Tworzenie zadań i zarządzanie nimi

Dzięki Zadaniom organizujesz wszystkie to-do związane z Twoimi wydarzeniami: od wczesnego planowania, przez dzień wydarzenia, aż po etap po jego zakończeniu. Zadania możesz przypisywać poszczególnym osobom, opatrywać terminami i przypomnieniami oraz śledzić je jednym rzutem oka w przeglądzie obejmującym cały workspace.

Wskazówka: Jeśli do wydarzenia jest już przypisana oferta, pierwszą listę zadań możesz zamiast budować ręcznie poprosić o zaproponowanie przez AI — za pomocą Zaplanuj na podstawie oferty na stronie szczegółów wydarzenia. Wynik pozostaje wersją roboczą, którą potem sam sprawdzasz. Więcej w artykule Tworzenie wydarzenia za pomocą kreatora.

W filmie zobaczysz, jak tworzyć zadania z terminem, fazą i osobami odpowiedzialnymi, ustawiać punkty kontrolne i przypomnienia oraz wstawiać zadania z szablonów.

Video abspielen2:43

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej również w formie tekstowej.

Gdzie znaleźć zadania

Są dwa punkty wejścia:

• Zadania wydarzenia: Otwórz wydarzenie i wybierz kartę Zadania. Widzisz tu tylko zadania tego wydarzenia, podzielone na fazy — domyślnie Przygotowanie, W trakcie wydarzenia i Po wydarzeniu. Jakie fazy istnieją, jak się nazywają i w jakiej kolejności występują, ustalasz w Ustawienia → Kolumny statusów → Fazy zadań (zobacz Dostosowywanie kolumn statusów).
• Przegląd workspace’u: W menu po lewej, w sekcji Zadania, widzisz wszystkie zadania swojego workspace’u na jednym ekranie – ze wszystkich wydarzeń. Opis strony pokazuje, ile zadań jest otwartych, w toku lub zakończonych.

Tworzenie nowego zadania

1. Kliknij Zadanie (w karcie wydarzenia) lub Nowe zadanie (w przeglądzie workspace’u).
2. W polu Tytuł wpisz, co jest do zrobienia.
3. Opcjonalnie dodaj Opis.
4. Wybierz Priorytet: Niski, Średni lub Wysoki. Poniżej w polu Status ustalasz, w której kolumnie Kanban znajdzie się zadanie — na przykład Otwarte lub własny status, jak „Czeka na klienta”. Jeśli nie ruszysz tego pola, zadanie startuje jako otwarte.
5. W razie potrzeby wpisz datę Start i Termin. Obok terminu możesz opcjonalnie podać także Godzina. Jeśli ją pominiesz, zadanie jak dotąd jest wymagalne z dokładnością do dnia; z godziną lista, Kanban i oś czasu pokazują datę i godzinę, a status „Po terminie” obowiązuje od dokładnie tego momentu, a nie od początku dnia.
6. Wybierz Faza (tylko dla zadań powiązanych z wydarzeniem) spośród faz swojego workspace’u — domyślnie Przygotowanie, W trakcie wydarzenia lub Po wydarzeniu. Faza decyduje, w której grupie zadanie pojawi się w karcie wydarzenia. Jeśli nie wpisano terminu, faza dodatkowo ustawia pasującą datę wymagalności, o ile dla niej zapisano domyślny termin (w trzech standardowych fazach: 7 dni przed wydarzeniem, w dniu wydarzenia, 1 dzień po).
7. Kliknij Utwórz, aby zapisać zadanie.

W przeglądzie workspace’u możesz ponadto od razu przypisać zadanie do Wydarzenie albo utworzyć je bez powiązania z wydarzeniem.

Przypisywanie osób

W sekcji Przypisane osoby możesz wybrać jedną lub kilka osób ze swoich kontaktów:

1. W polu wyszukiwania Szukaj osoby ... wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail.
2. Zaznacz pole obok wybranej osoby. Możesz wybrać kilka osób jednocześnie.
3. Gdy wybierzesz kilka osób, pojawi się opcja Utwórz osobne zadanie dla każdej osoby. Włącz ją, aby dla każdej osoby utworzyć oddzielne zadanie.
4. Jeśli do wydarzenia przypisano grupy ekipy (crew), w Przypisz osoby z list możesz dodać całą grupę naraz.
5. Jeśli szukanego kontaktu jeszcze nie ma, kliknij Utwórz osobę, aby od razu dodać nowy kontakt.

