Modelli di calcolo: fissa una volta sola le tue regole

Non esistono due aziende che calcolino allo stesso modo: una assegna un addetto di cucina ogni 40 ospiti o frazione, un’altra ogni 25; se nel modulo di iscrizione è indicato il bar, si aggiungono due barman. Oggi queste regole passano da un evento all’altro — e finiscono in un foglio di calcolo che solo un dipendente dell’azienda capisce davvero. Un modello di calcolo fissa una volta sola questo metodo, così lo stesso tipo di evento viene calcolato sempre allo stesso modo.

A cosa serve un modello di calcolo?

Molte grandezze di un evento seguono una regola fissa: addetti di cucina in base al numero di ospiti, addetti al servizio in base a ospiti e durata, attrezzatura in base alla fascia di ospiti, una persona in più per il ritiro in sede. Finora questo fabbisogno nasce evento per evento, a memoria — oppure in un foglio di calcolo accanto al programma.

Il modello se ne occupa. Ciò che si calcola sempre allo stesso modo sta una volta sola nel modello; ciò che un evento fa in modo diverso si inserisce nell’evento. Ogni riga porta con sé anche la propria motivazione («2 responsabili di sala: ogni 100 ospiti a pranzo o frazione, 110 ospiti a pranzo»). Chi si chiede da dove viene un numero lo vede subito.

Finché non è definito un modello per un tipo di evento, per nessuno cambia nulla: senza modello il fabbisogno resta come lo inserisci oggi.

Dove si crea il modello

1. Apri Impostazioni → Calcolo dei costi. Qui trovi tutti i modelli del workspace.
2. Crea un Nuovo modello. Il modello riceve un nome e, facoltativamente, un Tipo di evento da Impostazioni → Workflow.
3. Nell’editor definisci le regole, il metodo di conteggio e il calcolo di prova.

Per ogni tipo di evento esiste al massimo un modello attivo. In questo modo è chiaro quale modello vale quando un evento è di quel tipo. I modelli senza tipo di evento sono modelli generali: si possono far girare nel calcolo di prova senza che siano legati a un tipo specifico.

Il metodo di conteggio

Il metodo di conteggio stabilisce con quale numero di persone si calcola. L’esempio classico: «ospiti a pranzo = adulti × 1 + bambini × 0,5». I gruppi che non compaiono nel metodo di conteggio contano come ospite oppure non contano affatto — lo stabilisci nel metodo di conteggio. Così 50 adulti e 8 bambini diventano 54 ospiti a pranzo, ovunque il metodo di conteggio venga usato come base di calcolo.

Se un evento non ha gruppi di ospiti, il metodo di conteggio non si applica: il modello calcola allora, a tua scelta, con il numero totale di ospiti oppure salta le regole interessate.

Gli elementi di una regola

Ogni Regola è un se–allora e si compone di quattro parti: condizioni → base di calcolo → formula → destinazione.

• Condizioni. Devono valere tutte, almeno una oppure nessuna. Gli assi sono numero di ospiti, durata, distanza, stagione (periodo), giorni della settimana, festivi, tipo di evento, orario, risposta a una domanda del modulo, tag dell’evento, tag del cliente, numero in un gruppo di ospiti, tag del tipo di evento, articolo o categoria prenotati, fatturato prenotato e risultato di un’altra regola.
• Base di calcolo. Con che cosa si calcola: ospiti in totale, un gruppo di ospiti, un metodo di conteggio, la durata in ore, la distanza in chilometri, una risposta come numero, il fatturato prenotato o il risultato di un’altra regola.
• Formula. «Ogni N … o frazione» con arrotondamento (per eccesso, per difetto, commerciale, nessun arrotondamento), facoltativamente con minimo, massimo e «a partire da». In alternativa uno scaglione («fino a X → Y», l’ultimo scaglione resta aperto verso l’alto) oppure un valore fisso.
• Destinazione. Un Articolo, un ruolo del personale o un modello di programma. Più regole sulla stessa destinazione si sommano; un programma viene comunque creato una sola volta.

Un ruolo del personale ha un nome, un tempo di preparazione e un tempo di chiusura. Stabilisce inoltre se più persone con questo ruolo vengono pianificate «in contemporanea» o «in successione». Le ore per dipendente risultano da durata più tempo di preparazione più tempo di chiusura.

Tre esempi con i numeri

Responsabile di sala in base al numero di ospiti. Condizione: nessuna. Base di calcolo: ospiti in totale. Formula: un’unità ogni 100 ospiti o frazione, arrotondamento per eccesso. Destinazione: ruolo del personale «Responsabile di sala». Con 110 ospiti sono 2 responsabili di sala — i 100 iniziati contano per intero.

I bambini contano metà. Il metodo di conteggio è «ospiti a pranzo = adulti × 1 + bambini × 0,5». Un evento con 50 adulti e 8 bambini dà 54 ospiti a pranzo. Le regole che usano il metodo di conteggio come base di calcolo calcolano con 54 invece di 58.

