Kostenberekeningssjablonen: je eigen regelwerk één keer vastleggen

Bijna geen twee bedrijven rekenen hetzelfde: de een zet per begonnen 40 gasten één keukenmedewerker in, de ander per 25; staat er in het aanmeldformulier „bar”, dan komen er twee barkeepers bij. Zulke regels gaan nu van evenement naar evenement mee — en belanden uiteindelijk in een spreadsheet die maar één medewerker in het bedrijf echt begrijpt. Een kostenberekeningssjabloon legt dit rekenwerk één keer vast, zodat hetzelfde soort evenement altijd op dezelfde manier wordt doorgerekend.

Waarvoor dient een kostenberekeningssjabloon?

Veel grootheden van een evenement volgen een vaste regel: keukenpersoneel op basis van het aantal gasten, bedieningspersoneel op basis van gasten en duur, materiaal op basis van gastentrap, een extra kracht bij zelf afhalen. Tot nu toe ontstaat die behoefte per evenement uit het hoofd — of in een spreadsheet naast het programma.

Het sjabloon neemt dat over. Wat altijd hetzelfde wordt berekend, staat één keer in het sjabloon; wat een evenement anders doet, vul je bij het evenement in. Elke regel draagt bovendien zijn onderbouwing mee („2 bedieningsleidinggevenden: per begonnen 100 eetgasten, 110 eetgasten”). Wie een getal in twijfel trekt, ziet dus meteen waar het vandaan komt.

Zolang er voor een soort evenement geen sjabloon is vastgelegd, verandert er voor niemand iets: zonder sjabloon blijft de behoefte zoals die nu wordt ingevoerd.

Waar het sjabloon ontstaat

1. Open Instellingen → Kostenberekening. Daar staan alle sjablonen van de workspace.
2. Maak een Nieuw sjabloon aan. Het sjabloon krijgt een naam en optioneel een Soort evenement uit Instellingen → Workflows.
3. In de editor stel je de regels, de telwijze en de proefberekening samen.

Per soort evenement is er hooguit één actief sjabloon. Zo is duidelijk welk sjabloon geldt als een evenement dat soort heeft. Sjablonen zonder soort evenement zijn algemene sjablonen — die kun je in de proefberekening doorrekenen zonder dat ze aan een bepaald soort gebonden zijn.

De telwijze

De telwijze bepaalt met welk aantal personen wordt gerekend. Het klassieke voorbeeld: „Eetgasten = volwassenen × 1 + kinderen × 0,5”. Groepen die in de telwijze niet voorkomen, tellen óf als gast óf helemaal niet — dat leg je vast in de telwijze. Zo worden 50 volwassenen en 8 kinderen 54 eetgasten, en wel overal waar de telwijze als referentiegrootheid wordt gebruikt.

Heeft een evenement geen gastgroepen, dan geldt de telwijze niet: het sjabloon rekent dan naar keuze met het totale aantal gasten of slaat de betreffende regels over.

De bouwstenen van een regel

Elke Regel is een als–dan en bestaat uit vier onderdelen: voorwaarden → referentiegrootheid → formule → doel.

• Voorwaarden. Alle moeten gelden, minstens één moet gelden of geen enkele mag gelden. De assen zijn aantal gasten, duur, afstand, seizoen (periode), weekdagen, feestdagen, soort evenement, tijdstip, antwoord op een formuliervraag, tag van het evenement, tag van de klant, aantal in een gastgroep, tag van het soort evenement, geboekt artikel of geboekte categorie, geboekte omzet en het resultaat van een andere regel.
• Referentiegrootheid. Waarmee wordt gerekend: gasten totaal, een gastgroep, een telwijze, de duur in uren, de afstand in kilometers, een antwoord als getal, de geboekte omzet of het resultaat van een andere regel.
• Formule. „Per begonnen N …” met afronding (naar boven afronden, naar beneden afronden, commercieel afronden, niet afronden), optioneel met minimum, maximum en „vanaf”. Of een staffel („tot X → Y”, de laatste trap blijft naar boven open) of een vaste waarde.
• Doel. Een Artikel, een personeelsrol of een draaiboeksjabloon. Meerdere regels op hetzelfde doel tellen bij elkaar op; een draaiboek ontstaat toch maar één keer.

