Kalkulationsvorlagen: das eigene Regelwerk einmal festhalten

Kaum zwei Betriebe rechnen gleich: Der eine stellt je angefangene 40 Gäste eine Küchenkraft, der andere je 25; bei Bar im Anmeldeformular kommen zwei Barkeeper dazu. Solche Regeln wandern heute von Veranstaltung zu Veranstaltung mit — und stehen am Ende in einer Tabelle, die nur eine Mitarbeitende im Betrieb wirklich versteht. Eine Kalkulationsvorlage hält dieses Rechenwerk einmal fest, sodass dieselbe Art von Veranstaltung immer gleich durchgerechnet wird.

Wozu eine Kalkulationsvorlage?

Viele Größen einer Veranstaltung folgen einer festen Regel: Küchenkräfte nach Gästezahl, Servicekräfte nach Gästen und Dauer, Equipment nach Gästestufe, eine zusätzliche Kraft bei Selbstabholung. Bisher entsteht dieser Bedarf je Veranstaltung aus dem Gedächtnis — oder in einer Tabellenkalkulation neben dem Programm.

Die Vorlage nimmt das ab. Was immer gleich gerechnet wird, steht einmal in der Vorlage; was eine Veranstaltung anders macht, wird an der Veranstaltung eingetragen. Jede Zeile trägt außerdem ihre Begründung bei sich („2 Serviceaufsichten: je angefangene 100 Essensgäste, 110 Essensgäste"). Wer eine Zahl hinterfragt, sieht also sofort, woher sie kommt.

Bis eine Vorlage für eine Veranstaltungsart hinterlegt ist, ändert sich für niemanden etwas: Ohne Vorlage bleibt der Bedarf so, wie er heute eingetragen wird.

Wo die Vorlage entsteht

1. Einstellungen → Kalkulation öffnen. Dort liegen alle Vorlagen des Arbeitsbereichs.
2. Neue Vorlage anlegen. Die Vorlage bekommt einen Namen und optional eine Veranstaltungsart aus Einstellungen → Workflows.
3. Im Editor entstehen die Regeln, die Zählweise und die Probe-Rechnung.

Je Veranstaltungsart gibt es höchstens eine aktive Vorlage. So ist eindeutig, welche Vorlage gilt, wenn eine Veranstaltung diese Art hat. Vorlagen ohne Veranstaltungsart sind allgemeine Vorlagen — sie lassen sich in der Probe-Rechnung durchrechnen, ohne dass sie an eine bestimmte Art gebunden sind.

Die Zählweise

Die Zählweise legt fest, mit welcher Personenzahl gerechnet wird. Das klassische Beispiel: „Essensgäste = Erwachsene × 1 + Kinder × 0,5". Gruppen, die in der Zählweise nicht vorkommen, zählen entweder als Gast oder gar nicht — das wird in der Zählweise festgelegt. So entsteht aus 50 Erwachsenen und 8 Kindern die Zahl 54 Essensgäste, und zwar überall dort, wo die Zählweise als Bezugsgröße verwendet wird.

Hat eine Veranstaltung keine Gästegruppen, greift die Zählweise nicht: Dann rechnet die Vorlage wahlweise mit der Gesamtzahl der Gäste oder überspringt die betroffenen Regeln.

Die Bausteine einer Regel

Jede Regel ist ein Wenn–dann und besteht aus vier Teilen: Bedingungen → Bezugsgröße → Formel → Ziel.

• Bedingungen. Alle müssen zutreffen, mindestens eine oder keine darf zutreffen. Die Achsen sind Gästezahl, Dauer, Entfernung, Saison (Zeitraum), Wochentage, Feiertage, Veranstaltungsart, Uhrzeit, Antwort auf eine Formularfrage, Schlagwort der Veranstaltung, Schlagwort des Kunden, Anzahl in einer Gästegruppe, Schlagwort der Veranstaltungsart, gebuchter Artikel oder Kategorie, gebuchter Umsatz sowie das Ergebnis einer anderen Regel.
• Bezugsgröße. Womit gerechnet wird: Gäste gesamt, eine Gästegruppe, eine Zählweise, die Dauer in Stunden, die Entfernung in Kilometern, eine Antwort als Zahl, der gebuchte Umsatz oder das Ergebnis einer anderen Regel.
• Formel. „Je angefangene N …" mit Rundung (aufrunden, abrunden, kaufmännisch, nicht runden), optional mit Minimum, Maximum und „erst ab". Alternativ eine Staffel („bis X → Y", die letzte Stufe bleibt nach oben offen) oder ein fester Wert.
• Ziel. Ein Artikel, eine Personalrolle oder eine Ablauf-Vorlage. Mehrere Regeln auf dasselbe Ziel addieren sich; ein Ablauf entsteht trotzdem nur einmal.

