Modelos de cálculo de custos: registar uma só vez as regras próprias

Dificilmente duas empresas calculam da mesma forma: uma atribui um ajudante de cozinha por cada 40 convidados ou fração, outra por cada 25; se o formulário de pedido indicar bar, juntam-se dois barmen. Hoje, estas regras passam de evento para evento — e acabam numa folha de cálculo que só um colaborador da empresa entende realmente. Um modelo de cálculo de custos regista este método de cálculo uma só vez, para que o mesmo tipo de evento seja sempre calculado da mesma forma.

Para que serve um modelo de cálculo de custos?

Muitas grandezas de um evento seguem uma regra fixa: ajudantes de cozinha consoante o número de convidados, pessoal de serviço consoante os convidados e a duração, equipamento consoante o escalão de convidados, um elemento adicional em caso de recolha pelo cliente. Até agora, estas necessidades eram definidas evento a evento de memória — ou numa folha de cálculo ao lado do programa.

O modelo dispensa isso. O que é sempre calculado da mesma forma fica uma só vez no modelo; o que um evento faz de forma diferente é registado no próprio evento. Cada linha traz ainda a sua justificação («2 supervisores de serviço: por cada 100 convidados de refeição ou fração, 110 convidados de refeição»). Quem questionar um valor vê logo de onde vem.

Enquanto não houver um modelo definido para um tipo de evento, nada muda para ninguém: sem modelo, as necessidades continuam a ser registadas como hoje.

Onde se cria o modelo

1. Abrir Definições → Cálculo de custos. Aí estão todos os modelos do workspace.
2. Criar um Novo modelo. O modelo recebe um nome e, opcionalmente, um Tipo de evento de Definições → Workflows.
3. No editor definem-se as regras, o método de contagem e o cálculo de teste.

Por tipo de evento existe, no máximo, um modelo ativo. Assim, fica claro qual o modelo que vale quando um evento é desse tipo. Os modelos sem tipo de evento são modelos gerais — podem ser calculados no cálculo de teste sem estarem associados a um tipo específico.

O método de contagem

O método de contagem define com que número de pessoas se calcula. O exemplo clássico: «convidados de refeição = adultos × 1 + crianças × 0,5». Os grupos que não constam do método de contagem contam como convidado ou não contam de todo — isso é definido no método de contagem. Assim, 50 adultos e 8 crianças resultam em 54 convidados de refeição, em todos os locais onde o método de contagem é usado como grandeza de referência.

Se um evento não tiver grupos de convidados, o método de contagem não se aplica: o modelo calcula então, à escolha, com o número total de convidados ou ignora as regras afetadas.

Os elementos de uma regra

Cada Regra é um «se–então» e é composta por quatro partes: condições → grandeza de referência → fórmula → destino.

• Condições. Todas têm de se verificar, pelo menos uma ou nenhuma. Os eixos são: número de convidados, duração, distância, época (período), dias da semana, feriados, tipo de evento, hora, resposta a uma pergunta do formulário, etiqueta do evento, etiqueta do cliente, quantidade num grupo de convidados, etiqueta do tipo de evento, artigo ou categoria reservados, volume de negócios reservado e o resultado de outra regra.
• Grandeza de referência. Aquilo com que se calcula: total de convidados, um grupo de convidados, um método de contagem, a duração em horas, a distância em quilómetros, uma resposta como número, o volume de negócios reservado ou o resultado de outra regra.
• Fórmula. «Por cada N ou fração …» com arredondamento (por excesso, por defeito, comercial, sem arredondar), opcionalmente com mínimo, máximo e «a partir de». Em alternativa, um escalonamento («até X → Y», sendo que o último escalão fica em aberto para cima) ou um valor fixo.
• Destino. Um artigo, uma função do pessoal ou um modelo de programa. Várias regras com o mesmo destino somam-se; ainda assim, um programa só é criado uma vez.

Uma função do pessoal tem um nome, um tempo de preparação e um tempo de encerramento. Determina ainda se várias pessoas dessa função são planeadas «em simultâneo» ou «sucessivamente». As horas por colaborador resultam da duração mais o tempo de preparação mais o tempo de encerramento.

Três exemplos com números

Supervisão de serviço consoante o número de convidados. Condição: nenhuma. Grandeza de referência: total de convidados. Fórmula: uma unidade por cada 100 convidados ou fração, arredondamento por excesso. Destino: função do pessoal «supervisor de serviço». Com 110 convidados, são 2 supervisores de serviço — os 100 iniciados contam por inteiro.

As crianças contam meio. O método de contagem é «convidados de refeição = adultos × 1 + crianças × 0,5». Um evento com 50 adultos e 8 crianças resulta em 54 convidados de refeição. As regras que usam o método de contagem como grandeza de referência calculam com 54 em vez de 58.

