Automatizações: fundamentos e primeira regra

Depois de ler este artigo, fica a perceber como os acionadores, as condições e as ações funcionam em conjunto e a primeira regra de automatização fica criada.

As automatizações poupam tarefas repetitivas: assim que algo acontece no workspace, o Univents reage automaticamente e executa os passos definidos uma única vez. Este artigo mostra a estrutura de uma regra e como criar a primeira.

O vídeo mostra como criar uma automatização com acionador, condições, atrasos e ações — ou como a gerar por IA a partir de uma descrição.

Automatizações: acionadores, condições, ações e criação com IA

Os passos individuais encontram-se também abaixo, para leitura.

O que é uma regra de automatização

Uma regra é uma instrução com o padrão «Quando algo acontece, fazer algo». É sempre composta por três blocos: um Acionador, Condições opcionais e uma ou mais Ações. As regras são geridas na página Automatizações. Atualmente, não está ligada no menu de navegação à esquerda — o Univents está a disponibilizá-la gradualmente. Com sessão iniciada no workspace, é possível abri-la mesmo assim diretamente: acrescentar automations no fim do endereço, na barra de endereços do navegador — de .../home/dein-workspace/events passa, por exemplo, a .../home/dein-workspace/automations. No topo da página, uma breve descrição explica do que se trata: definir regras que reagem automaticamente a acontecimentos no workspace.

Cada regra tem um nome e um estado. As regras ativas apresentam o distintivo Ativo, as pausadas o distintivo Inativa. Com o interruptor à direita na linha, é possível ligar ou desligar uma regra a qualquer momento, sem a eliminar. Algumas regras são predefinidas pelo sistema e estão marcadas como Bloqueado. Não podem ser alteradas nem eliminadas e são executadas em segundo plano.

Acionadores, condições e ações

Os três blocos assentam uns nos outros. É assim que funcionam em conjunto:

Acionador: o evento que inicia a regra, por exemplo um pedido acabado de chegar. Em cada regra, escolhe-se exatamente um acionador da lista.
Condições: filtros opcionais que determinam em que casos a regra se aplica realmente. Uma condição é composta por um Campo, um Operador (por exemplo igual a, maior que ou contém) e um Valor. É possível combinar várias condições.
Ações: o que o Univents executa quando o acionador ocorre e todas as condições estão cumpridas. É obrigatória pelo menos uma ação; são possíveis várias, que são executadas pela ordem definida.

Sem condições, a ação é executada a cada acionador. Com condições, restringe-se exatamente aos casos que interessam.

Em vez de uma única cadeia de ações, uma regra pode também ter vários caminhos, que reagem de forma diferente consoante a condição (ramificação) — mais informações em Ramificações, testar regras e rascunho de regra com IA.

Que ações existem

Ao criar uma ação, escolhe-se primeiro o tipo. O Univents oferece 15 tipos de ação — de Enviar e-mail e Notificar utilizador, passando por Definir campo, Alterar etiquetas e Alterar estado, até às ações de criação (Criar tarefa, Criar Function Sheet, Criar lista de produção, Criar orçamento a partir de modelo, Criar programa a partir de modelo), Executar ferramenta e às duas ações de IA. A lista completa com todos os campos está em Ações de uma automatização.

Em cada caminho de uma regra, podem combinar-se até três ações regulares — uma regra sem ramificações tem exatamente um caminho. Com as setas Mover para cima e Mover para baixo em cada ação, define-se a ordem pela qual são executadas.

Começar com um modelo

Não é preciso começar do zero. O Univents inclui seis modelos prontos, que cobrem os casos mais frequentes:

Confirmação de receção de novo pedido — o cliente recebe de imediato uma confirmação e é enviada uma notificação com número de convidados e data.
Informar a cozinha quando uma fatura é paga — assim que o dinheiro chega, a produção fica a saber.
Criar tarefas quando um orçamento é aceite — a lista de produção e o planeamento de pessoal ficam automaticamente na lista de tarefas.
Fazer seguimento quando um orçamento expira — um orçamento expirado gera uma tarefa de seguimento.
Informar a equipa quando um evento é cancelado — o cancelamento chega de imediato, com a data.
Criar o Function Sheet antes do evento — 14 dias antes do início, o Univents cria o Function Sheet e envia uma notificação. O número de dias altera-se depois de instalar, no campo Dias antes do início do evento.

Se pelo menos uma das páginas de reservas já responder automaticamente a novos pedidos, a galeria mostra, em Confirmação de receção de novo pedido, um aviso adicional: ambas enviariam a mesma confirmação, pelo que um pedido feito através da página de reservas a receberia em duplicado. Para pedidos por e-mail, a partir do CRM ou através do assistente de IA, o modelo continua a fazer sentido.

Enquanto não existir nenhuma regra criada, os modelos aparecem diretamente na página Automatizações. Havendo já regras, abrem-se através do botão Modelos, no canto superior direito.

Em cada cartão, uma frase descreve o que o modelo faz («Quando fatura paga, então Notificar utilizador.»). Um clique em Instalar cria a regra — que começa Desativada, para poder ser vista com calma primeiro. Com Ver regra na mensagem de confirmação, vai-se diretamente para o editor.