Een personeelsrol heeft een naam, een voorbereidingstijd en een afbouwtijd. De rol bepaalt ook of meerdere personen in deze rol „gelijktijdig” of „na elkaar” worden ingepland. De uren per medewerker volgen uit duur plus voorbereidingstijd plus afbouwtijd.

Drie voorbeelden met getallen

Bedieningsleiding op basis van het aantal gasten. Voorwaarde: geen. Referentiegrootheid: gasten totaal. Formule: per begonnen 100 gasten één eenheid, naar boven afronden. Doel: personeelsrol „bedieningsleiding”. Bij 110 gasten zijn dat 2 bedieningsleidinggevenden — de begonnen 100 tellen volledig mee.

Kinderen tellen half. De telwijze luidt „Eetgasten = volwassenen × 1 + kinderen × 0,5”. Een evenement met 50 volwassenen en 8 kinderen geeft 54 eetgasten. Regels die de telwijze als referentiegrootheid gebruiken, rekenen met 54 in plaats van 58.

Staffel voor materiaal. Voorwaarde: geboekte categorie „Materiaal”. Referentiegrootheid: gasten totaal. Formule: staffel — tot 40 gasten één eenheid, tot 80 gasten twee, tot 120 gasten drie; daarboven blijft de hoogste trap open.

De proefberekening

De proefberekening is de snelste manier om een sjabloon te controleren zonder een evenement aan te raken. De invoer typ je vrij in — aantal gasten, duur, afstand, antwoord op een formuliervraag — en het sjabloon rekent meteen door.

Het resultaat verschijnt per doel, met onderbouwing: „2 bedieningsleidinggevenden: per begonnen 100 eetgasten, 110 eetgasten”. Regels die niet van toepassing zijn, worden met reden vermeld — bijvoorbeeld „overgeslagen: geldt alleen voor het soort evenement bruiloft”. Zo zie je tijdens het opbouwen of een voorwaarde te smal is of een staffel verkeerd is getrapt, voordat het eerste evenement ermee rekent.

Artikelen per gast

Bij artikelen per gast staat het aantal personen al in een eigen kolom bij de regel. Daar werkt alleen de formule per begonnen N — die bepaalt het aantal per gast, niet het totale aantal. Wordt er gerekend met een telwijze die afwijkt van het aantal gasten, dan toont de regel het aantal personen van de telwijze: bij 100 gasten en 85 eetgasten staat er dus 85 in de kolom met personen.

Bij het evenement toepassen

Zodra er voor het soort evenement een sjabloon is vastgelegd, rekent het evenement ermee. De kaart Kostenberekening staat in het evenement onder Boekingen.

Koppeling. Is er voor het soort evenement een actief sjabloon, dan wordt het automatisch gekoppeld; de kaart toont dan „Sjabloon: Service Hochzeit”. Staat er „Geen sjabloon gekoppeld”, dan kun je handmatig een sjabloon kiezen — of het blijft bij de eerdere invoer.

Rekent mee. Wijzigen gasten, gastgroepen, tijden, ruimtes, tags of antwoorden op formuliervragen, dan volgen de aantallen van de regels uit de kostenberekening vanzelf. Elke zo ontstane regel draagt de vermelding „uit kostenberekening” en zijn onderbouwing — dezelfde als die de proefberekening noemt.

Bevroren. Zodra een document van dit evenement het concept heeft verlaten — een offerte, een factuur of een orderbevestiging is verzonden of uitgegeven —, wijzigt de kostenberekening niets meer vanzelf. De kaart toont wat de berekening op dat moment zou opleveren, maar er wordt pas iets weggeschreven als iemand dat bewust in gang zet. Zo kan een al toegezegd evenement niet stilzwijgend anders worden doorgerekend door een late wijziging in het aantal gasten. Weer laten meerekenen kan pas weer als er geen document meer is verzonden — bijvoorbeeld na een annulering.