Eine Personalrolle hat einen Namen, einen Vorlauf und einen Nachlauf. Sie bestimmt außerdem, ob mehrere Personen dieser Rolle „gleichzeitig" oder „nacheinander" geplant werden. Die Stunden je Mitarbeitendem ergeben sich aus Dauer plus Vorlauf plus Nachlauf.

Drei Beispiele mit Zahlen

Serviceaufsicht nach Gästezahl. Bedingung: keine. Bezugsgröße: Gäste gesamt. Formel: je angefangene 100 Gäste eine Einheit, Rundung aufrunden. Ziel: Personalrolle „Serviceaufsicht". Bei 110 Gästen sind das 2 Serviceaufsichten — die angefangenen 100 werden voll gezählt.

Kinder zählen halb. Die Zählweise lautet „Essensgäste = Erwachsene × 1 + Kinder × 0,5". Eine Veranstaltung mit 50 Erwachsenen und 8 Kindern ergibt 54 Essensgäste. Regeln, die als Bezugsgröße die Zählweise verwenden, rechnen mit 54 statt mit 58.

Equipment-Staffel. Bedingung: gebuchte Kategorie „Equipment". Bezugsgröße: Gäste gesamt. Formel: Staffel — bis 40 Gäste eine Einheit, bis 80 Gäste zwei, bis 120 Gäste drei; darüber bleibt die oberste Stufe offen.

Die Probe-Rechnung

Die Probe-Rechnung ist der schnellste Weg, eine Vorlage zu prüfen, ohne eine Veranstaltung anzufassen. Die Eingaben werden frei eingetippt — Gästezahl, Dauer, Entfernung, Antwort auf eine Formularfrage — und die Vorlage rechnet sofort durch.

Das Ergebnis erscheint je Ziel, mit Begründung: „2 Serviceaufsichten: je angefangene 100 Essensgäste, 110 Essensgäste". Regeln, die nicht greifen, werden mit Grund aufgeführt — etwa „übersprungen: gilt nur für die Veranstaltungsart Hochzeitsfeier". So zeigt sich beim Bauen, ob eine Bedingung zu eng oder eine Staffel falsch gestuft ist, bevor die erste Veranstaltung damit rechnet.

Pro-Gast-Artikel

Bei Pro-Gast-Artikeln steht die Personenzahl bereits in einer eigenen Spalte an der Position. Dort greift nur die Formel je angefangene N — sie setzt die Menge je Gast, nicht die Gesamtmenge. Wird mit einer Zählweise gerechnet, die von der Gästezahl abweicht, erscheint an der Position die Personenzahl der Zählweise: Bei 100 Gästen und 85 Essensgästen steht also 85 in der Personspalte.

An der Veranstaltung anwenden

Sobald für die Veranstaltungsart eine Vorlage hinterlegt ist, rechnet die Veranstaltung mit ihr. Die Karte Kalkulation liegt in der Veranstaltung unter Buchungen.

Zuordnung. Gibt es zur Veranstaltungsart eine aktive Vorlage, wird sie von selbst zugeordnet; die Karte zeigt dann „Vorlage: Service Hochzeit". Steht dort „Keine Vorlage zugeordnet", lässt sich eine Vorlage von Hand wählen — oder es bleibt bei der bisherigen Eingabe.

Rechnet mit. Ändern sich Gäste, Gästegruppen, Zeiten, Räume, Schlagwörter oder Antworten auf Formularfragen, ziehen die Mengen der Kalkulations-Positionen von selbst nach. Jede so entstandene Position trägt den Hinweis „aus Kalkulation" und ihre Begründung — dieselbe, die auch die Probe-Rechnung nennt.