Depois, convém ajustar sobretudo duas coisas: em Notificar utilizador, o modelo regista apenas o próprio como destinatário — aqui, acrescentar os colegas. E em Enviar e-mail, verificar se o modelo escolhido se adequa aos textos. Só então colocar o interruptor na linha da regra em Ativo.

Criar a primeira regra de raiz

Para começar sem modelo, a regra é criada no Canvas:

Abrir a página Automatizações e clicar em Nova regra, no canto superior direito. O Canvas abre-se.
Em Nome da regra, introduzir um nome descritivo, por exemplo «Confirmar pedido».
Clicar no nó Acionador e escolher, no painel de configuração à direita, o evento ao qual a regra deve reagir.
Se necessário, acrescentar filtros através de Adicionar condição e preencher Campo, Operador e Valor. Este passo pode ser ignorado se a regra se deve aplicar sempre.
Escolher um tipo de ação para cada nó de ação e preencher os respetivos campos. Com Adicionar ação acrescentam-se mais passos.
Clicar em Guardar. A nova regra aparece de imediato na lista e está ativa.

Enquanto faltarem campos obrigatórios, o formulário assinala-o antes de guardar.

Ver e editar uma regra no Canvas

O Canvas é a vista principal de uma regra. Mostra acionador, filtro e ações como caixas ligadas, umas por baixo das outras — prático para perceber de relance como está construída uma regra com várias ações.

Criar uma nova regra no Canvas: na página Automatizações, clicar em Nova regra, no canto superior direito.
Abrir uma regra existente no Canvas: na linha da regra pretendida, clicar no ícone mais à direita, com a dica Abrir no canvas. Funciona com qualquer regra, também com regras bloqueadas ou criadas pelo sistema — nestas, porém, o Canvas abre-se apenas para consulta, não para edição.
Editar uma regra existente no formulário: para regras sem ramificação existe também o diálogo de formulário. Abre-se através do ícone de lápis na linha da regra.

No Canvas, os blocos da regra surgem como uma cadeia fixa de cima para baixo: primeiro o nó Acionador, depois — se existir — um nó Filtro com o número de condições, e a seguir um nó por ação. A ordem é fixa; os nós não podem ser movidos livremente na área de trabalho.

Clicar num nó para o selecionar. À direita abre-se um painel de configuração com os mesmos campos do diálogo de formulário.
Preencher os campos, por exemplo o acionador, uma condição ou os detalhes de uma ação.
Com Adicionar ação e Adicionar atraso, na barra de ferramentas no topo, acrescentam-se mais nós — com os mesmos limites do diálogo (no máximo três ações regulares e, no total, um máximo de 7 linhas de ação).
Clicar em Guardar para aplicar as alterações ou em Descartar para as descartar.

O diálogo e o Canvas guardam a mesma regra com os mesmos dados. Assim, é possível criar uma regra no diálogo e continuar a editá-la mais tarde no Canvas, ou vice-versa.

Ramificar, testar e criar rascunhos com IA

Para regras com vários caminhos possíveis, um teste antes de ativar e um rascunho a partir de uma frase, o Canvas dispõe de ferramentas próprias: ramificações (vários caminhos em vez de uma cadeia reta), o botão Testar regra (mostra o que aconteceria, sem executar nada) e Descrever em vez de criar (a IA cria um rascunho de regra a partir de uma frase). Os detalhes estão em Ramificações, testar regras e rascunho de regra com IA. Estas três ferramentas, bem como parte dos tipos de ação, fazem parte do plano Growth — as regras simples com um único caminho continuam possíveis em qualquer plano, e todas as regras já existentes continuam a funcionar sem alterações.

Histórico e gestão

Cada execução de uma regra fica registada. Na linha de uma regra, clicar em Mostrar histórico para abrir o Histórico de execuções. Aí vê-se, por execução, o estado, por exemplo Concluído, Ignorado, Falhou ou Revisão necessária, com data e hora e, se for caso disso, uma mensagem de erro. Com Ocultar histórico, a lista volta a fechar-se.

Para pausar, colocar o interruptor na linha em Inativa. Se uma regra deixar de ser necessária, remove-se através do ícone de eliminar; a eliminação tem de ser confirmada. As regras de sistema bloqueadas não têm interruptor nem ícone de eliminar, porque são geridas centralmente.

Dicas

Começar com uma regra simples, sem condições, e observar no Histórico de execuções se funciona como esperado. Só depois a refinar com condições.
Atribuir nomes de regra expressivos. Na lista aparecem apenas o nome e uma frase que resume a regra («Quando orçamento aceite, então 2x Criar tarefa e Notificar utilizador.»), por isso «Confirmar pedido» ajuda mais do que «Regra 1».
Manter as regras pequenas. Em vez de uma regra com três ações muito diferentes, várias regras com nomes claros costumam ser mais fáceis de acompanhar.
Uma regra que esteja a ser testada pode, a qualquer momento, ser colocada em Inativa através do interruptor, sem se perder.