Scaglioni per l’attrezzatura. Condizione: categoria prenotata «Attrezzatura». Base di calcolo: ospiti in totale. Formula: scaglioni — fino a 40 ospiti un’unità, fino a 80 ospiti due, fino a 120 ospiti tre; oltre, lo scaglione più alto resta aperto.

Il calcolo di prova

Il calcolo di prova è il modo più rapido per verificare un modello senza toccare un evento. I dati si inseriscono liberamente — numero di ospiti, durata, distanza, risposta a una domanda del modulo — e il modello calcola subito.

Il risultato compare per ogni destinazione, con la motivazione: «2 responsabili di sala: ogni 100 ospiti a pranzo o frazione, 110 ospiti a pranzo». Le regole che non si applicano vengono elencate con il motivo — per esempio «saltata: vale solo per il tipo di evento Matrimonio». Così, mentre costruisci il modello, vedi se una condizione è troppo restrittiva o se uno scaglione è impostato male, prima che il primo evento calcoli con quel modello.

Articoli per ospite

Con gli articoli per ospite il numero di persone è già in una colonna dedicata della riga. Qui vale solo la formula ogni N o frazione: imposta la quantità per ospite, non la quantità totale. Se si calcola con un metodo di conteggio diverso dal numero di ospiti, nella riga compare il numero di persone del metodo di conteggio: con 100 ospiti e 85 ospiti a pranzo, nella colonna delle persone c’è 85.

Applicarlo all’evento

Non appena per il tipo di evento è definito un modello, l’evento calcola con quello. La scheda Calcolo dei costi si trova nell’evento sotto Prenotazioni.

Assegnazione. Se per il tipo di evento esiste un modello attivo, viene assegnato automaticamente; la scheda mostra allora «Modello: Servizio matrimonio». Se c’è scritto «Nessun modello assegnato», puoi scegliere un modello a mano — oppure si resta con l’inserimento precedente.

Calcola in automatico. Se cambiano ospiti, gruppi di ospiti, orari, sale, tag o risposte alle domande del modulo, le quantità delle righe del calcolo si aggiornano da sole. Ogni riga creata in questo modo porta l’indicazione «dal calcolo dei costi» e la propria motivazione — la stessa che indica anche il calcolo di prova.

Congelato. Non appena un documento di questo evento ha lasciato lo stato di bozza — un preventivo, una fattura, una conferma d’ordine è stata inviata o emessa —, il calcolo dei costi non cambia più nulla da solo. La scheda mostra che cosa risulterebbe in quel momento, ma si scrive solo quando qualcuno lo avvia di proposito. Così un evento già confermato non può essere calcolato in modo diverso, in silenzio, a causa di una modifica tardiva degli ospiti. Riattiva il calcolo è possibile solo quando non c’è più nessun documento inviato — per esempio dopo uno storno.

Scollegato. Chi vuole lavorare senza il calcolo dei costi lo scollega. Le righe restano, ma non seguono più l’evento.

Ricalcolare di proposito. Applica ora ricalcola e riscrive, anche in stato congelato — i documenti inviati restano intatti. Applica da zero (con richiesta di conferma) fa lo stesso e in più ripristina le righe che sono state modificate o eliminate a mano.

Non più aggiornato. Se una modifica arriva per una via che non attiva da sola il calcolo dei costi, nella scheda compare l’avviso «Non più aggiornato — dall’ultima applicazione è cambiato qualcosa nell’evento», con il pulsante Applica di nuovo.

Modificato a mano. Chi modifica quantità, numero di persone o prezzo di una riga del calcolo, oppure elimina la riga, vede su di essa «Modificato a mano — non segue più il calcolo dei costi». La riga resta com’è stata inserita; solo Applica da zero la ripristina.

Prezzi. I prezzi vengono come sempre dall’articolo e dalle sue regole di prezzo. Il calcolo dei costi imposta il prezzo una volta sola al momento dell’applicazione — con le regole di prezzo valide in quel momento — e il preventivo lo prende da lì.

Articoli per ospite. Vale lo stesso che nel calcolo di prova: se si calcola con un metodo di conteggio, nella riga compare il numero di persone del metodo di conteggio. Con 100 ospiti e 85 ospiti a pranzo, nella colonna delle persone c’è 85.

Dipendenti come Turni aperti

Se la destinazione di una regola è un ruolo del personale, non ci si limita a un calcolo: al momento dell’applicazione il calcolo dei costi crea i dipendenti necessari come Turni aperti nel piano turni dell’evento.

Numero. Deriva dalle regole del ruolo e viene arrotondato per eccesso per ogni unità iniziata. Se una regola dice «ogni 100 ospiti a pranzo o frazione 1 responsabile di sala», con 110 ospiti a pranzo nel piano ci sono 2 responsabili di sala come turno aperto. Più regole sullo stesso ruolo si sommano.