Eingefroren. Sobald ein Beleg dieser Veranstaltung den Entwurf verlassen hat — ein Angebot, eine Rechnung, eine Auftragsbestätigung versendet oder ausgestellt wurde —, ändert die Kalkulation nichts mehr von selbst. Die Karte zeigt, was sie in diesem Moment ergeben würde, geschrieben wird aber erst, wenn es jemand bewusst anstößt. So kann eine bereits zugesagte Veranstaltung nicht durch eine späte Gästeänderung stillschweigend anders kalkulieren. Wieder mitrechnen lassen geht erst wieder, wenn kein Beleg mehr versendet ist — etwa nach einem Storno.

Abgekoppelt. Wer ohne Kalkulation arbeiten will, koppelt sie ab. Die Positionen bleiben stehen, folgen der Veranstaltung aber nicht mehr.

Bewusst neu rechnen. Jetzt anwenden rechnet und schreibt neu, auch im eingefrorenen Zustand — versendete Belege bleiben davon unberührt. Vollständig neu anwenden (mit Rückfrage) tut dasselbe und holt zusätzlich Positionen zurück, die von Hand geändert oder gelöscht wurden.

Nicht mehr aktuell. Kommt eine Änderung auf einem Weg, der die Kalkulation nicht von selbst anstößt, erscheint an der Karte der Hinweis „Nicht mehr aktuell — seit der letzten Anwendung hat sich an der Veranstaltung etwas geändert", samt Knopf Neu anwenden.

Von Hand geändert. Wer Menge, Personenzahl oder Preis einer Kalkulations-Position ändert oder die Position löscht, sieht an ihr „Von Hand geändert — folgt der Kalkulation nicht mehr". Die Position bleibt so, wie sie eingetragen wurde; erst Vollständig neu anwenden holt sie zurück.

Preise. Preise kommen wie immer aus dem Artikel und seinen Preisregeln. Die Kalkulation setzt den Preis einmal beim Anwenden — mit den Preisregeln, die in diesem Moment gelten —, und das Angebot übernimmt ihn von dort.

Pro-Gast-Artikel. Hier gilt dasselbe wie in der Probe-Rechnung: Wird mit einer Zählweise gerechnet, steht an der Position die Personenzahl der Zählweise. Bei 100 Gästen und 85 Essensgästen steht also 85 in der Personspalte.

Mitarbeitende als offene Schichten

Zeigt eine Regel als Ziel auf eine Personalrolle, bleibt es nicht bei einer Rechnung: Beim Anwenden legt die Kalkulation die benötigten Mitarbeitenden als offene Schichten im Dienstplan der Veranstaltung an.

Anzahl. Sie kommt aus den Regeln der Rolle und wird je angefangener Einheit aufgerundet. Lautet eine Regel „je angefangene 100 Essensgäste 1 Serviceaufsicht", stehen bei 110 Essensgästen 2 Serviceaufsichten als offene Schicht im Plan. Mehrere Regeln auf dieselbe Rolle addieren sich.

Zeiten. Die Schicht reicht von Beginn der Veranstaltung minus Vorlauf bis Ende plus Nachlauf der Rolle. Eine Rolle mit 60 Minuten Vorlauf und 30 Minuten Nachlauf ergibt bei einer Veranstaltung von 18:00 bis 23:00 eine Schicht von 17:00 bis 23:30.

Nacheinander. Steht eine Rolle auf „nacheinander", teilt die Kalkulation das Zeitfenster in Ablösungen. Bei „je angefangene 4 Stunden" und 9 Stunden Fenster entstehen 3 Schichten, die eine nach der anderen laufen.

Mehrere Tage. Hat eine Veranstaltung an mehreren Tagen vollständige Tageszeiten, entsteht je Tag eine eigene Schicht.

Niemand wird gefragt. Die Schichten sind offen: Es gehen keine Schichtanfragen und keine Mitteilungen an Mitarbeitende raus. Besetzt werden sie wie gewohnt — jemand wird eingetragen, oder die Anfrage geht von Hand aus.

Auch Automatisierungen zählen. Setzt eine Regel die Gästezahl oder ein Schlagwort der Veranstaltung, zieht die Kalkulation genauso nach wie beim Speichern von Hand.

Passt sich an, solange sie offen ist. Ändert sich die Gästezahl, zieht die Anzahl der benötigten Personen an offenen Schichten nach. Sobald jemand für eine Schicht eingetragen ist oder sie von jemandem geändert wurde, fasst die Kalkulation sie nicht mehr an — die Schicht bleibt, wie der Betrieb sie eingerichtet hat.