Escalonamento de equipamento. Condição: categoria reservada «Equipamento». Grandeza de referência: total de convidados. Fórmula: escalonamento — até 40 convidados uma unidade, até 80 convidados duas, até 120 convidados três; acima disso, o último escalão fica em aberto.

O cálculo de teste

O cálculo de teste é a forma mais rápida de verificar um modelo sem mexer num evento. Os dados são introduzidos livremente — número de convidados, duração, distância, resposta a uma pergunta do formulário — e o modelo calcula de imediato.

O resultado surge por destino, com justificação: «2 supervisores de serviço: por cada 100 convidados de refeição ou fração, 110 convidados de refeição». As regras que não se aplicam são listadas com o motivo — por exemplo, «ignorada: aplica-se apenas ao tipo de evento Casamento». Assim, ao construir o modelo, vê-se se uma condição é demasiado restrita ou se um escalonamento está mal definido, antes de o primeiro evento calcular com ele.

Artigos por convidado

Nos artigos por convidado, o número de pessoas já consta de uma coluna própria na linha. Aí aplica-se apenas a fórmula por cada N ou fração — define a quantidade por convidado, não a quantidade total. Se se calcular com um método de contagem diferente do número de convidados, a linha mostra o número de pessoas do método de contagem: com 100 convidados e 85 convidados de refeição, a coluna de pessoas indica 85.

Aplicar ao evento

Assim que existe um modelo definido para o tipo de evento, o evento passa a calcular com ele. O cartão Cálculo de custos encontra-se no evento, em Reservas.

Atribuição. Se existir um modelo ativo para o tipo de evento, é atribuído automaticamente; o cartão mostra então «Modelo: Service Hochzeit». Se indicar «Nenhum modelo atribuído», é possível escolher um modelo manualmente — ou manter o registo anterior.

Acompanha as alterações. Se mudarem os convidados, os grupos de convidados, os horários, as salas, as etiquetas ou as respostas a perguntas do formulário, as quantidades das linhas do cálculo de custos acompanham automaticamente. Cada linha assim criada traz a indicação «do cálculo de custos» e a respetiva justificação — a mesma que o cálculo de teste apresenta.

Congelado. Assim que um documento deste evento sai do rascunho — um orçamento, uma fatura ou uma confirmação de encomenda foi enviado ou emitido —, o cálculo de custos deixa de alterar o que quer que seja automaticamente. O cartão mostra o que resultaria nesse momento, mas só se escreve quando alguém o desencadear de forma deliberada. Assim, um evento já confirmado não passa a ser calculado em silêncio de outra forma por causa de uma alteração tardia de convidados. Voltar a acompanhar só é possível quando já não houver nenhum documento enviado — por exemplo, após uma anulação.

Desligado. Quem quiser trabalhar sem o cálculo de custos desliga-o. As linhas mantêm-se, mas deixam de acompanhar o evento.

Recalcular deliberadamente. Aplicar agora calcula e escreve de novo, mesmo no estado congelado — os documentos enviados não são afetados. Aplicar de novo por completo (com confirmação) faz o mesmo e recupera ainda as linhas que foram alteradas ou eliminadas manualmente.

Desatualizado. Se uma alteração chegar por um caminho que não desencadeia o cálculo de custos automaticamente, o cartão apresenta o aviso «Desatualizado — desde a última aplicação, algo mudou no evento», juntamente com o botão Aplicar de novo.

Alterado manualmente. Quem alterar a quantidade, o número de pessoas ou o preço de uma linha do cálculo de custos, ou eliminar a linha, vê nela «Alterado manualmente — já não acompanha o cálculo de custos». A linha mantém-se como foi registada; só Aplicar de novo por completo a recupera.

Preços. Os preços vêm, como sempre, do artigo e das respetivas regras de preço. O cálculo de custos define o preço uma só vez, ao aplicar — com as regras de preço em vigor nesse momento —, e o orçamento assume-o a partir daí.

Artigos por convidado. Aplica-se o mesmo que no cálculo de teste: se se calcular com um método de contagem, a linha mostra o número de pessoas do método de contagem. Com 100 convidados e 85 convidados de refeição, a coluna de pessoas indica 85.

Colaboradores como turnos em aberto

Se o destino de uma regra for uma função do pessoal, não fica por um cálculo: ao aplicar, o cálculo de custos cria os colaboradores necessários como Turnos em aberto na escala de turnos do evento.

Quantidade. Resulta das regras da função e é arredondada por excesso por cada unidade ou fração. Se uma regra indicar «1 supervisor de serviço por cada 100 convidados de refeição ou fração», com 110 convidados de refeição ficam 2 supervisores de serviço como turno em aberto na escala. Várias regras para a mesma função somam-se.