Losgekoppeld. Wie zonder kostenberekening wil werken, koppelt die los. De regels blijven staan, maar volgen het evenement niet meer.

Bewust opnieuw berekenen. Nu toepassen berekent en schrijft opnieuw weg, ook in bevroren toestand — verzonden documenten blijven onaangeroerd. Volledig opnieuw toepassen (met bevestigingsvraag) doet hetzelfde en haalt bovendien regels terug die handmatig zijn gewijzigd of verwijderd.

Niet meer actueel. Komt een wijziging binnen via een weg die de kostenberekening niet vanzelf in gang zet, dan verschijnt bij de kaart de melding „Niet meer actueel — er is sinds de laatste toepassing iets gewijzigd aan het evenement”, met de knop Opnieuw toepassen.

Handmatig gewijzigd. Wie aantal, aantal personen of prijs van een regel uit de kostenberekening wijzigt of de regel verwijdert, ziet erbij „Handmatig gewijzigd — volgt de kostenberekening niet meer”. De regel blijft zoals die is ingevoerd; pas Volledig opnieuw toepassen haalt hem terug.

Prijzen. Prijzen komen zoals altijd uit het artikel en zijn prijsregels. De kostenberekening bepaalt de prijs één keer bij het toepassen — met de prijsregels die op dat moment gelden —, en de offerte neemt hem vandaar over.

Artikelen per gast. Hier geldt hetzelfde als in de proefberekening: wordt er gerekend met een telwijze, dan staat bij de regel het aantal personen van de telwijze. Bij 100 gasten en 85 eetgasten staat er dus 85 in de kolom met personen.

Medewerkers als open diensten

Wijst een regel als doel naar een personeelsrol, dan blijft het niet bij een berekening: bij het toepassen legt de kostenberekening de benodigde medewerkers als Open diensten vast in het dienstrooster van het evenement.

Aantal. Het komt uit de regels van de rol en wordt per begonnen eenheid naar boven afgerond. Luidt een regel „per begonnen 100 eetgasten 1 bedieningsleiding”, dan staan er bij 110 eetgasten 2 bedieningsleidinggevenden als open dienst in het rooster. Meerdere regels op dezelfde rol tellen bij elkaar op.

Tijden. De dienst loopt van het begin van het evenement min de voorbereidingstijd tot het einde plus de afbouwtijd van de rol. Een rol met 60 minuten voorbereidingstijd en 30 minuten afbouwtijd geeft bij een evenement van 18:00 tot 23:00 een dienst van 17:00 tot 23:30.

Na elkaar. Staat een rol op „na elkaar”, dan verdeelt de kostenberekening het tijdvenster in aflossingen. Bij „per begonnen 4 uur” en een venster van 9 uur ontstaan 3 diensten die na elkaar lopen.

Meerdere dagen. Heeft een evenement op meerdere dagen volledige dagtijden, dan ontstaat per dag een eigen dienst.

Niemand wordt gevraagd. De diensten zijn open: er gaan geen dienstaanvragen en geen berichten naar medewerkers. Ze worden zoals gebruikelijk ingevuld — iemand wordt ingeschreven, of de aanvraag gaat handmatig de deur uit.

Automatiseringen tellen ook mee. Stelt een regel het aantal gasten of een tag van het evenement in, dan rekent de kostenberekening net zo bij als bij handmatig opslaan.

Past zich aan zolang de dienst open is. Wijzigt het aantal gasten, dan volgt het aantal benodigde personen bij open diensten. Zodra iemand voor een dienst is ingeschreven of de dienst door iemand is gewijzigd, raakt de kostenberekening hem niet meer aan — de dienst blijft zoals het bedrijf hem heeft ingericht.

