Criar e gerir tarefas

Com Tarefas organizam-se todas as tarefas pendentes à volta dos eventos: desde o planeamento inicial, passando pelo dia do evento, até ao pós-evento. As tarefas podem ser atribuídas a pessoas concretas, ter datas limite e lembretes, e ser acompanhadas de relance numa visão geral de todo o workspace.

Dica: se o evento já tiver um orçamento associado, também é possível pedir à IA uma primeira lista de tarefas, em vez de a montar à mão — através de Planear a partir do orçamento na página de detalhe do evento. O resultado continua a ser um rascunho, que deve ser revisto depois. Mais informação no artigo Criar um evento através do assistente.

No vídeo, vê-se como criar tarefas com data limite, fase e responsáveis, definir checkpoints e lembretes e inserir tarefas a partir de modelos.

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Os passos individuais também estão descritos abaixo, para consulta.

Onde encontrar as tarefas

Existem dois pontos de acesso:

• Tarefas do evento: abrir um evento e escolher o separador Tarefas. Aqui aparecem apenas as tarefas desse evento, divididas em fases — por predefinição Preparação, Durante o evento e Pós-evento. Que fases existem, como se chamam e em que ordem aparecem define-se em Definições → Colunas de estado → Fases das tarefas (ver Personalizar colunas de estado).
• Visão geral do workspace: no menu à esquerda, em Tarefas, aparecem todas as tarefas do workspace de relance – de todos os eventos. A descrição da página mostra quantas tarefas estão em aberto, em curso ou concluídas.

Criar uma nova tarefa

1. Clicar em Tarefa (no separador do evento) ou em Nova tarefa (na visão geral do workspace).
2. No campo Título, indicar o que é preciso fazer.
3. Se necessário, acrescentar uma Descrição.
4. Escolher uma Prioridade: Baixa, Média ou Alta. Por baixo, em Estado, define-se em que coluna Kanban a tarefa fica — por exemplo Em aberto ou um estado próprio como «Aguarda cliente». Se o campo ficar por alterar, a tarefa começa como em aberto.
5. Se necessário, indicar uma data de Início e uma Data limite. Junto à data limite, pode indicar-se também, opcionalmente, uma Hora. Se ficar vazia, a tarefa continua a vencer por dia, como até agora; com hora, a lista, o Kanban e a cronologia mostram data e hora, e «Em atraso» aplica-se a partir desse momento exato, e não desde o início do dia.
6. Escolher uma Fase (apenas em tarefas associadas a um evento) entre as fases do workspace — por predefinição Preparação, Durante o evento ou Pós-evento. A fase determina em que grupo a tarefa aparece no separador do evento. Se não houver data limite, a fase define também uma data de vencimento adequada, desde que tenha um vencimento predefinido (nas três fases predefinidas: 7 dias antes do evento, no dia do evento, 1 dia depois).
7. Clicar em Criar para guardar a tarefa.

Na visão geral do workspace, também é possível associar a tarefa diretamente a um Evento ou criá-la sem associação a nenhum evento.

Atribuir pessoas

Em Pessoas atribuídas é possível escolher uma ou várias pessoas entre os contactos:

1. No campo de pesquisa Pesquisar pessoa ..., escrever um nome ou um endereço de email.
2. Marcar a pessoa pretendida. É possível selecionar várias pessoas em simultâneo.
3. Quando há várias pessoas selecionadas, aparece a opção Criar uma tarefa por pessoa. Ativá-la para criar uma tarefa separada para cada pessoa.
4. Se o evento tiver grupos de equipa (crew) associados, é possível, em Atribuir pessoas a partir de listas, adicionar um grupo inteiro de uma só vez.
5. Se o contacto procurado ainda não existir, clicar em Criar pessoa para criar diretamente um novo contacto.