Eingefroren und abgekoppelt. Hier gilt dasselbe wie bei den Positionen: Nach einem versendeten Beleg schreibt die Kalkulation keine Schichten mehr von selbst; Jetzt anwenden wirkt bewusst auch dann. Ist die Kalkulation abgekoppelt, bleiben die Schichten stehen, folgen der Veranstaltung aber nicht mehr.

Ablauf aus der Kalkulation

Als Ziel einer Regel kann auch eine Ablauf-Vorlage stehen — eine Vorlage aus Einstellungen → Ablaufplan-Vorlagen. Trifft die Regel zu, legt die Kalkulation den Ablauf an der Veranstaltung an: die Programmpunkte der Vorlage, bezogen auf Beginn und Ende der Veranstaltung. Das passiert einmal.

Nur wenn der Ablauf frei ist. Angelegt wird nur, solange die Veranstaltung keinen eigenen Ablauf hat. Hat jemand bereits einen Ablauf angelegt, rührt die Kalkulation ihn nicht an.

Einmal angelegt, bleibt angelegt. Ein angelegter Ablauf wird danach nie überschrieben, verschoben oder gelöscht — nicht bei geänderten Gästen, nicht bei verschobenen Zeiten und auch dann nicht, wenn die Regel nicht mehr zutrifft. Eine Veranstaltung, deren Ablauf schon steht, ändert ihn also nicht stillschweigend.

Gelöscht bleibt gelöscht. Wer den angelegten Ablauf löscht, bekommt ihn nicht von selbst zurück. Vollständig neu anwenden legt ihn wieder an, solange kein anderer Ablauf existiert.

Andere Vorlage gewählt. Wird in der Regel auf eine andere Ablauf-Vorlage gewechselt, bleibt der bereits angelegte Ablauf stehen. Der neue entsteht erst, wenn kein fremder Ablauf mehr da ist.

Datum nötig. Die Zeiten der Vorlage hängen am Beginn und Ende der Veranstaltung. Ohne Datum mit Zeiten entsteht kein Ablauf.

Gebuchter Umsatz

Der gebuchte Umsatz ist eine weitere Größe, mit der gerechnet werden kann — als Bezugsgröße und als Bedingung.

Als Bezugsgröße. „1 Servicekraft je angefangene 2.000 € gebuchter Umsatz" ergibt bei 5.400 € drei Servicekräfte.

Als Bedingung. „Ab 5.000 € gebuchter Umsatz gibt es den Begrüßungssekt" — darunter greift die Regel nicht.

Was gezählt wird. Gezählt wird die Summe der Positionen im Reiter Buchungen der Veranstaltung, netto wie dort angezeigt; Bestandteile eines Pakets zählen nicht doppelt. Die Positionen, die die Kalkulation selbst anlegt, bleiben außen vor — so rechnet die Kalkulation nie mit ihren eigenen Ergebnissen.

Es rechnet nach. Ändert sich eine Position im Reiter Buchungen — Menge, Preis, eine neue oder eine gelöschte —, rechnet die Kalkulation nach. Wie bei Gästen und Zeiten gilt das, bis das Angebot verschickt ist; danach bleibt alles stehen, bis jemand Jetzt anwenden wählt.

Zum Ausprobieren. In der Probe-Rechnung lässt sich ein gebuchter Umsatz eintippen, um eine Vorlage mit Umsatz-Regeln durchzurechnen, ohne eine Veranstaltung anzufassen.

Tarif und Ausblick

Kalkulationsvorlagen gibt es ab Growth, im Modulpaket Produktion ist die Funktion enthalten.

Stand dieser Version: Vorlagen lassen sich anlegen, prüfen und per Probe-Rechnung durchrechnen; an einer Veranstaltung rechnet die zugeordnete Vorlage die Positionen der Buchungen mit. Die Mitarbeitenden je Personalrolle erscheinen als offene Schichten im Dienstplan der Veranstaltung. Eine Regel kann außerdem den Ablauf aus einer Ablauf-Vorlage anlegen, und der gebuchte Umsatz dient als Bezugsgröße und als Bedingung.

Weiterlesen

• Wie eine einzelne Mengenregel am Artikel funktioniert, steht unter Menge aus der Gästezahl.
• Wie Gäste in Gruppen aufgeteilt werden, steht unter Gästegruppen.