Szablony kalkulacji: własne zasady liczenia zapisane raz na zawsze

Prawie żadne dwie firmy nie liczą tak samo: jedna wystawia pomoc kuchenną na każde rozpoczęte 40 gości, inna na każde 25; a jeśli w formularzu zgłoszeniowym zaznaczono bar, dochodzi dwóch barmanów. Takie reguły dziś przechodzą z wydarzenia na wydarzenie — i lądują w tabeli, którą naprawdę rozumie tylko jeden pracownik w firmie. Szablon kalkulacji zapisuje te zasady raz, dzięki czemu ten sam rodzaj wydarzenia jest zawsze liczony tak samo.

Do czego służy szablon kalkulacji?

Wiele wielkości w wydarzeniu podlega stałej regule: pomoc kuchenna zależnie od liczby gości, obsługa zależnie od gości i czasu trwania, sprzęt zależnie od progu liczby gości, dodatkowa osoba przy odbiorze własnym. Dotychczas to zapotrzebowanie powstaje w każdym wydarzeniu z pamięci — albo w arkuszu kalkulacyjnym obok programu.

Szablon zdejmuje to z Ciebie. To, co liczy się zawsze tak samo, jest zapisane raz w szablonie; to, co w danym wydarzeniu wygląda inaczej, wpisujesz w samym wydarzeniu. Każdy wiersz niesie przy tym swoje uzasadnienie („2 osoby nadzoru obsługi: za każde rozpoczęte 100 gości na posiłku, 110 gości na posiłku”). Kto kwestionuje jakąś liczbę, od razu widzi, skąd się wzięła.

Dopóki nie ma szablonu dla danego rodzaju wydarzenia, nic się dla nikogo nie zmienia: bez szablonu zapotrzebowanie pozostaje takie, jak jest wpisywane dziś.

Gdzie powstaje szablon

1. Otwórz Ustawienia → Kalkulacja kosztów. Znajdują się tam wszystkie szablony workspace’u.
2. Utwórz Nowy szablon. Szablon dostaje nazwę i opcjonalnie Rodzaj wydarzenia z Ustawienia → Przepływy pracy.
3. W edytorze powstają reguły, sposób liczenia i kalkulacja próbna.

Dla każdego rodzaju wydarzenia może istnieć najwyżej jeden aktywny szablon. Dzięki temu jest jasne, który szablon obowiązuje, gdy wydarzenie ma dany rodzaj. Szablony bez rodzaju wydarzenia są szablonami ogólnymi — można je przeliczyć w kalkulacji próbnej bez wiązania z konkretnym rodzajem.

Sposób liczenia

Sposób liczenia określa, z jaką liczbą osób następuje kalkulacja. Klasyczny przykład: „goście na posiłku = dorośli × 1 + dzieci × 0,5”. Grupy, które nie występują w sposobie liczenia, liczą się albo jako gość, albo wcale — ustalasz to w samym sposobie liczenia. Tak z 50 dorosłych i 8 dzieci powstaje 54 gości na posiłku, wszędzie tam, gdzie sposób liczenia jest używany jako wielkość bazowa.

Jeśli wydarzenie nie ma grup gości, sposób liczenia nie działa: szablon liczy wtedy według wyboru z łączną liczbą gości albo pomija dotknięte reguły.

Elementy reguły

Każda reguła to konstrukcja „jeśli–to” i składa się z czterech części: warunki → wielkość bazowa → formuła → cel.

• Warunki. Muszą być spełnione wszystkie, co najmniej jeden albo żaden. Osie to: liczba gości, czas trwania, odległość, sezon (okres), dni tygodnia, święta, rodzaj wydarzenia, godzina, odpowiedź na pytanie z formularza, tag wydarzenia, tag klienta, liczba w grupie gości, tag rodzaju wydarzenia, zarezerwowany artykuł lub kategoria, zarezerwowany obrót oraz wynik innej reguły.
• Wielkość bazowa. To, z czym się liczy: goście łącznie, grupa gości, sposób liczenia, czas trwania w godzinach, odległość w kilometrach, odpowiedź jako liczba, zarezerwowany obrót lub wynik innej reguły.
• Formuła. „Za każde rozpoczęte N …” z zaokrąglaniem (w górę, w dół, handlowe, bez zaokrąglania), opcjonalnie z minimum, maksimum i „dopiero od”. Alternatywnie skala progowa („do X → Y”, ostatni próg pozostaje otwarty w górę) lub stała wartość.
• Cel. Artykuł, rola personelu albo szablon harmonogramu. Kilka reguł wskazujących ten sam cel sumuje się; harmonogram i tak powstaje tylko raz.