O que se vê numa linha de tarefa

Cada linha de tarefa mostra de relance quem é responsável e quão urgente está a ficar:

• Responsáveis em imagem: em vez de apenas o nome, a fotografia de perfil da pessoa responsável aparece antes da linha. Se não houver fotografia, aparecem as iniciais. Quando há várias pessoas responsáveis, as imagens ficam lado a lado; a partir da quarta, um +N resume as restantes — passar o rato por cima para ver os outros nomes. Se ninguém for responsável, o espaço fica vazio.
• Vencimento a cores: as tarefas com a data limite ultrapassada têm uma marca vermelha Em atraso, com a data. O que vence hoje ou amanhã é assinalado com Hoje ou AMANHÃ, respetivamente. Tudo o resto mostra apenas a data, como até agora, e as tarefas concluídas já não têm qualquer marca. Se a tarefa tiver hora, «Em atraso» aplica-se a partir dessa hora exata — uma tarefa com data limite hoje às 18:00 ainda não está em atraso às 17:00.
• Estado em chip: nas vistas de fases e de cronologia, junto à tarefa aparece um pequeno chip com um ponto de cor e o nome do estado — assim, o ponto de situação também se vê onde não há colunas. No Kanban não aparece, porque a coluna já mostra o estado.
• Aguarda: se a tarefa depender de outra que ainda esteja em aberto, a linha mostra uma pequena indicação com uma ampulheta e o título da tarefa anterior — por exemplo Aguarda: aprovar orçamento. Passar o rato por cima se o título estiver cortado. Nas tarefas concluídas, a indicação desaparece.

As fotografias de perfil são geridas na ficha de pessoal de cada contacto — as tarefas vão buscá-las aí.

Tornar tarefas dependentes umas das outras

Algumas tarefas só podem começar quando outra estiver concluída — o espaço tem de estar confirmado antes de imprimir. Em vez de reter isso de memória, ligam-se as tarefas entre si:

1. Abrir a tarefa que deve aguardar e clicar, em Depende de, no campo de pesquisa.
2. Escrever um título e escolher a tarefa que tem de estar concluída primeiro. É possível escolher várias tarefas anteriores — a tarefa fica a aguardar até todas estarem concluídas. Mesmo assim, pode ser concluída: a dependência é uma indicação e um elo para o vencimento, não um bloqueio.
3. Guardar. A partir daí, a linha da tarefa mostra a indicação Aguarda: … enquanto alguma das tarefas anteriores estiver em aberto.

O que não é possível escolher: a própria tarefa e tudo o que criaria um ciclo (se A aguarda por B e B aguarda por A). Essas tarefas nem sequer aparecem na lista de seleção; se, ao guardar, houver ainda assim algum conflito, em vez de uma mensagem de erro surge a indicação de que a seleção formaria um ciclo.

A data limite acompanha automaticamente: ao alterar o vencimento de uma tarefa, todas as tarefas que dependem dela são deslocadas exatamente pelo mesmo período — também ao longo de vários níveis (a tarefa que aguarda pela deslocada e tudo o que aguarda por essa). A hora mantém-se, e um intervalo definido entre duas tarefas (por exemplo «3 horas depois da tarefa anterior») permanece inalterado. As tarefas concluídas já não são deslocadas — ficam fixas. Depois de guardar, uma indicação informa quantas tarefas subsequentes foram deslocadas.

As dependências só se aplicam dentro de um evento: as tarefas disponíveis para seleção são as do mesmo evento. As tarefas sem evento não podem ser ligadas. No portal do cliente nunca são visíveis — mesmo numa tarefa visível para o cliente, este vê no máximo o estado, nunca a indicação de uma tarefa anterior ou subsequente.

Estado, fases e vistas

Alterar o estado através da caixa de seleção: clicar na caixa à esquerda de uma linha de tarefa para marcar a tarefa como concluída (ou voltar a abri-la). O estado muda de imediato.

Progresso do evento: no topo do separador de tarefas de um evento, uma barra mostra quanto já está concluído — ao lado aparece concluídas/total com a percentagem. Passar o rato por cima da barra para ver a repartição entre em aberto, em curso e concluídas.

