Kalender-Synchronisation einrichten (Google/Outlook/iCloud)
Nach dieser Anleitung hast du Google Kalender, Microsoft Outlook oder iCloud mit Univents verbunden, den richtigen Kalender ausgewählt und optional Locations zugewiesen, damit Events automatisch synchronisiert werden.
Mit der Kalendersynchronisation überträgt Univents deine Veranstaltungen automatisch in deinen bestehenden Google-, Outlook- oder iCloud-Kalender. So siehst du sie direkt neben deinen privaten oder geschäftlichen Terminen. Offene Anfragen bleiben bewusst draußen — sie kommen erst in den Kalender, wenn du sie annimmst.
Kalender verbinden
Die Seite Kalendersynchronisation erreichst du über Integrationen in der linken Sidebar. Du landest auf der Seite Alle Integrationen; klicke links in der Leiste KATEGORIEN auf E-Mail & Kalender oder tippe „Kalender" ins Suchfeld oben und öffne dann die Karte Kalender. Der Link ← Alle Integrationen oben links bringt dich zurück ins Verzeichnis.
- Öffne die Karte Kalender unter Integrationen.
- Klicke auf Kalender verbinden.
- Du wirst zu einem Anmeldefenster deines Kalenderanbieters weitergeleitet. Univents unterstützt Google Kalender, Microsoft Outlook und iCloud Kalender.
- Melde dich mit dem gewünschten Konto an und erteile die Zugriffsrechte.
- Nach der Anmeldung landest du automatisch zurück in Univents. Die neue Verbindung erscheint in der Liste mit dem Status Verbunden.
Wie viele Kalender gehen? Ein gemeinsamer Kalender für den ganzen Arbeitsbereich — in ihn schreibt Univents die Veranstaltungen für alle. Zusätzlich kann jeder Zugang mit Verwaltungsrechten seinen eigenen Kalender verbinden („Meinen Kalender verbinden"): Dort landen dieselben Veranstaltungen, nur eben in deinem persönlichen Google- oder Outlook-Kalender. Deinen persönlichen Kalender sieht niemand außer dir, und nur du kannst ihn wieder trennen.
Ist ein Platz belegt, verschwindet die passende Schaltfläche und an ihrer Stelle steht, was zu tun ist. Willst du einen anderen Kalender hinterlegen, trenne zuerst den bestehenden. Neu verbinden an einer bestehenden Zeile geht immer — auch wenn beide Plätze belegt sind.
Mitarbeitende ohne Verwaltungsrechte binden ihre Schichten stattdessen als Kalender-Abo im Mitarbeiter-Portal ein.
Kalender auswählen
Nach dem Verbinden zeigt Univents alle Kalender an, die in deinem Konto vorhanden sind.
- Klicke unter der verbundenen Verbindung auf das Dropdown Kalender auswählen.
- Wähle den Kalender, in den Events geschrieben werden sollen. Primäre Kalender sind in der Liste entsprechend gekennzeichnet.
- Die Auswahl wird sofort gespeichert.
Wenn das Dropdown keine Kalender anzeigt, prüfe ob die Verbindung noch aktiv ist (Badge Verbunden). Bei Verbindung abgelaufen — neu verbinden musst du die Verbindung einmalig neu aufbauen.
Geteilte Postfächer und Raumkalender (Microsoft 365)
Univents verbindet immer ein Postfach. Danach stehen genau die Kalender zur Auswahl, die diesem Postfach gehören. Ein Kalender, der dem Postfach nur freigegeben wurde, gehört weiterhin dem ursprünglichen Konto — er taucht bei uns deshalb nicht in der Auswahl auf, auch wenn er in Outlook eingeblendet ist.
Das betrifft vor allem Raum- und Ressourcenpostfächer („Studio 1", „Saal West"), denn die haben in Microsoft 365 in der Regel gar keine Anmeldung.
Drei Wege, je nachdem wie eure Umgebung aussieht:
| Ausgangslage | Vorgehen |
|---|---|
| Ihr wollt es einfach halten | Legt die benötigten Kalender innerhalb eines Postfachs an, das sich anmelden kann (z. B. events@firma.de), und verbindet dieses eine Postfach. Über die Karte Räumlichkeiten und Kalender weist du dann jeder Räumlichkeit ihren eigenen Kalender aus diesem Postfach zu. |
| Die Kalender liegen in einem normalen Postfach eines Kollegen | Der Kollege verbindet es selbst über Meinen Kalender verbinden — es wird sein persönlicher Kalender. Über Räumlichkeiten und Kalender kannst du diesen persönlichen Kalender anschließend genauso einzelnen Räumlichkeiten zuweisen wie den gemeinsamen. |
| Es sind echte Raum- bzw. Ressourcenpostfächer | Eure IT gibt dem Postfach ein eigenes Konto mit Passwort (Anmeldung aktivieren, Lizenz zuweisen). Dann verbindet ihr es wie jedes andere Postfach. |
Bitte eure IT dabei um zwei Dinge:
- Anmeldung erlauben für das Kalender-Konto (Passwort setzen, Konto nicht gesperrt).