Horários. O turno vai do início do evento menos o tempo de preparação até ao fim mais o tempo de encerramento da função. Uma função com 60 minutos de preparação e 30 minutos de encerramento resulta, num evento das 18:00 às 23:00, num turno das 17:00 às 23:30.

Sucessivamente. Se uma função estiver definida como «sucessivamente», o cálculo de custos divide a janela de tempo em substituições. Com «por cada 4 horas ou fração» e uma janela de 9 horas, resultam 3 turnos que decorrem um a seguir ao outro.

Vários dias. Se um evento tiver horários completos em vários dias, é criado um turno próprio por dia.

Ninguém é consultado. Os turnos estão em aberto: não são enviados pedidos de turno nem mensagens aos colaboradores. São preenchidos como habitualmente — alguém é registado, ou o pedido é enviado manualmente.

As automatizações também contam. Se uma regra definir o número de convidados ou uma etiqueta do evento, o cálculo de custos acompanha tal como ao guardar manualmente.

Ajusta-se enquanto estiver em aberto. Se o número de convidados mudar, o número de pessoas necessárias nos turnos em aberto acompanha. Assim que alguém é registado num turno ou o turno é alterado por alguém, o cálculo de custos deixa de lhe mexer — o turno fica como a empresa o definiu.

Congelado e desligado. Aplica-se o mesmo que nas linhas: depois de um documento enviado, o cálculo de custos deixa de escrever turnos automaticamente; Aplicar agora funciona deliberadamente mesmo nesse caso. Com o cálculo de custos desligado, os turnos mantêm-se, mas deixam de acompanhar o evento.

Programa a partir do cálculo de custos

O destino de uma regra pode também ser um modelo de programa — um modelo de Definições → Modelos de programa. Se a regra se verificar, o cálculo de custos cria o programa no evento: os pontos do programa do modelo, relativos ao início e ao fim do evento. Isto acontece uma só vez.

Só se o programa estiver livre. O programa só é criado enquanto o evento não tiver um programa próprio. Se alguém já tiver criado um programa, o cálculo de custos não lhe toca.

Uma vez criado, mantém-se. Um programa criado nunca mais é substituído, deslocado ou eliminado — nem quando os convidados mudam, nem quando os horários são alterados, nem quando a regra deixa de se verificar. Um evento cujo programa já existe não o altera, portanto, em silêncio.

Eliminado fica eliminado. Quem eliminar o programa criado não o recupera automaticamente. Aplicar de novo por completo volta a criá-lo, desde que não exista outro programa.

Outro modelo escolhido. Se na regra se mudar para outro modelo de programa, o programa já criado mantém-se. O novo só é criado quando já não existir um programa de outra origem.

É necessária uma data. Os horários do modelo dependem do início e do fim do evento. Sem uma data com horas, não é criado nenhum programa.

Volume de negócios reservado

O volume de negócios reservado é mais uma grandeza com que se pode calcular — como grandeza de referência e como condição.

Como grandeza de referência. «1 elemento de serviço por cada 2.000 € de volume de negócios reservado ou fração» resulta, com 5.400 €, em três elementos de serviço.

Como condição. «A partir de 5.000 € de volume de negócios reservado há espumante de boas-vindas» — abaixo disso, a regra não se aplica.

O que é contabilizado. É contabilizada a soma das linhas no separador Reservas do evento, sem IVA, tal como aí apresentado; os componentes de um pacote não contam em duplicado. As linhas que o próprio cálculo de custos cria ficam de fora — assim, o cálculo de custos nunca calcula com os seus próprios resultados.

Recalcula. Se uma linha no separador Reservas mudar — quantidade, preço, uma nova ou uma eliminada —, o cálculo de custos recalcula. Tal como com os convidados e os horários, isto vale até o orçamento ser enviado; depois disso, tudo se mantém até alguém escolher Aplicar agora.

Para experimentar. No cálculo de teste é possível introduzir um volume de negócios reservado para calcular um modelo com regras de volume de negócios, sem mexer num evento.

Plano e perspetivas

Os modelos de cálculo de custos estão disponíveis a partir do plano Growth; no pacote de módulos Produção a funcionalidade está incluída.

Estado desta versão: os modelos podem ser criados, verificados e calculados através do cálculo de teste; num evento, o modelo atribuído calcula também as linhas das reservas. Os colaboradores por função do pessoal surgem como turnos em aberto na escala de turnos do evento. Uma regra pode ainda criar o programa a partir de um modelo de programa, e o volume de negócios reservado serve como grandeza de referência e como condição.

Ler também

• Como funciona uma regra de quantidade isolada no artigo: Quantidade a partir do número de convidados.
• Como os convidados são divididos em grupos: Grupos de convidados.