Rola personelu ma nazwę, czas przygotowania i czas zakończenia. Określa też, czy kilka osób w tej roli jest planowanych „jednocześnie”, czy „kolejno”. Liczba godzin na pracownika wynika z czasu trwania plus czasu przygotowania plus czasu zakończenia.

Trzy przykłady z liczbami

Nadzór obsługi zależnie od liczby gości. Warunek: brak. Wielkość bazowa: goście łącznie. Formuła: jedna jednostka za każde rozpoczęte 100 gości, zaokrąglanie w górę. Cel: rola personelu „Nadzór obsługi”. Przy 110 gościach daje to 2 osoby nadzoru obsługi — rozpoczęte 100 liczy się w całości.

Dzieci liczą się za połowę. Sposób liczenia brzmi: „goście na posiłku = dorośli × 1 + dzieci × 0,5”. Wydarzenie z 50 dorosłymi i 8 dzieci daje 54 gości na posiłku. Reguły, które używają sposobu liczenia jako wielkości bazowej, liczą z 54 zamiast z 58.

Skala progowa dla sprzętu. Warunek: zarezerwowana kategoria „Sprzęt”. Wielkość bazowa: goście łącznie. Formuła: skala progowa — do 40 gości jedna jednostka, do 80 gości dwie, do 120 gości trzy; powyżej najwyższy próg pozostaje otwarty.

Kalkulacja próbna

Kalkulacja próbna to najszybszy sposób sprawdzenia szablonu bez dotykania wydarzenia. Dane wpisujesz swobodnie — liczbę gości, czas trwania, odległość, odpowiedź na pytanie z formularza — a szablon od razu przelicza wynik.

Wynik pojawia się dla każdego celu, wraz z uzasadnieniem: „2 osoby nadzoru obsługi: za każde rozpoczęte 100 gości na posiłku, 110 gości na posiłku”. Reguły, które nie działają, są wymienione z podaniem powodu — na przykład „pominięto: dotyczy tylko rodzaju wydarzenia Wesele”. Dzięki temu już podczas tworzenia widać, czy warunek jest zbyt wąski albo czy skala progowa jest błędnie podzielona, zanim pierwsze wydarzenie zacznie z niej korzystać.

Artykuły naliczane na gościa

Przy artykułach naliczanych na gościa liczba osób stoi już w osobnej kolumnie przy pozycji. Działa tam wyłącznie formuła za każde rozpoczęte N — ustawia ona ilość na gościa, a nie ilość łączną. Jeśli liczysz sposobem liczenia, który odbiega od liczby gości, przy pozycji pojawia się liczba osób ze sposobu liczenia: przy 100 gościach i 85 gościach na posiłku w kolumnie osób stoi więc 85.

Zastosowanie w wydarzeniu

Gdy tylko dla rodzaju wydarzenia zostanie zapisany szablon, wydarzenie liczy według niego. Karta Kalkulacja kosztów znajduje się w wydarzeniu w sekcji Rezerwacje.

Przypisanie. Jeśli dla rodzaju wydarzenia istnieje aktywny szablon, zostaje przypisany automatycznie; karta pokazuje wtedy „Szablon: Obsługa wesela”. Jeśli widnieje tam „Nie przypisano szablonu”, możesz wybrać szablon ręcznie — albo zostaje przy dotychczasowym wpisywaniu.

Przelicza na bieżąco. Gdy zmieniają się goście, grupy gości, godziny, sale, tagi lub odpowiedzi na pytania z formularza, ilości w pozycjach kalkulacji aktualizują się same. Każda pozycja utworzona w ten sposób nosi adnotację „z kalkulacji” i swoje uzasadnienie — to samo, które podaje kalkulacja próbna.

