Ramificações, testar regra e rascunho de regra com IA

Além do básico, o Canvas oferece mais três ferramentas: em vez de uma única cadeia de ações, uma regra pode ter vários caminhos, é possível testar uma regra antes de esta estar ativa e é possível pedir à IA um rascunho de regra a partir de uma frase. Este artigo explica as três. Os fundamentos de uma regra (acionador, condições, ações) estão em Automatizações: fundamentos e primeira regra.

Ramificações: uma regra com vários caminhos

Uma regra sem ramificações tem exatamente um caminho — a cadeia de ações que ficou a conhecer no artigo sobre os fundamentos. Com uma Ramificação, a regra passa a ter vários caminhos, que reagem de forma diferente consoante a condição, por exemplo «Evento de empresa → notificar a equipa A, caso contrário → notificar a equipa B».

1. Abra a regra no Canvas (numa regra nova, abre automaticamente; numa regra existente, através do ícone Abrir no canvas na respetiva linha).
2. Clique em Ramificação na barra de ferramentas. É adicionado um novo caminho com nome — o caminho original Caso contrário mantém-se como último caminho.
3. Clique no nó do novo caminho para o configurar: em Nome do caminho, atribua uma designação (p. ex. «Eventos de empresa») — esta aparece depois no Canvas e no histórico de execuções e explica porque é que a regra seguiu este percurso.
4. Em Condição para este caminho, introduza pelo menos uma condição. Um caminho sem condição seria sempre aplicado.
5. Adicione uma ou mais ações ao caminho através de Adicionar ação — os limites são os mesmos de uma regra sem ramificações: no máximo três ações regulares e, no total, no máximo 7 linhas de ação por caminho.
6. Repita os passos para outros caminhos. No total, são possíveis até cinco caminhos (incluindo o caminho Caso contrário).

Como os caminhos são verificados: o Univents verifica os caminhos da esquerda para a direita. O primeiro caminho cuja condição se verifique é executado — e apenas esse. O caminho Caso contrário é executado quando nenhum dos caminhos anteriores se verifica; não tem condição própria e não pode ser eliminado enquanto existirem caminhos condicionados. Se nenhum caminho se verificar e já não existir um caminho Caso contrário (por ter sido eliminado), não acontece nada quando a regra é acionada — isso fica registado no histórico de execuções.

Eliminar um caminho: através do ícone do caixote do lixo no caminho. O Univents avisa previamente quantas ações desaparecem com ele e assinala também um atraso em espera nesse caminho.

Desfazer a ramificação: com Unir ramificação, todos os caminhos são reunidos numa única cadeia linear — as condições anteriores dos caminhos deixam de se aplicar e todas as ações são simplesmente executadas em sequência. Se, depois de unidas, houver mais ações do que uma cadeia permite, é necessário remover algumas antes.

Edição na caixa de diálogo do formulário: assim que uma regra tem mais do que um caminho, só pode ser editada no Canvas. A caixa de diálogo do formulário mostra-a só para leitura e remete para o Canvas — se guardasse, os caminhos adicionais perder-se-iam, porque a caixa de diálogo só conhece uma única cadeia.

Testar a regra antes de ela correr

O botão Testar regra está disponível tanto no Canvas como na caixa de diálogo do formulário — mesmo ao lado dos botões Guardar/Descartar.

1. Clique em Testar regra.
2. O Univents procura no seu workspace o último registo que corresponda ao acionador e avalia a regra com base nele.
3. O resultado mostra, passo a passo, o que aconteceria: com que registo foi feito o teste, que caminho seria aplicado (numa regra com ramificações) e, por ação, os detalhes concretos — em Enviar e-mail, por exemplo, o destinatário e o assunto; em Alterar estado, o estado de destino; em Executar ferramenta, a ferramenta escolhida.
4. Se uma ação fosse ignorada (p. ex. porque falta um campo obrigatório ou porque uma ferramenta não é adequada ao objeto), isso também consta do resultado, com a respetiva justificação.

Nada acontece com isto: não é enviado nenhum e-mail, não é definido nenhum campo, não é alterado nenhum estado e nada é guardado. O teste é apenas de leitura.

Se (ainda) não existir um registo adequado no seu workspace, aparece uma indicação nesse sentido em vez de um resultado. Para alguns acionadores — como E-mail recebido — não existe objeto de teste, porque não se trata de objetos existentes que possam ser pesquisados.

Criar um rascunho de regra a partir de uma frase

Em vez de montar uma regra nó a nó no Canvas, também pode pedir à IA que a crie a partir de uma frase.

1. Na página Automatizações, clique em Descrever em vez de criar na parte superior (ao lado do botão Modelos).
2. Descreva numa frase o que deve acontecer automaticamente — por exemplo «Quando chegar um novo pedido, envia uma confirmação de receção e cria-me uma tarefa para o acompanhamento.»
3. Clique em Criar rascunho da regra. A IA constrói a partir daí um acionador, condições adequadas e ações.
4. O rascunho abre diretamente no editor. Reveja-o como qualquer outra regra e complete o que a IA não pode saber — por exemplo, quem deve ser notificado exatamente ou que modelo de e-mail é utilizado.
5. Só ao clicar em Guardar é que a regra é efetivamente criada. Até lá, nada está guardado nem ativado.

Se a IA não conseguir representar a descrição de forma útil, di-lo em vez de criar uma regra inadequada — talvez sirva antes um dos modelos prontos de Automatizações: fundamentos e primeira regra?

A funcionalidade utiliza o crédito de IA do seu workspace — mais informações em Crédito de IA e utilização. Se o crédito estiver esgotado ou a funcionalidade de IA não estiver configurada, recebe uma mensagem correspondente em vez de um rascunho.

O que faz parte do plano Growth

As ramificações, Alterar estado, as ações de criação (Criar tarefa, Criar Function Sheet, Criar lista de produção, Criar orçamento a partir de modelo, Criar programa a partir de modelo), os modelos de e-mail personalizados em Enviar e-mail, Executar ferramenta e o rascunho de regra com IA fazem parte do plano Growth. Sem este plano, faltam no editor os botões e os tipos de ação correspondentes. Testar regra é uma exceção e pode ser utilizado em qualquer plano.

Para o que já existe, nada muda: todas as regras já existentes — mesmo uma com vários caminhos ou com uma ação com acesso restrito — continuam a funcionar sem alterações. Pode desativá-las ou eliminá-las a qualquer momento; para as editar, é necessário o plano Growth. As regras simples, sem ramificações, com as ações de base (Enviar e-mail, Notificar utilizador, Definir campo, Atribuir colaborador, Alterar etiquetas, Atraso, as duas ações de IA) continuam a poder ser criadas sem restrições em qualquer plano.

Perguntas frequentes

Posso editar uma regra com ramificações na caixa de diálogo do formulário? Não. Assim que uma regra tem mais do que um caminho, só fica visível na caixa de diálogo em modo de leitura. A edição só é possível no Canvas.

O que acontece se nenhum dos meus caminhos se verificar? Se existir um caminho Caso contrário, é esse que é executado. Se não existir nenhum (porque o eliminou) e mais nada se verificar, não acontece nada — é isso que consta do histórico de execuções.

Testar regra altera dados reais? Não. O teste apenas avalia e mostra o resultado. Nada é enviado, definido ou guardado.

Posso ainda ajustar o rascunho da IA antes de ficar ativo? Sim, e é até necessário: a IA não faz escolhas em coisas como destinatários ou modelos — esses dados são introduzidos por si depois do rascunho, antes de guardar.