Orari. Il turno va dall’inizio dell’evento meno il tempo di preparazione fino alla fine più il tempo di chiusura del ruolo. Un ruolo con 60 minuti di preparazione e 30 minuti di chiusura dà, per un evento dalle 18:00 alle 23:00, un turno dalle 17:00 alle 23:30.

In successione. Se un ruolo è impostato su «in successione», il calcolo dei costi divide la fascia oraria in cambi. Con «ogni 4 ore o frazione» e una fascia di 9 ore nascono 3 turni, che si svolgono uno dopo l’altro.

Più giorni. Se un evento ha orari completi su più giorni, per ogni giorno viene creato un turno separato.

Nessuno viene interpellato. I turni sono aperti: non partono richieste di turno né messaggi ai dipendenti. Si coprono come al solito — si inserisce una persona, oppure la richiesta si invia a mano.

Contano anche le automazioni. Se una regola imposta il numero di ospiti o un tag dell’evento, il calcolo dei costi si aggiorna esattamente come quando salvi a mano.

Si adatta finché è aperto. Se cambia il numero di ospiti, il numero di persone richieste nei turni aperti si aggiorna di conseguenza. Non appena qualcuno è inserito in un turno o il turno è stato modificato da qualcuno, il calcolo dei costi non lo tocca più — il turno resta come l’ha impostato l’azienda.

Congelato e scollegato. Vale lo stesso che per le righe: dopo l’invio di un documento il calcolo dei costi non scrive più turni da solo; Applica ora funziona di proposito anche in quel caso. Se il calcolo dei costi è scollegato, i turni restano, ma non seguono più l’evento.

Programma dal calcolo dei costi

Come destinazione di una regola può esserci anche un modello di programma — un modello di Impostazioni → Modelli di programma. Se la regola si applica, il calcolo dei costi crea il programma nell’evento: i punti del programma del modello, riferiti all’inizio e alla fine dell’evento. Succede una volta sola.

Solo se il programma è libero. Viene creato solo finché l’evento non ha un programma proprio. Se qualcuno ha già creato un programma, il calcolo dei costi non lo tocca.

Una volta creato, resta. Un programma creato non viene mai sovrascritto, spostato o eliminato — non se cambiano gli ospiti, non se si spostano gli orari e nemmeno se la regola non si applica più. Un evento il cui programma è già impostato non lo modifica quindi in silenzio.

Eliminato resta eliminato. Chi elimina il programma creato non lo riottiene da solo. Applica da zero lo ricrea, finché non esiste un altro programma.

Scelto un altro modello. Se nella regola si passa a un altro modello di programma, il programma già creato resta. Quello nuovo nasce solo quando non c’è più un programma diverso.

Serve una data. Gli orari del modello dipendono dall’inizio e dalla fine dell’evento. Senza una data con orari non viene creato nessun programma.

Fatturato prenotato

Il fatturato prenotato è un’altra grandezza con cui si può calcolare — come base di calcolo e come condizione.

Come base di calcolo. «1 addetto al servizio ogni 2.000 € di fatturato prenotato o frazione» dà, con 5.400 €, tre addetti al servizio.

Come condizione. «A partire da 5.000 € di fatturato prenotato c’è lo spumante di benvenuto» — sotto questa soglia la regola non si applica.

Che cosa viene conteggiato. Viene conteggiata la somma delle righe nella scheda Prenotazioni dell’evento, al netto come mostrato lì; i componenti di un pacchetto non contano due volte. Le righe che il calcolo dei costi crea da sé restano escluse — così il calcolo dei costi non calcola mai con i propri risultati.

Ricalcola. Se cambia una riga nella scheda Prenotazioni — quantità, prezzo, una nuova o una eliminata —, il calcolo dei costi ricalcola. Come per ospiti e orari, questo vale fino all’invio del preventivo; dopo resta tutto fermo finché qualcuno sceglie Applica ora.

Per provare. Nel calcolo di prova si può inserire un fatturato prenotato per far girare un modello con regole sul fatturato senza toccare un evento.

Piano tariffario e prospettive

I modelli di calcolo sono disponibili a partire da Growth; nel pacchetto di moduli Produzione la funzione è inclusa.

Stato di questa versione: i modelli si possono creare, verificare e far girare con il calcolo di prova; in un evento il modello assegnato calcola insieme le righe delle prenotazioni. I dipendenti per ruolo del personale compaiono come turni aperti nel piano turni dell’evento. Una regola può inoltre creare il programma da un modello di programma, e il fatturato prenotato serve come base di calcolo e come condizione.

Approfondimenti

• Come funziona una singola regola di quantità sull’articolo è spiegato in Quantità in base al numero di ospiti.
• Come si suddividono gli ospiti in gruppi è spiegato in Gruppi di ospiti.