Modèles de calcul : fixer une fois pour toutes vos propres règles de calcul

Il n’y a pas deux entreprises qui calculent de la même façon : l’une prévoit un aide de cuisine par tranche de 40 invités entamée, l’autre par tranche de 25 ; si le formulaire d’inscription mentionne un bar, deux barmans s’ajoutent. Aujourd’hui, ces règles passent d’un événement à l’autre — et finissent dans un tableau que seul un employé de l’entreprise comprend vraiment. Un modèle de calcul consigne cette méthode une fois pour toutes, de sorte que le même type d’événement soit toujours calculé de la même manière.

À quoi sert un modèle de calcul ?

De nombreuses données d’un événement suivent une règle fixe : personnel de cuisine selon le nombre d’invités, personnel de service selon les invités et la durée, matériel selon le palier d’invités, une personne supplémentaire en cas de retrait sur place. Jusqu’ici, ces besoins sont saisis événement par événement de mémoire — ou dans un tableur à côté du logiciel.

Le modèle s’en charge. Ce qui est toujours calculé de la même façon figure une fois dans le modèle ; ce qu’un événement fait différemment est saisi sur l’événement. Chaque ligne porte en outre sa justification (« 2 responsables de service : par tranche de 100 convives entamée, 110 convives »). Quiconque s’interroge sur un chiffre voit donc immédiatement d’où il vient.

Tant qu’aucun modèle n’est défini pour un type d’événement, rien ne change pour personne : sans modèle, les besoins restent saisis comme aujourd’hui.

Où créer le modèle

1. Ouvrez Paramètres → Calcul des coûts. Tous les modèles du workspace s’y trouvent.
2. Créez un Nouveau modèle. Le modèle reçoit un nom et, en option, un Type d'événement issu de Paramètres → Workflows.
3. Dans l’éditeur, vous définissez les règles, le mode de comptage et le calcul d’essai.

Il existe au maximum un modèle actif par type d’événement. Ainsi, le modèle applicable est clair lorsqu’un événement est de ce type. Les modèles sans type d’événement sont des modèles généraux — ils peuvent être testés dans le calcul d’essai sans être liés à un type précis.

Le mode de comptage

Le mode de comptage détermine quel nombre de personnes sert de base au calcul. L’exemple classique : « convives = adultes × 1 + enfants × 0,5 ». Les groupes qui n’apparaissent pas dans le mode de comptage comptent soit comme un invité, soit pas du tout — cela se définit dans le mode de comptage. Ainsi, 50 adultes et 8 enfants donnent 54 convives, partout où le mode de comptage est utilisé comme base de calcul.

Si un événement n’a pas de groupes d’invités, le mode de comptage ne s’applique pas : le modèle calcule alors au choix avec le nombre total d’invités ou ignore les règles concernées.

Les composants d’une règle

Chaque Règle est un si–alors et comprend quatre éléments : conditions → base de calcul → formule → cible.

• Conditions. Toutes doivent être remplies, au moins une doit l’être, ou aucune ne doit l’être. Les critères sont : nombre d’invités, durée, distance, saison (période), jours de la semaine, jours fériés, type d’événement, heure, réponse à une question du formulaire, mot-clé de l’événement, mot-clé du client, effectif d’un groupe d’invités, mot-clé du type d’événement, article ou catégorie réservé, chiffre d’affaires réservé, ainsi que le résultat d’une autre règle.
• Base de calcul. Ce avec quoi l’on calcule : total des invités, un groupe d’invités, un mode de comptage, la durée en heures, la distance en kilomètres, une réponse sous forme de nombre, le chiffre d’affaires réservé ou le résultat d’une autre règle.
• Formule. « Par tranche de N entamée … » avec arrondi (au supérieur, à l’inférieur, commercial, sans arrondi), en option avec minimum, maximum et « à partir de ». Ou alors un barème (« jusqu’à X → Y », le dernier palier reste ouvert vers le haut) ou une valeur fixe.
• Cible. Un Article, un rôle de personnel ou un modèle de déroulé. Plusieurs règles sur la même cible s’additionnent ; un déroulé n’est néanmoins créé qu’une seule fois.

Un rôle de personnel a un nom, un temps de préparation et un temps de rangement. Il détermine en outre si plusieurs personnes de ce rôle sont planifiées « en même temps » ou « les unes après les autres ». Les heures par employé résultent de la durée plus le temps de préparation plus le temps de rangement.

Trois exemples chiffrés

Responsable de service selon le nombre d’invités. Condition : aucune. Base de calcul : total des invités. Formule : une unité par tranche de 100 invités entamée, arrondi au supérieur. Cible : rôle de personnel « responsable de service ». Pour 110 invités, cela donne 2 responsables de service — la tranche de 100 entamée compte en entier.

Les enfants comptent pour moitié. Le mode de comptage est « convives = adultes × 1 + enfants × 0,5 ». Un événement avec 50 adultes et 8 enfants donne 54 convives. Les règles qui utilisent le mode de comptage comme base de calcul calculent avec 54 au lieu de 58.