Co widzisz w wierszu zadania

Każdy wiersz zadania pokazuje od razu, kto jest odpowiedzialny i jak pilne się to robi:

• Osoby odpowiedzialne jako zdjęcia: Zamiast samego imienia i nazwiska przed wierszem widnieje zdjęcie profilowe osoby odpowiedzialnej. Jeśli zdjęcia nie ma, pojawiają się inicjały. Gdy odpowiedzialnych jest kilka osób, ich zdjęcia stoją obok siebie; od czwartej osoby resztę podsumowuje +N — najedź na nie kursorem, aby zobaczyć pozostałe nazwiska. Jeśli nikt nie jest odpowiedzialny, miejsce pozostaje puste.
• Termin w kolorze: Zadania, których termin minął, mają czerwone oznaczenie Po terminie wraz z datą. To, co przypada na dziś lub jutro, jest oznaczone jako Dzisiaj lub JUTRO. Wszystko dalsze pokazuje jak dotąd tylko datę, a zakończone zadania nie mają już żadnego oznaczenia. Jeśli zadanie ma godzinę, „Po terminie” obowiązuje od dokładnie tej godziny — zadanie z terminem dziś o 18:00 o 17:00 nie jest jeszcze po terminie.
• Status jako znacznik: W widoku faz i na osi czasu obok zadania widnieje mały znacznik z kolorową kropką i nazwą statusu — dzięki temu widzisz stan realizacji także tam, gdzie nie ma kolumn. W Kanbanie go nie ma, bo status pokazuje już kolumna.
• Czeka na: Jeśli zadanie zależy od innego, a tamto jest jeszcze otwarte, w wierszu pojawia się mała wskazówka z klepsydrą i tytułem zadania poprzedzającego — na przykład Czeka na: Zatwierdź ofertę. Najedź na nią kursorem, jeśli tytuł jest ucięty. Przy zakończonych zadaniach wskazówka znika.

Zdjęcia profilowe zarządzasz w aktach osobowych danego kontaktu — zadania pobierają je stamtąd.

Uzależnianie zadań od siebie

Niektóre zadania mogą się zacząć dopiero po zakończeniu innego — lokalizacja musi być potwierdzona, zanim coś pójdzie do druku. Zamiast pamiętać o tym w głowie, łączysz je ze sobą:

1. Otwórz zadanie, które ma czekać, i kliknij pole wyszukiwania w sekcji Zależy od.
2. Wpisz tytuł i wybierz zadanie, które musi zostać zakończone jako pierwsze. Możesz wybrać kilka zadań poprzedzających — zadanie uznawane jest za oczekujące, dopóki wszystkie z nich nie zostaną zakończone. Mimo to można je zakończyć: zależność jest wskazówką i ogranicznikiem terminu, a nie blokadą.
3. Zapisz. Od tej chwili wiersz zadania pokazuje wskazówkę Czeka na: …, dopóki któreś z zadań poprzedzających jest otwarte.

Czego nie możesz wybrać: samego zadania oraz wszystkiego, co utworzyłoby pętlę (gdy A czeka na B, a B na A). Takich zadań w ogóle nie ma na liście wyboru; jeśli przy zapisie mimo to coś będzie kolidować, zamiast komunikatu o błędzie zobaczysz informację, że wybór utworzyłby pętlę.

Termin przesuwa się automatycznie: Gdy przesuniesz termin jednego zadania, wszystkie zadania, które od niego zależą, przesuną się dokładnie o ten sam okres — także przez kilka poziomów (zadanie czekające na przesunięte oraz wszystko, co czeka na to zadanie). Godzina zostaje zachowana, a ustalony odstęp między dwoma zadaniami (np. „3 godziny po zadaniu poprzedzającym”) pozostaje bez zmian. Zakończone zadania nie są już przesuwane — pozostają na swoim miejscu. Po zapisie komunikat informuje, ile zadań następujących po nim zostało przesuniętych.

Zależności obowiązują tylko w obrębie jednego wydarzenia: do wyboru są zadania tego samego wydarzenia. Zadań bez wydarzenia nie można łączyć. W portalu klienta nigdy nie są widoczne — nawet przy zadaniu widocznym dla klienta widzi on co najwyżej jego status, a nigdy wskazówki o zadaniu poprzedzającym ani następującym.

Status, fazy i widoki

Zmiana statusu polem wyboru: Kliknij pole po lewej stronie wiersza zadania, aby oznaczyć zadanie jako zakończone (lub otworzyć je ponownie). Status zmienia się natychmiast.

Postęp wydarzenia: Na górze karty zadań wydarzenia pasek pokazuje, ile już zrobiono — obok widnieje zakończone/łącznie wraz z wartością procentową. Najedź kursorem na pasek, aby zobaczyć podział na otwarte, w toku i zakończone.