Tarefas no separador do evento: o separador oferece três vistas, entre as quais se alterna no topo:

• Fases (vista predefinida): as tarefas são agrupadas pelas fases do workspace — por predefinição Preparação, Durante o evento e Pós-evento. No canto superior direito de cada fase vê-se quantas tarefas já estão concluídas. Sem atribuição própria, o grupo depende da data limite (antes do dia do evento, no dia do evento, depois) e fica na respetiva fase predefinida, mesmo que esta tenha sido renomeada. No entanto, é possível colocar uma tarefa de forma fixa noutro grupo a qualquer momento — arrastando-a e largando-a na fase pretendida ou através do campo Fase no formulário da tarefa. A data limite mantém-se inalterada. As fases próprias criadas adicionalmente (por exemplo «Faturação») só recebem tarefas por este caminho. Uma fase arquivada permanece visível como grupo, com a indicação «Arquivado», enquanto ainda tiver tarefas.
• Kanban: uma coluna por estado de tarefa do workspace — por predefinição Em aberto, Em curso e Concluído. Estados próprios, como «Aguarda cliente», criam-se em Definições → Colunas de estado → Estados das tarefas (ver Personalizar colunas de estado). As tarefas podem ser movidas entre colunas arrastando e largando; uma coluna que conte como Concluído marca a tarefa como concluída.
• Cronologia: eixo temporal horizontal com todas as tarefas que têm data de vencimento.

Visão geral do workspace: aqui estão disponíveis as vistas Kanban e Cronologia. O Kanban mostra, como colunas, os mesmos estados de tarefa que o separador de um evento. Por cima de cada coluna aparece o número total de tarefas dessa coluna; se forem mais do que as que são carregadas de uma só vez, o cabeçalho mostra carregadas/total e é possível carregar mais com carregar mais, no fim da coluna. Além disso, é possível filtrar por evento, colaborador, vencimento, estado e prioridade, ou usar a pesquisa para encontrar rapidamente uma tarefa concreta. Com o filtro Estado, mostram-se apenas as colunas pretendidas; no separador de tarefas de um evento, o estado escolhe-se diretamente na barra de filtros, junto à fase. Se vários estados contarem como em aberto, em curso ou concluídos, aparecem ainda no topo as opções Todas as abertas, Todas as em curso e Todas as concluídas – para filtrar de uma só vez por todos os estados correspondentes.

Lembretes e listas de verificação

Lembretes: no formulário da tarefa, em Enviar lembretes, é possível escolher momentos predefinidos – por exemplo 15 min antes, 1 h antes, 1 dia antes, 3 dias antes ou 1 semana antes. Com + Personalizado, pode indicar-se qualquer período em minutos, horas, dias ou semanas.

O lembrete é enviado à pessoa a quem a tarefa está atribuída – havendo vários responsáveis, a todos. Se ninguém estiver atribuído, o lembrete é enviado ao proprietário do workspace, para que não se perca.

As tarefas com hora são verificadas de hora a hora — o lembrete é enviado de acordo com a antecedência escolhida, mesmo com «15 min antes» ou «1 h antes». As tarefas por dia (sem hora) continuam a ser lembradas uma vez de manhã, como até agora.

Lista de verificação: em Lista de verificação é possível acrescentar vários passos individuais a uma tarefa. Clicar em Adicionar ponto e escrever o texto. Cada ponto pode ser marcado como concluído ou reaberto de forma independente.

Registar tempo numa tarefa

Há duas formas de associar o tempo de trabalho a uma tarefa:

• Diretamente na linha: clicar no símbolo de início na linha da tarefa. O cronómetro passa a contar de imediato nessa tarefa. Nas tarefas concluídas, o botão está oculto.
• Através da barra superior: abrir o cronómetro no topo. Se estiver num evento, é possível escolher aí, além do evento e do turno, também uma Tarefa antes de iniciar. São apresentadas as tarefas em aberto desse evento. Sem contexto de evento, a seleção não aparece.

Se se mudar o evento no cronómetro, uma tarefa já escolhida é reposta — pertencia ao evento anterior.

