Bifurcaciones, probar reglas y borrador de reglas con IA

Además de lo básico, el Canvas ofrece tres herramientas más: una regla puede tener varias rutas en lugar de una única cadena de acciones, puedes probar una regla antes de activarla y puedes pedir a la IA que redacte una regla a partir de una frase. Este artículo explica las tres. Los fundamentos de una regla (disparador, condiciones, acciones) están en Automatizaciones: fundamentos y primera regla.

Bifurcaciones: una regla con varias rutas

Una regla sin bifurcar tiene exactamente una ruta: la cadena de acciones que conociste en el artículo de fundamentos. Con una bifurcación, la regla pasa a tener varias rutas que reaccionan de forma distinta según la condición, por ejemplo «Evento de empresa → notificar al equipo A; en otro caso → notificar al equipo B».

1. Abre la regla en el Canvas (se abre automáticamente si la regla es nueva; si ya existe, con el icono Abrir en el lienzo de su fila).
2. Haz clic en Bifurcación en la barra de herramientas. Se añade una ruta nueva con nombre; la ruta original En otro caso se mantiene como última ruta.
3. Haz clic en el nodo de la nueva ruta para configurarla: en Nombre de la ruta escribe una denominación (por ejemplo «Eventos de empresa»). Aparecerá después en el Canvas y en el historial de ejecución, y explica por qué la regla tomó ese camino.
4. En Condición de esta ruta introduce al menos una condición. Una ruta sin condición se aplicaría siempre.
5. Añade una o varias acciones a la ruta con Añadir acción. Los límites son los mismos que en una regla sin bifurcar: como máximo tres acciones normales y, en total, como máximo 7 líneas de acción por ruta.
6. Repite los pasos para añadir más rutas. En total puede haber hasta cinco rutas (incluida la ruta En otro caso).

Cómo se comprueban las rutas: Univents comprueba las rutas de izquierda a derecha. Se ejecuta la primera ruta cuya condición se cumple, y solo esa. La ruta En otro caso se ejecuta cuando no se cumple ninguna de las rutas anteriores; no tiene condición propia y no se puede eliminar mientras existan rutas condicionales. Si no se cumple ninguna ruta y ya no existe una ruta En otro caso (porque la has eliminado), no ocurre nada al activarse la regla; así queda registrado en el historial de ejecución.

Eliminar una ruta: con el icono de la papelera de la ruta. Univents te avisa antes de cuántas acciones desaparecerán con ella y también te advierte si hay un retraso en espera en esa ruta.

Deshacer una bifurcación: con Fusionar bifurcación reúnes todas las rutas en una única cadena lineal. Las condiciones que tenían las rutas dejan de aplicarse y todas las acciones se ejecutan una detrás de otra. Si, al fusionarlas, hubiera más acciones de las que admite una cadena, tendrás que quitar algunas antes.

Edición en el cuadro de diálogo del formulario: en cuanto una regla tiene más de una ruta, solo se puede editar en el Canvas. El cuadro de diálogo del formulario la muestra en modo de solo lectura y enlaza al Canvas: si guardara, se perderían las rutas adicionales, porque el cuadro de diálogo solo conoce una única cadena.

Probar una regla antes de que se ejecute

El botón Probar regla está disponible tanto en el Canvas como en el cuadro de diálogo del formulario, justo al lado de los botones Guardar/Descartar.

1. Haz clic en Probar regla.
2. Univents busca en tu workspace el último registro que encaja con tu disparador y evalúa la regla con él.
3. El resultado te muestra paso a paso qué ocurriría: con qué registro se ha probado, qué ruta se aplicaría (en una regla con bifurcaciones) y, para cada acción, los detalles concretos: en Enviar correo, por ejemplo, el destinatario y el asunto; en Cambiar estado, el estado de destino; en Ejecutar herramienta, la herramienta elegida.
4. Si una acción se omitiera (por ejemplo, porque falta un campo obligatorio o porque una herramienta no encaja con el objeto), también aparece en el resultado, con el motivo.

No ocurre nada real: no se envía ningún correo, no se establece ningún campo, no se cambia ningún estado y no se guarda nada. La prueba es de solo lectura.

Si todavía no hay ningún registro adecuado en tu workspace, verás un aviso en lugar de un resultado. Para algunos disparadores, como Correo recibido, no existe objeto de prueba, porque no son objetos existentes en los que se pueda buscar.

Redactar una regla a partir de una frase

En lugar de montar una regla nodo a nodo en el Canvas, también puedes pedir a la IA que la redacte a partir de una frase.

1. En la página Automatizaciones, haz clic arriba en Describir en lugar de construir (junto al botón Plantillas).
2. Describe en una frase qué debe ocurrir automáticamente, por ejemplo: «Cuando llegue una nueva solicitud, envía una confirmación de recepción y crea una tarea para mí para el seguimiento».
3. Haz clic en Redactar regla. La IA construye a partir de ello un disparador, las condiciones adecuadas y las acciones.
4. El borrador se abre directamente en el editor. Revísalo como cualquier otra regla y completa lo que la IA no puede saber, por ejemplo a quién exactamente hay que notificar o qué plantilla de correo se utiliza.
5. Solo al hacer clic en Guardar se crea realmente la regla. Hasta entonces no se ha guardado ni activado nada.

Si la IA no puede reflejar tu descripción de forma razonable, te lo dice en lugar de generar una regla que no encaja. ¿Quizá te sirva alguna de las plantillas predefinidas de Automatizaciones: fundamentos y primera regla?

Esta función utiliza el crédito de IA de tu workspace; encontrarás más información en Crédito de IA y uso. Si el crédito se ha agotado o la función de IA no está configurada, recibirás un mensaje al respecto en lugar de un borrador.

Qué incluye el plan Growth

Las bifurcaciones, Cambiar estado, las acciones de creación (Crear tarea, Crear Function Sheet, Crear lista de producción, Crear presupuesto a partir de plantilla, Programa a partir de plantilla), las plantillas de correo propias en Enviar correo, Ejecutar herramienta y el borrador de reglas con IA forman parte del plan Growth. Sin este plan, faltan en el editor los botones y los tipos de acción correspondientes. Probar regla es la excepción y se puede usar en cualquier plan.

Para lo ya existente no cambia nada: todas las reglas que ya tengas, incluso una con varias rutas o con una acción restringida por plan, siguen funcionando sin cambios. Puedes desactivarlas o eliminarlas en cualquier momento; para editarlas necesitas el plan Growth. Las reglas sencillas y sin bifurcar con las acciones básicas (Enviar correo, notificar al usuario, establecer un campo, asignar empleados, cambiar etiquetas, retraso y las dos acciones de IA) se pueden crear sin restricciones en cualquier plan.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar una regla con bifurcaciones en el cuadro de diálogo del formulario? No. En cuanto una regla tiene más de una ruta, el cuadro de diálogo solo la muestra en modo de solo lectura. Solo se puede editar en el Canvas.

¿Qué pasa si no se cumple ninguna de mis rutas? Si existe una ruta En otro caso, se ejecuta esa. Si no existe (porque la has eliminado) y tampoco se cumple nada más, no ocurre nada; así lo verás en el historial de ejecución.

¿Probar regla modifica datos reales? No. La prueba solo evalúa y muestra el resultado. No se envía, establece ni guarda nada.

¿Puedo ajustar el borrador de la IA antes de activarlo? Sí, y de hecho es necesario: la IA no elige cosas como los destinatarios o las plantillas; las introduces tú después del borrador, antes de guardar.