Zamrożona. Gdy dokument tego wydarzenia opuści wersję roboczą — oferta, faktura lub potwierdzenie zamówienia zostały wysłane albo wystawione —, kalkulacja przestaje cokolwiek zmieniać sama. Karta pokazuje, co kalkulacja dałaby w tym momencie, ale zapis następuje dopiero wtedy, gdy ktoś świadomie go uruchomi. Dzięki temu wydarzenie, które zostało już potwierdzone, nie zostanie po cichu skalkulowane inaczej z powodu późnej zmiany liczby gości. Przywróć automatyczne przeliczanie jest możliwe dopiero wtedy, gdy żaden dokument nie jest już wysłany — na przykład po storno.

Odłączona. Kto chce pracować bez kalkulacji, odłącza ją. Pozycje zostają, ale nie podążają już za wydarzeniem.

Świadome ponowne przeliczenie. Zastosuj teraz przelicza i zapisuje na nowo, także w stanie zamrożonym — wysłane dokumenty pozostają nietknięte. Zastosuj od nowa (z pytaniem o potwierdzenie) robi to samo i dodatkowo przywraca pozycje, które zostały zmienione lub usunięte ręcznie.

Nieaktualna. Jeśli zmiana nastąpi w sposób, który nie uruchamia kalkulacji automatycznie, na karcie pojawia się komunikat „Nieaktualne — od ostatniego zastosowania w wydarzeniu coś się zmieniło” wraz z przyciskiem Zastosuj ponownie.

Zmieniona ręcznie. Kto zmieni ilość, liczbę osób lub cenę pozycji kalkulacji albo usunie tę pozycję, zobaczy przy niej komunikat „Zmieniono ręcznie — nie podąża już za kalkulacją”. Pozycja pozostaje taka, jak została wpisana; dopiero Zastosuj od nowa ją przywraca.

Ceny. Ceny pochodzą jak zawsze z artykułu i jego reguł cenowych. Kalkulacja ustawia cenę raz, przy zastosowaniu — według reguł cenowych obowiązujących w tym momencie —, a oferta przejmuje ją stamtąd.

Artykuły naliczane na gościa. Obowiązuje to samo co w kalkulacji próbnej: jeśli liczysz sposobem liczenia, przy pozycji stoi liczba osób ze sposobu liczenia. Przy 100 gościach i 85 gościach na posiłku w kolumnie osób stoi więc 85.

Pracownicy jako otwarte zmiany

Jeśli celem reguły jest rola personelu, nie kończy się na samym liczeniu: przy zastosowaniu kalkulacja zakłada potrzebnych pracowników jako Otwarte zmiany w grafiku zmian wydarzenia.

Liczba. Wynika z reguł roli i jest zaokrąglana w górę za każdą rozpoczętą jednostkę. Jeśli reguła brzmi „za każde rozpoczęte 100 gości na posiłku 1 osoba nadzoru obsługi”, przy 110 gościach na posiłku w grafiku stoją 2 osoby nadzoru obsługi jako otwarta zmiana. Kilka reguł dla tej samej roli sumuje się.

Godziny. Zmiana trwa od początku wydarzenia minus czas przygotowania do końca plus czas zakończenia roli. Rola z 60 minutami czasu przygotowania i 30 minutami czasu zakończenia daje przy wydarzeniu od 18:00 do 23:00 zmianę od 17:00 do 23:30.

Kolejno. Jeśli rola ma ustawienie „kolejno”, kalkulacja dzieli okno czasowe na zmiany następujące po sobie. Przy „za każde rozpoczęte 4 godziny” i oknie 9 godzin powstają 3 zmiany, które trwają jedna po drugiej.

Kilka dni. Jeśli wydarzenie ma pełne godziny w kilku dniach, dla każdego dnia powstaje osobna zmiana.

Nikt nie jest pytany. Zmiany są otwarte: do pracowników nie trafiają żadne zapytania o zmiany ani powiadomienia. Obsadzasz je jak zwykle — ktoś zostaje wpisany albo zapytanie wysyłasz ręcznie.

Automatyzacje też się liczą. Jeśli reguła ustawia liczbę gości lub tag wydarzenia, kalkulacja aktualizuje się tak samo jak przy ręcznym zapisie.