Zadania w karcie wydarzenia: Karta oferuje trzy widoki, między którymi przełączasz się u góry:

• Fazy (widok domyślny): zadania są pogrupowane według faz Twojego workspace’u — domyślnie Przygotowanie, W trakcie wydarzenia i Po wydarzeniu. W prawym górnym rogu każdej fazy widzisz, ile zadań jest już zakończonych. Bez własnego przypisania grupa zależy od terminu (przed dniem wydarzenia, w dniu wydarzenia, po nim) i trafia do odpowiedniej fazy domyślnej, nawet jeśli zmieniono jej nazwę. Zadanie możesz jednak w każdej chwili na stałe przenieść do innej grupy — przeciągając je na wybraną fazę lub za pomocą pola Faza w formularzu zadania. Termin pozostaje przy tym bez zmian. Własne fazy, które dodatkowo utworzyłeś (na przykład „Rozliczenia”), otrzymują zadania tylko w ten sposób. Zarchiwizowana faza pozostaje widoczna jako grupa z oznaczeniem „Zarchiwizowane”, dopóki znajdują się w niej zadania.
• Kanban: jedna kolumna na każdy status zadań Twojego workspace’u — domyślnie Otwarte, W toku i Zakończone. Własne statusy, jak „Czeka na klienta”, tworzysz w Ustawienia → Kolumny statusów → Statusy zadań (zobacz Dostosowywanie kolumn statusów). Zadania możesz przenosić między kolumnami metodą przeciągnij i upuść; kolumna, która liczy się jako Zakończone, oznacza zadanie jako zrobione.
• Oś czasu: pozioma oś czasu ze wszystkimi zadaniami, które mają termin wymagalności.

Przegląd workspace’u: Dostępne są tu widoki Kanban i Oś czasu. Kanban pokazuje te same statusy zadań jako kolumny, co karta wydarzenia. Nad każdą kolumną widnieje łączna liczba zadań w tej kolumnie; jeśli jest ich więcej, niż ładuje się naraz, nagłówek pokazuje wczytane/łącznie, a zadania doładowujesz przyciskiem Wczytaj więcej na końcu kolumny. Dodatkowo możesz filtrować według wydarzenia, pracownika, terminu, statusu i priorytetu albo skorzystać z wyszukiwarki, aby szybko znaleźć konkretne zadanie. Filtrem Status wyświetlasz wybrane kolumny; w karcie zadań wydarzenia status wybierasz bezpośrednio na pasku filtrów obok fazy. Jeśli kilka Twoich statusów liczy się jako otwarte, w toku lub zakończone, na górze pojawiają się dodatkowo Wszystkie otwarte, Wszystkie w toku lub Wszystkie zrobione – dzięki nim filtrujesz po wszystkich pasujących statusach naraz.

Przypomnienia i listy kontrolne

Przypomnienia: W formularzu zadania w sekcji Wysyłaj przypomnienia możesz wybrać predefiniowane momenty – np. 15 min przed, 1 godz. przed, 1 dzień przed, 3 dni przed lub 1 tydzień przed. Przyciskiem + Własne możesz wpisać dowolny okres w minutach, godzinach, dniach lub tygodniach.

Przypomnienie trafia do osoby, której przypisano zadanie – przy kilku odpowiedzialnych do wszystkich. Jeśli nikogo nie przypisano, przypomnienie otrzymuje właściciel workspace’u, żeby nie przepadło.

Zadania z godziną są sprawdzane co godzinę — przypomnienie wychodzi zgodnie z wybranym wyprzedzeniem, także przy „15 min przed” lub „1 godz. przed”. Zadania z dokładnością do dnia (bez godziny) są jak dotąd przypominane raz rano.

Lista kontrolna: W sekcji Lista kontrolna możesz dodać do zadania kilka pojedynczych kroków. Kliknij Dodaj punkt i wpisz tekst. Każdy punkt możesz niezależnie odhaczyć lub otworzyć ponownie.

Rejestrowanie czasu przy zadaniu

Masz dwa sposoby przypisania czasu pracy do zadania:

• Bezpośrednio w wierszu: Kliknij w wierszu zadania symbol startu. Stoper od razu zaczyna odmierzać czas dokładnie dla tego zadania. Przy zakończonych zadaniach przycisk jest ukryty.
• Z górnego paska: Otwórz na górze stoper. Jeśli jesteś akurat w wydarzeniu, możesz tam przed startem wybrać oprócz wydarzenia i zmiany także Zadanie. Oferowane są otwarte zadania tego wydarzenia. Bez kontekstu wydarzenia wybór się nie pojawia.

Jeśli w stoperze zmienisz wydarzenie, wybrane wcześniej zadanie zostanie zresetowane — należało do poprzedniego wydarzenia.

Szablony

Często powtarzające się zestawy zadań zapisujesz jako szablon i stosujesz je ponownie przy nowych wydarzeniach. Dwa przyciski do tego nie znajdują się w przeglądzie zadań obejmującym cały workspace, lecz w pojedynczym wydarzeniu: otwórz wydarzenie → karta Zadania. Na górze znajdziesz tam:

• Z szablonu: wybierz istniejący szablon i jednym kliknięciem przenieś zadania. Datę i przypisanie możesz dostosować przed przeniesieniem. Jeśli zadanie w szablonie ma zapisany odstęp w godzinach lub minutach (np. „3 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia”), przeniesione zadanie otrzymuje także godzinę; odstęp w pełnych dniach pozostaje z dokładnością do dnia.
• Utwórz szablon: spośród istniejących zadań wydarzenia wybierz te, które mają zostać zapisane w szablonie, i nadaj mu nazwę.