Modelos

Os conjuntos de tarefas que se repetem com frequência guardam-se como modelo e voltam a aplicar-se em novos eventos. Os dois botões para tal não estão na visão geral de tarefas de todo o workspace, mas num evento concreto: abrir o evento → separador Tarefas. Aí encontram-se, no topo:

• A partir de modelo: escolher um modelo existente e importar as tarefas com um clique. A data e a atribuição podem ser ajustadas antes de importar. Se uma tarefa do modelo tiver um intervalo em horas ou minutos (por exemplo «3 horas antes do início do evento»), a tarefa importada também fica com hora; um intervalo em dias completos mantém-se por dia.
• Criar modelo: escolher, entre as tarefas existentes do evento, quais devem ser guardadas no modelo e dar-lhe um nome.

Comentários numa tarefa

Ao abrir uma tarefa existente, encontra-se em baixo a área Comentários. Expandi-la para registar perguntas, pontos de situação e acordos diretamente na tarefa — em vez de os procurar mais tarde em emails ou chats.

• Apenas internos. Os comentários são visíveis exclusivamente para a equipa. Os clientes no portal do evento e os parceiros no EventHub nunca os veem — nem sequer quando a tarefa está como Visível para o cliente.
• Quem pode comentar? Qualquer pessoa que possa ver a tarefa. Quem só pode ler tarefas também pode, portanto, responder.
• Editar e eliminar apenas os próprios. Cada comentário mostra o autor e o momento. O lápis e o caixote do lixo só aparecem nos comentários próprios. Se um comentário for corrigido posteriormente, passa a ter a indicação «editado» — o histórico fica assim rastreável.
• Os responsáveis são informados. Ao escrever um comentário numa tarefa, todos os responsáveis dessa tarefa recebem uma notificação no portal do colaborador — e uma notificação push no telemóvel, caso tenham instalado o portal como aplicação. Quem escreve não recebe nenhuma.
• Dirigir-se a alguém em concreto. Em qualquer área de comentários, é possível mencionar uma pessoa específica com @ — apenas essa pessoa recebe então uma notificação. Isto aplica-se também onde não há um círculo fixo de destinatários (evento, documento, pedido, programa, Function Sheet): sem menção, continua a não ser notificado ninguém. Única exceção: quando a equipa (crew) escreve num evento no portal do colaborador, são avisadas as pessoas do escritório que já escreveram aí ou que criaram o evento. Mais informação em Comentários e menções.
• Os colaboradores respondem a partir do portal. Quem tem uma tarefa atribuída vê a mesma área de comentários na linha da tarefa no portal do colaborador e pode responder aí — tanto com início de sessão como através de uma ligação do portal sem conta. A resposta fica registada neste histórico. Mais informação em Portal do colaborador: turnos, registo de tempo e mais.

A mesma área existe no próprio evento, no programa, nos orçamentos, faturas e guias de remessa, nos pedidos e nos Function Sheets. Todos os comentários de um evento estão reunidos no separador Comunicação — aí, por cima do chat, há um campo de comentário do evento já aberto e, por baixo, uma lista cronológica que indica, em cada entrada, onde foi escrita e leva até lá com um clique.

Perguntas frequentes

É possível criar uma tarefa sem associação a um evento? Sim. Na visão geral do workspace, em Tarefas, ao criar, é possível escolher a opção Sem evento no campo Evento. A tarefa aparece então apenas na visão geral global, e não no separador de um evento concreto.

Porque não aparece a vista de fases na visão geral do workspace? A vista de fases pressupõe uma associação a um evento, para calcular os vencimentos em relação à data do evento. Na visão geral de todo o workspace estão, por isso, disponíveis apenas Kanban e Cronologia.

O que significa «Visível para o cliente»? Quando esta opção está ativada, a tarefa aparece para o cliente no portal do evento, em Tarefas. As tarefas sem esta opção ativada só são visíveis internamente.

Qual é a diferença entre fase e estado? A fase indica quando uma tarefa deve ser feita (antes, durante ou depois do evento). O estado indica em que ponto está (em aberto, em curso, concluída ou um estado próprio). Ambos são geridos em Definições → Colunas de estado, em cartões separados.

É possível reabrir uma tarefa concluída? Sim. Clicar novamente na caixa de seleção na linha da tarefa ou abrir a tarefa e alterar o estado manualmente.