Dostosowuje się, dopóki jest otwarta. Gdy zmienia się liczba gości, liczba potrzebnych osób w otwartych zmianach aktualizuje się. Gdy ktoś zostanie wpisany na zmianę albo ktoś ją zmieni, kalkulacja przestaje jej dotykać — zmiana pozostaje taka, jaką ustawiła firma.

Zamrożona i odłączona. Obowiązuje to samo co przy pozycjach: po wysłaniu dokumentu kalkulacja nie zapisuje już zmian sama; Zastosuj teraz działa świadomie także wtedy. Gdy kalkulacja jest odłączona, zmiany zostają, ale nie podążają już za wydarzeniem.

Harmonogram z kalkulacji

Celem reguły może być też szablon harmonogramu — szablon z Ustawienia → Szablony harmonogramów. Jeśli reguła jest spełniona, kalkulacja zakłada harmonogram w wydarzeniu: punkty programu z szablonu, odniesione do początku i końca wydarzenia. Dzieje się to jeden raz.

Tylko gdy harmonogram jest wolny. Harmonogram jest zakładany tylko dopóty, dopóki wydarzenie nie ma własnego harmonogramu. Jeśli ktoś już założył harmonogram, kalkulacja go nie rusza.

Raz założony, zostaje. Założony harmonogram nie jest potem nigdy nadpisywany, przesuwany ani usuwany — ani przy zmianie liczby gości, ani przy przesunięciu godzin, ani wtedy, gdy reguła przestaje być spełniona. Wydarzenie, którego harmonogram już istnieje, nie zmienia go więc po cichu.

Usunięty zostaje usunięty. Kto usunie założony harmonogram, nie dostanie go z powrotem sam. Zastosuj od nowa zakłada go ponownie, o ile nie istnieje żaden inny harmonogram.

Wybrano inny szablon. Jeśli w regule zmienisz szablon harmonogramu na inny, już założony harmonogram pozostaje. Nowy powstanie dopiero wtedy, gdy nie będzie już obcego harmonogramu.

Potrzebna data. Godziny z szablonu są powiązane z początkiem i końcem wydarzenia. Bez daty z godzinami harmonogram nie powstaje.

Zarezerwowany obrót

Zarezerwowany obrót to kolejna wielkość, z którą można liczyć — jako wielkość bazowa i jako warunek.

Jako wielkość bazowa. „1 osoba obsługi za każde rozpoczęte 2000 € zarezerwowanego obrotu” daje przy 5400 € trzy osoby obsługi.

Jako warunek. „Od 5000 € zarezerwowanego obrotu w cenie jest powitalne wino musujące” — poniżej tej kwoty reguła nie działa.

Co jest liczone. Liczona jest suma pozycji w zakładce Rezerwacje wydarzenia, netto, tak jak jest tam wyświetlana; składniki pakietu nie liczą się podwójnie. Pozycje, które kalkulacja zakłada sama, są pomijane — dzięki temu kalkulacja nigdy nie liczy z własnych wyników.

Przelicza na bieżąco. Gdy zmieni się pozycja w zakładce Rezerwacje — ilość, cena, nowa lub usunięta pozycja —, kalkulacja przelicza wynik. Podobnie jak przy gościach i godzinach dotyczy to czasu do wysłania oferty; potem wszystko zostaje bez zmian, dopóki ktoś nie wybierze Zastosuj teraz.

Do wypróbowania. W kalkulacji próbnej możesz wpisać zarezerwowany obrót, aby przeliczyć szablon z regułami opartymi na obrocie bez dotykania wydarzenia.

Plan i perspektywy

Szablony kalkulacji są dostępne od planu Growth, w pakiecie modułów Produkcja funkcja jest zawarta.

Stan tej wersji: szablony można tworzyć, sprawdzać i przeliczać w kalkulacji próbnej; w wydarzeniu przypisany szablon współliczy pozycje rezerwacji. Pracownicy według roli personelu pojawiają się jako otwarte zmiany w grafiku zmian wydarzenia. Reguła może także założyć harmonogram z szablonu harmonogramu, a zarezerwowany obrót służy jako wielkość bazowa i jako warunek.

Czytaj dalej

• Jak działa pojedyncza reguła ilości przy artykule, opisano w Ilość na podstawie liczby gości.
• Jak goście są dzieleni na grupy, opisano w Grupy gości.