Barème de matériel. Condition : catégorie réservée « Matériel ». Base de calcul : total des invités. Formule : barème — jusqu’à 40 invités une unité, jusqu’à 80 invités deux, jusqu’à 120 invités trois ; au-delà, le palier supérieur reste ouvert.

Le calcul d’essai

Le calcul d’essai est le moyen le plus rapide de vérifier un modèle sans toucher à un événement. Les données se saisissent librement — nombre d’invités, durée, distance, réponse à une question du formulaire — et le modèle calcule immédiatement.

Le résultat s’affiche par cible, avec sa justification : « 2 responsables de service : par tranche de 100 convives entamée, 110 convives ». Les règles qui ne s’appliquent pas sont listées avec le motif — par exemple « ignorée : ne s’applique qu’au type d’événement Mariage ». On voit ainsi, dès la conception, si une condition est trop restrictive ou si un barème est mal échelonné, avant que le premier événement ne calcule avec.

Articles par invité

Pour les articles par invité, le nombre de personnes figure déjà dans une colonne dédiée sur la ligne. Seule la formule par tranche de N entamée s’y applique — elle définit la quantité par invité, et non la quantité totale. Si l’on calcule avec un mode de comptage qui diffère du nombre d’invités, la ligne affiche le nombre de personnes du mode de comptage : pour 100 invités et 85 convives, c’est donc 85 qui apparaît dans la colonne des personnes.

Appliquer à l’événement

Dès qu’un modèle est défini pour le type d’événement, l’événement calcule avec lui. La carte Calcul des coûts se trouve dans l’événement, sous Réservations.

Attribution. S’il existe un modèle actif pour le type d’événement, il est attribué automatiquement ; la carte affiche alors « Modèle : Service Hochzeit ». Si elle indique « Aucun modèle attribué », vous pouvez choisir un modèle manuellement — ou conserver la saisie actuelle.

Calcul en continu. Lorsque les invités, les groupes d’invités, les horaires, les salles, les mots-clés ou les réponses aux questions du formulaire changent, les quantités des lignes de calcul se mettent à jour d’elles-mêmes. Chaque ligne ainsi créée porte la mention « issue du calcul » et sa justification — la même que celle indiquée par le calcul d’essai.

Figé. Dès qu’un document de cet événement a quitté le brouillon — un devis, une facture, une confirmation de commande a été envoyé ou émis —, le calcul ne modifie plus rien de lui-même. La carte montre ce qu’il donnerait à cet instant, mais rien n’est écrit tant que quelqu’un ne le déclenche pas volontairement. Ainsi, un événement déjà confirmé ne peut pas être recalculé différemment en silence à cause d’une modification tardive du nombre d’invités. Réactiver le calcul n’est de nouveau possible que lorsqu’aucun document n’est plus envoyé — par exemple après une annulation.

Détaché. Si vous souhaitez travailler sans calcul, détachez-le. Les lignes restent en place, mais ne suivent plus l’événement.

Recalculer volontairement. Appliquer maintenant recalcule et réécrit, même à l’état figé — les documents envoyés ne sont pas touchés. Tout réappliquer (avec confirmation) fait la même chose et ramène en plus les lignes qui ont été modifiées ou supprimées manuellement.

Plus à jour. Si une modification survient par une voie qui ne déclenche pas le calcul, la carte affiche la mention « Plus à jour — l’événement a changé depuis la dernière application », avec le bouton Réappliquer.

Modifié manuellement. Si vous modifiez la quantité, le nombre de personnes ou le prix d’une ligne de calcul, ou si vous la supprimez, la ligne affiche « Modifié manuellement — ne suit plus le calcul ». La ligne reste telle qu’elle a été saisie ; seul Tout réappliquer la ramène.

Prix. Les prix proviennent, comme toujours, de l’article et de ses règles de prix. Le calcul fixe le prix une fois lors de l’application — avec les règles de prix en vigueur à cet instant —, et le devis le reprend à partir de là.

Articles par invité. La même règle que dans le calcul d’essai s’applique : si l’on calcule avec un mode de comptage, la ligne affiche le nombre de personnes du mode de comptage. Pour 100 invités et 85 convives, c’est donc 85 qui apparaît dans la colonne des personnes.

Employés en tant que services ouverts

Lorsqu’une règle a pour cible un rôle de personnel, il ne s’agit plus d’un simple calcul : lors de l’application, le calcul crée les employés nécessaires sous forme de Services ouverts dans le planning des services de l’événement.

Nombre. Il découle des règles du rôle et est arrondi au supérieur par unité entamée. Si une règle dit « par tranche de 100 convives entamée, 1 responsable de service », 110 convives donnent 2 responsables de service en service ouvert dans le planning. Plusieurs règles sur le même rôle s’additionnent.

