Plantillas de cálculo: deja por escrito tus propias reglas una sola vez

No hay dos empresas que calculen igual: una pone un ayudante de cocina por cada 40 invitados o fracción, otra por cada 25; si en el formulario de solicitud se indica barra, se suman dos camareros de barra. Hoy esas reglas pasan de evento en evento y acaban en una hoja de cálculo que solo entiende de verdad una persona de la empresa. Una plantilla de cálculo deja ese método por escrito una sola vez, de modo que el mismo tipo de evento se calcula siempre igual.

¿Para qué sirve una plantilla de cálculo?

Muchas magnitudes de un evento siguen una regla fija: personal de cocina según el número de invitados, personal de sala según invitados y duración, equipamiento según el tramo de invitados, una persona adicional si el cliente recoge el pedido. Hasta ahora, esa necesidad se establece en cada evento de memoria o en una hoja de cálculo aparte del programa.

La plantilla se encarga de ello. Lo que siempre se calcula igual queda una sola vez en la plantilla; lo que un evento hace de otra manera se introduce en el propio evento. Además, cada línea lleva su justificación («2 supervisores de servicio: por cada 100 invitados con comida o fracción, 110 invitados con comida»). Así, quien se cuestione una cifra ve enseguida de dónde sale.

Mientras no haya una plantilla para un tipo de evento, no cambia nada para nadie: sin plantilla, la necesidad se sigue introduciendo como hasta ahora.

Dónde se crea la plantilla

1. Abre Ajustes → Cálculo de costes. Ahí están todas las plantillas del workspace.
2. Crea una Nueva plantilla. La plantilla recibe un nombre y, opcionalmente, un Tipo de evento de Ajustes → Workflows.
3. En el editor se definen las reglas, el método de recuento y el cálculo de prueba.

Por cada tipo de evento hay como máximo una plantilla activa. Así queda claro qué plantilla se aplica cuando un evento es de ese tipo. Las plantillas sin tipo de evento son plantillas generales: se pueden calcular en el cálculo de prueba sin estar vinculadas a un tipo concreto.

El método de recuento

El método de recuento determina con qué número de personas se calcula. El ejemplo clásico: «Invitados con comida = adultos × 1 + niños × 0,5». Los grupos que no aparecen en el método de recuento cuentan como invitado o no cuentan en absoluto; eso se define en el propio método de recuento. Así, 50 adultos y 8 niños dan 54 invitados con comida, en todos los sitios donde el método de recuento se use como base de cálculo.

Si un evento no tiene grupos de invitados, el método de recuento no se aplica: la plantilla calcula entonces, a elección, con el número total de invitados o se salta las reglas afectadas.

Los componentes de una regla

Cada Regla es un «si… entonces» y consta de cuatro partes: condiciones → base de cálculo → fórmula → destino.

• Condiciones. Se deben cumplir todas, al menos una, o no debe cumplirse ninguna. Los ejes son número de invitados, duración, distancia, temporada (periodo), días de la semana, festivos, tipo de evento, hora, respuesta a una pregunta del formulario, etiqueta del evento, etiqueta del cliente, cantidad en un grupo de invitados, etiqueta del tipo de evento, artículo o categoría reservados, facturación reservada y el resultado de otra regla.
• Base de cálculo. Con qué se calcula: total de invitados, un grupo de invitados, un método de recuento, la duración en horas, la distancia en kilómetros, una respuesta como número, la facturación reservada o el resultado de otra regla.
• Fórmula. «Por cada N o fracción…» con redondeo (hacia arriba, hacia abajo, comercial, sin redondear), opcionalmente con mínimo, máximo y «a partir de». Alternativamente, una escala («hasta X → Y», el último tramo queda abierto por arriba) o un valor fijo.
• Destino. Un artículo, un rol de personal o una plantilla de programa. Varias reglas sobre el mismo destino se suman; aun así, un programa se crea una sola vez.

Un rol de personal tiene un nombre, un tiempo de preparación y un tiempo de recogida. Además determina si varias personas de ese rol se planifican «a la vez» o «una tras otra». Las horas por empleado resultan de la duración más el tiempo de preparación más el tiempo de recogida.

Tres ejemplos con cifras

Supervisión de servicio según el número de invitados. Condición: ninguna. Base de cálculo: total de invitados. Fórmula: una unidad por cada 100 invitados o fracción, redondeo hacia arriba. Destino: rol de personal «Supervisor de servicio». Con 110 invitados son 2 supervisores de servicio: los 100 iniciados se cuentan completos.

Los niños cuentan la mitad. El método de recuento es «Invitados con comida = adultos × 1 + niños × 0,5». Un evento con 50 adultos y 8 niños da 54 invitados con comida. Las reglas que usan el método de recuento como base de cálculo calculan con 54 en lugar de 58.