Bevroren en losgekoppeld. Hier geldt hetzelfde als bij de regels: na een verzonden document schrijft de kostenberekening geen diensten meer vanzelf weg; Nu toepassen werkt dan bewust wel. Is de kostenberekening losgekoppeld, dan blijven de diensten staan, maar volgen ze het evenement niet meer.

Draaiboek uit de kostenberekening

Als doel van een regel kan ook een draaiboeksjabloon staan — een sjabloon uit Instellingen → Draaiboeksjablonen. Is de regel van toepassing, dan maakt de kostenberekening het draaiboek bij het evenement aan: de programmaonderdelen van het sjabloon, gerelateerd aan begin en einde van het evenement. Dat gebeurt één keer.

Alleen als het draaiboek vrij is. Het wordt alleen aangemaakt zolang het evenement geen eigen draaiboek heeft. Heeft iemand al een draaiboek aangemaakt, dan blijft de kostenberekening daarvan af.

Eenmaal aangemaakt, blijft aangemaakt. Een aangemaakt draaiboek wordt daarna nooit overschreven, verschoven of verwijderd — niet bij gewijzigde gasten, niet bij verschoven tijden en ook niet als de regel niet meer van toepassing is. Een evenement waarvan het draaiboek al staat, wijzigt dat dus niet stilzwijgend.

Verwijderd blijft verwijderd. Wie het aangemaakte draaiboek verwijdert, krijgt het niet vanzelf terug. Volledig opnieuw toepassen maakt het weer aan, zolang er geen ander draaiboek bestaat.

Ander sjabloon gekozen. Wordt in de regel naar een ander draaiboeksjabloon gewisseld, dan blijft het al aangemaakte draaiboek staan. Het nieuwe ontstaat pas als er geen ander draaiboek meer is.

Datum nodig. De tijden van het sjabloon hangen aan begin en einde van het evenement. Zonder datum met tijden ontstaat er geen draaiboek.

Geboekte omzet

De geboekte omzet is nog een grootheid waarmee gerekend kan worden — als referentiegrootheid en als voorwaarde.

Als referentiegrootheid. „1 bedieningsmedewerker per begonnen € 2.000 geboekte omzet” geeft bij € 5.400 drie bedieningsmedewerkers.

Als voorwaarde. „Vanaf € 5.000 geboekte omzet is de welkomstbubbel inbegrepen” — daaronder geldt de regel niet.

Wat wordt geteld. Geteld wordt de som van de regels op het tabblad Boekingen van het evenement, netto zoals daar getoond; onderdelen van een pakket tellen niet dubbel. De regels die de kostenberekening zelf aanmaakt, blijven buiten beschouwing — zo rekent de kostenberekening nooit met haar eigen resultaten.

Rekent bij. Wijzigt een regel op het tabblad Boekingen — aantal, prijs, een nieuwe of een verwijderde —, dan rekent de kostenberekening bij. Net als bij gasten en tijden geldt dit totdat de offerte is verstuurd; daarna blijft alles staan totdat iemand Nu toepassen kiest.

Om uit te proberen. In de proefberekening kun je een geboekte omzet intypen om een sjabloon met omzetregels door te rekenen zonder een evenement aan te raken.

Abonnement en vooruitblik

Kostenberekeningssjablonen zijn beschikbaar vanaf Growth; in het modulepakket Productie is de functie inbegrepen.

Stand van deze versie: sjablonen kun je aanmaken, controleren en met de proefberekening doorrekenen; bij een evenement rekent het gekoppelde sjabloon de regels van de boekingen mee. De medewerkers per personeelsrol verschijnen als open diensten in het dienstrooster van het evenement. Een regel kan bovendien het draaiboek aanmaken uit een draaiboeksjabloon, en de geboekte omzet dient als referentiegrootheid en als voorwaarde.

Verder lezen

• Hoe een afzonderlijke aantalregel bij het artikel werkt, lees je onder Aantal op basis van het aantal gasten.
• Hoe gasten in groepen worden verdeeld, lees je onder Gastgroepen.