- Das Konto von besonders strengen Anmelde-Richtlinien ausnehmen. Sonst beendet Microsoft die Verbindung nach kurzer Zeit wieder und ihr müsst regelmäßig neu verbinden.
Reines Lesen reicht nicht: Univents legt Termine an und ändert sie, das Konto braucht also Schreibrechte auf dem Kalender.
Räumlichkeiten und Kalender
Standardmäßig gehen die Events jeder Räumlichkeit an jeden verbundenen Kalender — den gemeinsamen und alle persönlichen. Betreibst du mehrere Räumlichkeiten und willst für jede einen anderen Kalender, legst du das gezielt fest.
- Scrolle auf der Kalenderseite zur Karte Räumlichkeiten und Kalender. Dort steht eine Zeile pro Räumlichkeit deines Workspaces mit ihrem aktuellen Sync-Zustand.
- Klicke bei der gewünschten Räumlichkeit auf Bearbeiten.
- Wähle eine der drei Optionen:
- Alle Kalender (Standard) — Events dieser Räumlichkeit gehen an jeden verbundenen Kalender.
- Bestimmte Kalender — hake die gewünschten Verbindungen an (den gemeinsamen und/oder einzelne persönliche Kalender). Bei jeder angehakten Verbindung kannst du zusätzlich unter Kalender in diesem Konto einen bestimmten Kalender wählen statt des Standard-Kalenders der Verbindung.
- Nicht synchronisieren — Events dieser Räumlichkeit werden in keinen Kalender übertragen.
- Klicke auf Speichern.
Die Zeile der Räumlichkeit zeigt danach direkt an, welcher Modus aktiv ist.
Hinweis bei mehreren Kalendern
Verbindest du eine zweite Kalenderverbindung — zum Beispiel zusätzlich zum gemeinsamen deinen persönlichen Kalender —, ohne dass für irgendeine Räumlichkeit schon eine Zuweisung besteht, zeigt Univents den Dialog Mehrere Kalender verbunden. Du hast dann zwei Möglichkeiten:
- Locations zuerst zuweisen — schließt den Dialog und bringt dich zur Karte Räumlichkeiten und Kalender, damit du die Zuweisung vornimmst.
- Alle aktivieren — ich verstehe — bestätigt, dass Events weiterhin an alle verbundenen Kalender gehen sollen.
Welche Veranstaltungen landen im Kalender?
Alles, was in Univents ein echter Termin ist — Entwürfe, Optionen, bestätigte und abgerechnete Veranstaltungen. Bewusst nicht übertragen werden:
- offene und abgelehnte Anfragen — die leben im Anfragen-Board, nicht im Kalender,
- abgesagte Veranstaltungen — egal ob über den Status oder über die Kanban-Spalte „Abgesagt" abgesagt.
Änderst du den Status, zieht der Kalender mit: Eine angenommene Anfrage erscheint dort, eine Absage verschwindet, und wird die Absage zurückgenommen, ist der Termin wieder da.
Manuell synchronisieren
Univents synchronisiert Events automatisch, wenn sie angelegt oder geändert werden. Du kannst die Synchronisation jederzeit auch manuell anstoßen:
- Öffne die Karte Kalender unter Integrationen.
- Klicke auf Jetzt synchronisieren.
- Nach Abschluss zeigt Univents an, wie viele externe Events erkannt wurden.
Das Datum und die Uhrzeit der letzten Synchronisation sind unterhalb jeder Verbindung sichtbar.
Verbindung trennen
- Klicke bei der gewünschten Verbindung auf Trennen.
- Die Verbindung wird sofort entfernt. Bereits übertragene Kalendereinträge bleiben in deinem externen Kalender erhalten, werden aber nicht mehr aktualisiert.
Häufige Fragen
Welche Kalenderanbieter werden unterstützt? Derzeit Google Kalender, Microsoft Outlook und iCloud Kalender.
Wie viele Kalender kann ich gleichzeitig verbinden? Einen gemeinsamen Kalender für den ganzen Arbeitsbereich, und zusätzlich kann jeder Zugang mit Verwaltungsrechten seinen eigenen persönlichen Kalender verbinden. Mitarbeitende ohne Verwaltungsrechte binden ihre Schichten stattdessen als Kalender-Abo im Mitarbeiter-Portal ein.
Was passiert, wenn die Verbindung abläuft? Univents zeigt den Badge Verbindung abgelaufen — neu verbinden an. Klicke auf die Schaltfläche, um dich erneut anzumelden. Deine Kalenderauswahl und Räumlichkeiten-Zuweisung bleiben erhalten.
Kann ich denselben Kalender mit mehreren Accounts verbinden? Ja. Du kannst dasselbe Google- oder Outlook-Konto in verschiedenen Univents-Workspaces verbinden.
Werden externe Termine aus meinem Kalender in Univents importiert? Beim Klick auf Jetzt synchronisieren erkennt Univents externe Events in deinem verbundenen Kalender. Diese erscheinen als schreibgeschützte Einträge und können nicht aus Univents heraus bearbeitet werden.