Escala de equipamiento. Condición: categoría reservada «Equipamiento». Base de cálculo: total de invitados. Fórmula: escala; hasta 40 invitados una unidad, hasta 80 invitados dos, hasta 120 invitados tres; por encima, el último tramo queda abierto.

El cálculo de prueba

El cálculo de prueba es la forma más rápida de comprobar una plantilla sin tocar ningún evento. Los datos se introducen libremente (número de invitados, duración, distancia, respuesta a una pregunta del formulario) y la plantilla calcula al instante.

El resultado aparece por destino, con su justificación: «2 supervisores de servicio: por cada 100 invitados con comida o fracción, 110 invitados con comida». Las reglas que no se aplican se muestran con el motivo, por ejemplo «omitida: solo se aplica al tipo de evento Boda». Así, mientras la construyes, ves si una condición es demasiado estricta o si una escala está mal graduada, antes de que el primer evento calcule con ella.

Artículos por invitado

En los artículos por invitado, el número de personas ya figura en una columna propia de la línea. Ahí solo se aplica la fórmula por cada N o fracción, que fija la cantidad por invitado, no la cantidad total. Si se calcula con un método de recuento que difiere del número de invitados, la línea muestra el número de personas del método de recuento: con 100 invitados y 85 invitados con comida, en la columna de personas figura 85.

Aplicarla al evento

En cuanto hay una plantilla asignada al tipo de evento, el evento calcula con ella. La tarjeta Cálculo de costes está en el evento, en Reservas.

Asignación. Si existe una plantilla activa para el tipo de evento, se asigna automáticamente; la tarjeta muestra entonces «Plantilla: Service Hochzeit». Si pone «Ninguna plantilla asignada», puedes elegir una plantilla a mano o seguir con la entrada habitual.

Calcula en paralelo. Si cambian los invitados, los grupos de invitados, los horarios, los espacios, las etiquetas o las respuestas a las preguntas del formulario, las cantidades de las líneas de cálculo se actualizan solas. Cada línea creada así lleva la indicación «desde cálculo» y su justificación, la misma que menciona el cálculo de prueba.

Congelado. En cuanto un documento de este evento deja de ser borrador (se ha enviado o emitido un presupuesto, una factura o una confirmación de pedido), el cálculo ya no cambia nada por sí solo. La tarjeta muestra lo que resultaría en ese momento, pero no se escribe nada hasta que alguien lo ordena de forma consciente. Así, un evento ya confirmado no puede calcularse de otra manera sin avisar por un cambio tardío de invitados. Volver a calcular solo es posible cuando ya no queda ningún documento enviado, por ejemplo tras una anulación.

Desvinculado. Quien quiera trabajar sin el cálculo lo desvincula. Las líneas se mantienen, pero dejan de seguir al evento.

Recalcular de forma consciente. Aplicar ahora calcula y escribe de nuevo, también en estado congelado; los documentos enviados no se ven afectados. Aplicar de nuevo por completo (con confirmación) hace lo mismo y además recupera las líneas que se hayan modificado o eliminado a mano.

Desactualizado. Si un cambio llega por una vía que no activa el cálculo por sí sola, en la tarjeta aparece el aviso «Desactualizado: desde la última aplicación ha cambiado algo en el evento», junto con el botón Volver a aplicar.

Modificado a mano. Si cambias la cantidad, el número de personas o el precio de una línea de cálculo, o eliminas la línea, en ella verás «Modificado a mano: ya no sigue al cálculo». La línea se queda tal como se introdujo; solo Aplicar de nuevo por completo la recupera.

Precios. Los precios proceden, como siempre, del artículo y de sus reglas de precio. El cálculo fija el precio una sola vez al aplicar, con las reglas de precio vigentes en ese momento, y el presupuesto lo toma de ahí.

Artículos por invitado. Aquí vale lo mismo que en el cálculo de prueba: si se calcula con un método de recuento, la línea muestra el número de personas del método de recuento. Con 100 invitados y 85 invitados con comida, en la columna de personas figura 85.

Empleados como turnos abiertos

Si el destino de una regla es un rol de personal, no se queda en un simple cálculo: al aplicar, el cálculo crea los empleados necesarios como Turnos abiertos en el cuadrante de turnos del evento.

Cantidad. Procede de las reglas del rol y se redondea hacia arriba por cada unidad o fracción. Si una regla dice «por cada 100 invitados con comida o fracción, 1 supervisor de servicio», con 110 invitados con comida aparecen en el cuadrante 2 supervisores de servicio como turno abierto. Varias reglas sobre el mismo rol se suman.

