Kurzantwort: Der Median liegt 2026 bei 55 € pro Gast (netto). Die Hälfte aller Catering-Angebote bewegt sich zwischen 26 € und 107 € pro Person — eine riesige Spanne, und genau deshalb sind Pauschalantworten aus Ratgeber-Artikeln meist wertlos. Hier kommen stattdessen echte Zahlen.
Datenbasis: über 1.300 anonymisierte Catering- und Event-Angebote, erstellt zwischen Januar und Juni 2026 über Univents (Caterer, Eventlocations und Agenturen, DACH-Raum). Ausreißer über 500 € pro Gast und Angebote ohne plausible Gästezahl wurden entfernt; alle Werte sind Netto-Beträge. Keine Einzeldaten, nur Aggregate.
Catering-Kosten pro Person nach Eventgröße
| Gäste | Median | Untere Hälfte ab (P25) | Obere Hälfte bis (P75) |
|---|---|---|---|
| 10–30 | 38 € | 23 € | 91 € |
| 31–60 | 58 € | 26 € | 113 € |
| 61–100 | 67 € | 28 € | 117 € |
| 101–200 | 59 € | 37 € | 99 € |
| über 200 | 49 € | 24 € | 103 € |
Zwei Muster stechen heraus:
- Der Preis pro Gast steigt bis etwa 100 Gäste. Kleine Events (10–30 Gäste) sind oft Lieferungen oder Fingerfood ohne großen Service-Anteil. Ab 60–100 Gästen kommen Personal, Ausstattung, Logistik und Technik dazu — der Service-Anteil pro Gast wächst schneller als der Wareneinsatz sinkt.
- Ab gut 100 Gästen greifen Skaleneffekte. Wareneinsatz und Personalauslastung werden effizienter, der Median fällt von 67 € auf 59 € (101–200 Gäste) und 49 € (über 200 Gäste).
Wer sein eigenes Event dagegen rechnen will: Der Catering-Kalkulator rechnet Wareneinsatz, Personal und Marge zum Verkaufspreis hoch.
Die MwSt-Realität: fast jedes Angebot hat zwei Steuersätze
Über alle ausgewerteten Angebotspositionen verteilt sich das Netto-Volumen so:
- 57 % zu 19 % MwSt. — Getränke, Servicepersonal, Ausstattung, Technik
- 41 % zu 7 % MwSt. — Speisen zur Lieferung/Abholung ohne Service
- ~2 % zu österreichischen Sätzen (20 %/10 %)
Praktisch heißt das: Ein typisches Catering-Angebot führt immer beide Steuersätze getrennt auf. Wer im Angebot nur einen Satz ausweist, bekommt spätestens bei der Rechnung ein Problem. Der kostenlose Angebots-Generator übernimmt den 7/19-Split automatisch pro Position; für die reine Netto-Brutto-Umrechnung gibt es den MwSt-Rechner Gastronomie.
Wie umfangreich ist ein typisches Angebot?
Ein durchschnittliches Catering-Angebot in unserer Auswertung umfasst 14 Positionen — Menüs, Getränkepauschalen, Personal-Stunden, Equipment, Anfahrt. Das erklärt, warum Angebotserstellung ohne Produktkatalog so viel Zeit frisst: 14 Positionen heißt 14-mal Preis nachschlagen, Steuersatz zuordnen und rechnen. Wie Caterer den kompletten Angebotsprozess digitalisieren, zeigt die Catering-Software von Univents.
Häufige Fragen
Was kostet Catering pro Person 2026?
Im Median 55 € netto pro Gast (Auswertung von über 1.300 Angeboten, Jan–Jun 2026). Die mittlere Hälfte liegt zwischen 26 € und 107 € — je nach Eventgröße, Service-Anteil und Menü-Niveau. Kleine Lieferungen starten um 23–38 €, Full-Service-Events mit 61–100 Gästen liegen im Median bei 67 €.
Warum ist Catering pro Kopf bei mittelgroßen Events am teuersten?
Bis etwa 100 Gäste wächst der Service-Anteil (Personal, Equipment, Logistik) pro Gast schneller, als der Wareneinsatz durch Menge günstiger wird. Ab gut 100 Gästen kehrt sich das um: Personal und Produktion lasten besser aus, der Median fällt von 67 € auf 49–59 €.
Welche MwSt gilt bei Catering-Angeboten?
In der Praxis fast immer beide deutschen Sätze im selben Angebot: 7 % für Speisen ohne Service (57 % zu 19 %, 41 % zu 7 % im ausgewerteten Volumen). Getränke und alles mit Personal oder Ausstattung stehen bei 19 %.