Minijobber: Verdienstgrenze und Urlaubsentgelt
Nach dem Lesen siehst du für jeden Minijobber, wie nah er an der Verdienstgrenze ist, bekommst einen Vorschlag für den gesetzlichen Urlaubsanspruch und einen Urlaubsentgelt-Vorschlag je Urlaub.
Univents rechnet für Minijobber mit, ob die monatliche Verdienstgrenze hält, und schlägt Urlaubsanspruch und Urlaubsentgelt vor. Gerechnet wird genau wie im Lohnexport: erfasste Stunden × Stundensatz inklusive Lohn-Zuschlägen. Die Funktion ist ab dem Core-Tarif enthalten.
Alles hier ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Im Zweifel mit dem Lohnbüro klären.
Voraussetzungen
- Öffne Personal und die Personalakte der Person.
- Klicke auf Bearbeiten und setze unter Personalakte die Anstellungsart auf Minijob.
- Hinterlege einen Stundensatz oder ein Lohn-Produkt — ohne Satz zeigt Univents „Stundensatz fehlt“ statt 0 €.
- Für Urlaubsanspruch und Urlaubsentgelt trägst du zusätzlich Eintrittsdatum, Austrittsdatum (falls bekannt) und Arbeitstage pro Woche ein (0,5 bis 7).
Minijob-Grenze in der Personalakte
Bei Personen mit Anstellungsart Minijob zeigt die Übersicht der Personalakte die Karte Minijob-Grenze:
- Monat erfasst — alle Zeiteinträge des laufenden Monats, die nicht abgelehnt sind (auch noch nicht freigegebene).
- Prognose Monat — erfasst plus die eingeteilten und bestätigten Schichten dieses Monats, für die noch keine Zeit erfasst ist.
- Grenze — die Minijob-Grenze des Jahres (2026: 603 € im Monat, 7.236 € im Jahr).
- Jahr bisher — erfasster Verdienst seit Januar.
- Monate über Grenze — wie oft in den letzten 12 Monaten die Grenze überschritten wurde.
Unter Rechenweg siehst du jeden der 12 Monate einzeln. Zeiten über den Monatswechsel (z. B. eine Nachtschicht vom 31. auf den 1.) teilt Univents am Monatsende, genau wie im Lohnexport.
Der Status bedeutet:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Nah an der Minijob-Grenze | Die Prognose liegt bei mindestens 90 % der Grenze. |
| Über der Minijob-Grenze | Die Prognose für diesen Monat liegt über der Grenze. |
| Minijob gefährdet | Mehr als 2 Monate über der Grenze in 12 Monaten oder ein Monat über der doppelten Grenze. |
| Stundensatz fehlt | Für Stunden in diesem Monat ist kein Stundensatz hinterlegt. |
In der Mitarbeiterliste erscheint der Status als Badge neben dem Namen, sobald er Aufmerksamkeit braucht.
Hinweis beim Einteilen und Freigeben
Teilst du einen Minijobber in eine Schicht ein — im Schichtplan, im Tab Schichten einer Veranstaltung, über die Schnellzuweisung oder per Ziehen — und die Prognose des Monats liegt danach über der Grenze, blendet Univents einen Hinweis ein, zum Beispiel: „Mit dieser Schicht läge … im November bei ~640 € – Minijob-Grenze 603 €“. Dasselbe passiert, wenn du eine Zeit freigibst. Der Hinweis blockiert nichts: die Einteilung ist bereits gespeichert.
Urlaubsanspruch vorschlagen lassen
Unter Urlaubsverteilung in der Personalakte steht ein Vorschlag für den gesetzlichen Mindesturlaub:
- 24 Werktage × Arbeitstage pro Woche ÷ 6 (§ 3 BUrlG) — bei 2 Arbeitstagen pro Woche also 8 Tage.
- Bei Eintritt oder Austritt im Jahr: 1/12 je vollem Beschäftigungsmonat, wenn die Wartezeit von 6 Monaten im Jahr nicht erfüllt wird oder jemand in der ersten Jahreshälfte ausscheidet (§ 5 BUrlG). Bruchteile ab einem halben Tag werden aufgerundet.
Mit Übernehmen setzt du den Vorschlag als Urlaubsanspruch der Person. Univents überschreibt den Anspruch nie von selbst — vertraglich darf es mehr sein.
Urlaubsentgelt je Urlaub
Im Tab Urlaub der Personalakte steht unter jedem genehmigten Urlaub ein Urlaubsentgelt-Vorschlag mit Betrag und durchschnittlichen Stunden pro Arbeitstag. Gerechnet wird nach § 11 BUrlG:
- Bezugszeitraum: die 13 Wochen vor Urlaubsbeginn (Standard) oder die 3 Kalendermonate vor dem Urlaubsmonat.
- Verdienst im Bezugszeitraum aus freigegebenen Zeiten, inklusive Lohn-Zuschlägen und Feiertagen.
- Arbeitstage im Bezugszeitraum: Wochen × Arbeitstage pro Woche. Ohne diese Angabe zählen die Tage mit erfasster Zeit.
- Urlaubs- und Krankheitstage im Bezugszeitraum zählen weder beim Verdienst noch bei den Arbeitstagen.
- Urlaubsentgelt = Ø-Tagesverdienst × Urlaubstage.
Gibt es im Bezugszeitraum keine Zeiten, steht dort „nicht genug Daten“ statt 0 €. Überstundenzuschläge erfasst Univents nicht getrennt — sie bleiben nach § 11 BUrlG eigentlich außen vor; prüfe das im Zweifel mit dem Lohnbüro.
Den Bezugszeitraum stellst du unter Einstellungen → Arbeitszeit → Urlaubsentgelt für den ganzen Workspace um.
Urlaubsentgelt im Lohnexport
Im Dialog Mehrere exportieren im Tab Lohn kannst du Urlaubsentgelt-Vorschlag anhängen anhaken. Die CSV bekommt dann nach der Summenzeile einen eigenen Block mit Urlaubstagen im Zeitraum, Ø-Tagesverdienst, Ø-Stunden pro Tag und Urlaubsentgelt je Urlaub. Der Block zählt nicht zur Summe. Ohne Haken bleibt die Datei unverändert. Der Lohnexport ist ab Growth enthalten.
Wer sieht die Beträge?
Beträge sieht nur, wer nach der Lohn-Sichtbarkeit (Einstellungen → Arbeitszeit) Löhne sehen darf. Alle anderen sehen nur den Status, ohne Euro-Betrag — in der Personalakte, in der Mitarbeiterliste, im Hinweis und im KI-Assistenten.
Häufige Fragen
Warum zählen auch noch nicht freigegebene Zeiten? Für die Grenze zählt, was gearbeitet wurde. So siehst du ein Überschreiten, bevor du die Zeiten freigibst. Das Urlaubsentgelt rechnet dagegen nur mit freigegebenen Zeiten.
Ändert sich mein Zeitkonto? Nein. Der Zeitsaldo rechnet unverändert.
Kann ich den KI-Assistenten fragen? Ja, zum Beispiel: „Welche Minijobber sind diesen Monat nah an der Grenze?“ oder „Wie hoch ist das Urlaubsentgelt für den Urlaub von … im November?“