Komentarze do zadania

Gdy otworzysz istniejące zadanie, na dole znajdziesz sekcję Komentarze. Rozwiń ją, aby zapisywać pytania, stan prac i ustalenia bezpośrednio przy zadaniu — zamiast szukać ich później w wiadomościach e-mail czy czatach.

• Tylko wewnętrznie. Komentarze są widoczne wyłącznie dla Twojego zespołu. Klienci w portalu wydarzenia i partnerzy w EventHub nigdy ich nie widzą — nawet wtedy, gdy zadanie ma ustawione Widoczne dla klienta.
• Kto może komentować? Każda osoba, która może zobaczyć zadanie. Kto może tylko czytać zadania, może więc mimo to odpowiadać.
• Edytować i usuwać można tylko własne. Każdy komentarz pokazuje autora i czas. Ikony ołówka i kosza pojawiają się tylko przy Twoich własnych komentarzach. Jeśli później poprawisz komentarz, pojawi się przy nim dopisek „edytowano” — dzięki temu historia pozostaje czytelna.
• Osoby odpowiedzialne są informowane. Gdy napiszesz komentarz do zadania, wszyscy odpowiedzialni za to zadanie otrzymają powiadomienie w portalu pracownika — oraz powiadomienie push na telefon, jeśli zainstalowali portal jako aplikację. Ty sam żadnego nie dostajesz.
• Zwracanie się do konkretnej osoby. W każdym miejscu z komentarzami możesz za pomocą @ wspomnieć konkretną osobę — tylko ona otrzyma wtedy powiadomienie. Dotyczy to także miejsc bez ustalonego kręgu odbiorców (wydarzenie, dokument, zapytanie, harmonogram, Function Sheet): bez wzmianki nikt tam nadal nie jest powiadamiany. Jedyny wyjątek: gdy Twoja ekipa (crew) pisze w portalu pracownika przy wydarzeniu, powiadomienie dostają osoby z biura, które już tam pisały lub utworzyły to wydarzenie. Więcej w Komentarze i wzmianki.
• Twoi pracownicy odpowiadają z portalu. Osoba, której przypisano zadanie, widzi ten sam obszar komentarzy w portalu pracownika przy wierszu swojego zadania i może tam odpowiadać — zarówno po zalogowaniu, jak i przez link do portalu bez konta. Jej odpowiedź trafia do tej historii. Więcej w Portal pracownika: zmiany, ewidencja czasu pracy i więcej.

Ten sam obszar jest dostępny także przy samym wydarzeniu, przy harmonogramie, ofertach, fakturach i dowodach dostawy, zapytaniach oraz Function Sheet. Wszystkie komentarze wydarzenia znajdziesz zebrane w karcie Komunikacja — nad czatem jest tam od razu otwarte pole komentarza dla wydarzenia, a pod nim chronologiczna lista, która przy każdym wpisie pokazuje, gdzie powstał, i jednym kliknięciem prowadzi w to miejsce.

Często zadawane pytania

Czy mogę utworzyć zadanie bez powiązania z wydarzeniem? Tak. W przeglądzie workspace’u w sekcji Zadania możesz przy tworzeniu zadania wybrać w polu Wydarzenie opcję Brak wydarzenia. Zadanie pojawi się wtedy tylko w przeglądzie ogólnym, a nie w karcie konkretnego wydarzenia.

Dlaczego w przeglądzie workspace’u nie widzę widoku faz? Widok faz wymaga powiązania z wydarzeniem, aby obliczać terminy względem daty wydarzenia. W przeglądzie obejmującym cały workspace dostępne są więc tylko Kanban i Oś czasu.

Co oznacza „Widoczne dla klienta”? Gdy ta opcja jest włączona, zadanie pojawia się u klienta w jego portalu wydarzenia w sekcji zadań. Zadania bez tej opcji są widoczne tylko wewnętrznie.

Jaka jest różnica między fazą a statusem? Faza mówi, kiedy zadanie jest na czasie (przed wydarzeniem, w jego trakcie lub po nim). Status mówi, jak daleko jest zadanie (otwarte, w toku, zakończone lub własny status). Jedno i drugie zarządzasz w Ustawienia → Kolumny statusów w osobnych kartach.

Czy mogę ponownie otworzyć zakończone zadanie? Tak. Kliknij ponownie pole wyboru w wierszu zadania albo otwórz zadanie i zmień status ręcznie.