Horaires. Le service va du début de l’événement moins le temps de préparation jusqu’à la fin plus le temps de rangement du rôle. Un rôle avec 60 minutes de préparation et 30 minutes de rangement donne, pour un événement de 18:00 à 23:00, un service de 17:00 à 23:30.

Les uns après les autres. Si un rôle est réglé sur « les uns après les autres », le calcul découpe la plage horaire en relais. Avec « par tranche de 4 heures entamée » et une plage de 9 heures, on obtient 3 services qui se succèdent.

Plusieurs jours. Si un événement comporte des horaires complets sur plusieurs jours, un service distinct est créé pour chaque jour.

Personne n’est sollicité. Les services sont ouverts : aucune demande de service ni aucun message n’est envoyé aux employés. Ils sont pourvus comme d’habitude — quelqu’un est inscrit, ou la demande est envoyée manuellement.

Les automatisations comptent aussi. Si une règle définit le nombre d’invités ou un mot-clé de l’événement, le calcul se met à jour exactement comme lors d’un enregistrement manuel.

S’adapte tant que le service est ouvert. Si le nombre d’invités change, le nombre de personnes requis sur les services ouverts suit. Dès que quelqu’un est inscrit sur un service ou que celui-ci a été modifié par quelqu’un, le calcul n’y touche plus — le service reste tel que l’entreprise l’a configuré.

Figé et détaché. La même règle que pour les lignes s’applique : après l’envoi d’un document, le calcul n’écrit plus de services de lui-même ; Appliquer maintenant agit volontairement même dans ce cas. Si le calcul est détaché, les services restent en place, mais ne suivent plus l’événement.

Déroulé issu du calcul

La cible d’une règle peut aussi être un modèle de déroulé — un modèle de Paramètres → Modèles de déroulé. Si la règle s’applique, le calcul crée le déroulé sur l’événement : les points du programme du modèle, rapportés au début et à la fin de l’événement. Cela ne se produit qu’une seule fois.

Uniquement si le déroulé est libre. Le déroulé n’est créé que tant que l’événement n’a pas de déroulé propre. Si quelqu’un a déjà créé un déroulé, le calcul n’y touche pas.

Une fois créé, il le reste. Un déroulé créé n’est ensuite jamais écrasé, déplacé ni supprimé — ni en cas de changement d’invités, ni en cas de décalage d’horaires, ni même lorsque la règle ne s’applique plus. Un événement dont le déroulé existe déjà ne le modifie donc pas en silence.

Supprimé, il le reste. Si vous supprimez le déroulé créé, il ne revient pas de lui-même. Tout réappliquer le recrée, tant qu’aucun autre déroulé n’existe.

Autre modèle choisi. Si la règle passe à un autre modèle de déroulé, le déroulé déjà créé reste en place. Le nouveau n’est créé que lorsqu’il n’y a plus de déroulé étranger.

Date requise. Les horaires du modèle dépendent du début et de la fin de l’événement. Sans date avec horaires, aucun déroulé n’est créé.

Chiffre d’affaires réservé

Le chiffre d’affaires réservé est une autre grandeur avec laquelle on peut calculer — comme base de calcul et comme condition.

Comme base de calcul. « 1 membre du personnel de service par tranche de 2 000 € de chiffre d’affaires réservé entamée » donne trois personnes pour 5 400 €.

Comme condition. « À partir de 5 000 € de chiffre d’affaires réservé, le mousseux de bienvenue est offert » — en dessous, la règle ne s’applique pas.

Ce qui est compté. On compte la somme des lignes de l’onglet Réservations de l’événement, HT comme affiché à cet endroit ; les composants d’un pack ne comptent pas en double. Les lignes que le calcul crée lui-même sont exclues — ainsi, le calcul ne se base jamais sur ses propres résultats.

Il recalcule. Si une ligne de l’onglet Réservations change — quantité, prix, ajout ou suppression —, le calcul se met à jour. Comme pour les invités et les horaires, cela vaut jusqu’à l’envoi du devis ; ensuite, tout reste en l’état jusqu’à ce que quelqu’un choisisse Appliquer maintenant.

Pour essayer. Dans le calcul d’essai, vous pouvez saisir un chiffre d’affaires réservé pour tester un modèle comportant des règles de chiffre d’affaires, sans toucher à un événement.

Offre et perspectives

Les modèles de calcul sont disponibles à partir de Growth ; la fonction est incluse dans le pack de modules Production.

État de cette version : les modèles peuvent être créés, vérifiés et testés via le calcul d’essai ; sur un événement, le modèle attribué calcule en continu les lignes des réservations. Les employés par rôle de personnel apparaissent sous forme de services ouverts dans le planning des services de l’événement. Une règle peut en outre créer le Déroulé à partir d’un modèle de déroulé, et le chiffre d’affaires réservé sert de base de calcul et de condition.

Pour aller plus loin

• Le fonctionnement d’une règle de quantité isolée sur l’article est décrit sous Quantité selon le nombre d’invités.
• La répartition des invités en groupes est décrite sous Groupes d’invités.