Créer une tâche, Créer un Function Sheet, Créer une liste de production, Créer un devis à partir d'un modèle, Créer un déroulé à partir d'un modèle), les modèles d’e-mail personnalisés dans Envoyer un e-mail, Exécuter un outil et le brouillon de règle par IA font partie de l’offre Growth. Sans cette offre, les boutons et types d’actions correspondants sont absents de l’éditeur. Tester la règle fait exception et est utilisable avec toutes les offres.

Rien ne change pour les règles existantes : toute règle déjà en place, y compris une règle comportant plusieurs branches ou une action réservée à l’offre Growth, continue de s’exécuter sans changement. Vous pouvez la désactiver ou la supprimer à tout moment ; pour la modifier, il vous faut l’offre Growth. Les règles simples, sans embranchement, avec les actions de base (Envoyer un e-mail, notifier l’utilisateur, définir un champ, affecter un employé, modifier les tags, temporisation, les deux actions IA) restent librement créables avec toutes les offres.

Questions fréquentes

Puis-je modifier une règle avec embranchement dans la boîte de dialogue du formulaire ? Non. Dès qu’une règle compte plus d’une branche, elle n’est visible qu’en lecture seule dans la boîte de dialogue. La modification se fait exclusivement dans le Canvas.

Que se passe-t-il si aucune de mes branches ne correspond ? S’il existe une branche Sinon, c’est elle qui s’exécute. S’il n’y en a pas (parce que vous l’avez supprimée) et que rien d’autre ne correspond, il ne se passe rien ; c’est ce qu’indique l’historique d’exécution.

Tester la règle modifie-t-il des données réelles ? Non. Le test se contente d’évaluer la règle et d’afficher le résultat. Rien n’est envoyé, défini ni enregistré.

Puis-je encore adapter le brouillon de l’IA avant qu’il ne soit actif ? Oui, et c’est même nécessaire : l’IA ne fait aucun choix pour des éléments tels que les destinataires ou les modèles. Vous les renseignez vous-même après le brouillon, avant d’enregistrer.