Horarios. El turno va desde el inicio del evento menos el tiempo de preparación hasta el final más el tiempo de recogida del rol. Un rol con 60 minutos de preparación y 30 minutos de recogida da, en un evento de 18:00 a 23:00, un turno de 17:00 a 23:30.

Una tras otra. Si un rol está en «una tras otra», el cálculo divide la franja horaria en relevos. Con «por cada 4 horas o fracción» y una franja de 9 horas se crean 3 turnos que se suceden uno tras otro.

Varios días. Si un evento tiene horarios completos en varios días, se crea un turno propio por cada día.

No se pregunta a nadie. Los turnos están abiertos: no se envían solicitudes de turno ni mensajes a los empleados. Se cubren como siempre: se inscribe a alguien o se envía la solicitud a mano.

Las automatizaciones también cuentan. Si una regla fija el número de invitados o una etiqueta del evento, el cálculo se actualiza igual que al guardar a mano.

Se adapta mientras siga abierto. Si cambia el número de invitados, la cantidad de personas necesarias en los turnos abiertos se actualiza. En cuanto hay alguien inscrito en un turno o alguien lo ha modificado, el cálculo deja de tocarlo: el turno se queda como lo configuró la empresa.

Congelado y desvinculado. Aquí vale lo mismo que con las líneas: tras un documento enviado, el cálculo ya no escribe turnos por sí solo; Aplicar ahora funciona de forma consciente incluso entonces. Si el cálculo está desvinculado, los turnos se mantienen, pero dejan de seguir al evento.

Programa desde el cálculo

El destino de una regla también puede ser una plantilla de programa, es decir, una plantilla de Ajustes → Plantillas de programa. Si la regla se cumple, el cálculo crea el programa en el evento: los puntos del programa de la plantilla, referidos al inicio y al final del evento. Esto ocurre una sola vez.

Solo si el programa está libre. Se crea únicamente mientras el evento no tenga un programa propio. Si alguien ya ha creado un programa, el cálculo no lo toca.

Una vez creado, se queda. Un programa creado nunca se sobrescribe, desplaza ni elimina después: ni cuando cambian los invitados, ni cuando se mueven los horarios, ni siquiera cuando la regla deja de cumplirse. Así, un evento cuyo programa ya existe no lo modifica sin avisar.

Lo eliminado, eliminado se queda. Quien elimina el programa creado no lo recupera por sí solo. Aplicar de nuevo por completo lo vuelve a crear, siempre que no exista otro programa.

Otra plantilla elegida. Si en la regla se cambia a otra plantilla de programa, el programa ya creado se mantiene. El nuevo solo se crea cuando ya no hay ningún programa ajeno.

Hace falta una fecha. Los horarios de la plantilla dependen del inicio y del final del evento. Sin una fecha con horas no se crea ningún programa.

Facturación reservada

La facturación reservada es otra magnitud con la que se puede calcular, como base de cálculo y como condición.

Como base de cálculo. «1 camarero por cada 2.000 € de facturación reservada o fracción» da, con 5.400 €, tres camareros.

Como condición. «A partir de 5.000 € de facturación reservada se incluye el cava de bienvenida»; por debajo, la regla no se aplica.

Qué se cuenta. Se cuenta la suma de las líneas de la pestaña Reservas del evento, en neto tal como se muestra allí; los componentes de un paquete no cuentan dos veces. Las líneas que crea el propio cálculo quedan fuera, de modo que el cálculo nunca calcula con sus propios resultados.

Recalcula. Si cambia una línea de la pestaña Reservas (cantidad, precio, una nueva o una eliminada), el cálculo recalcula. Igual que con los invitados y los horarios, esto vale hasta que se envía el presupuesto; después todo se mantiene hasta que alguien elige Aplicar ahora.

Para probar. En el cálculo de prueba se puede introducir una facturación reservada para calcular una plantilla con reglas de facturación sin tocar ningún evento.

Plan y perspectivas

Las plantillas de cálculo están disponibles desde Growth; el paquete de módulos Producción incluye la función.

Situación de esta versión: las plantillas se pueden crear, revisar y calcular mediante el cálculo de prueba; en un evento, la plantilla asignada calcula también las líneas de las reservas. Los empleados por rol de personal aparecen como turnos abiertos en el cuadrante de turnos del evento. Además, una regla puede crear el programa a partir de una plantilla de programa, y la facturación reservada sirve como base de cálculo y como condición.

Más información

• Cómo funciona una regla de cantidad individual en el artículo: Cantidad a partir del número de invitados.
• Cómo se dividen los invitados en grupos: Grupos de invitados.