Getränkekalkulation

Wie viele Getränke braucht man pro Person?

Als grobe Faustregel gilt: 2 Getränke pro Person in der ersten Stunde, danach etwa 1 Getränk pro Person und weitere Stunde – bei einem vierstündigen Abendevent sind das rund 5 Getränke pro Person. Diese Faustregel variiert je nach Eventtyp und Tageszeit deutlich, weshalb sich eine differenzierte Kalkulation nach Eventform lohnt.

Eventtyp	Dauer	Richtwert pro Person
Sektempfang	45–60 Min.	1,5–2 Gläser (0,15–0,2 l)
Abendveranstaltung (Buffet/Menü)	ca. 4 Std.	4–6 Getränke
Ganztages-Event (Tagung, Messe)	8 Std.	4–5 Getränke + Kaffee/Wasser durchgehend

Wie verteilen sich die Getränkearten?

Die Verteilung auf Getränkearten hängt davon ab, ob Alkohol ausgeschenkt wird:

Getränkeart	Mit Alkohol	Ohne Alkohol
Sekt	ca. 15 %	–
Wein	ca. 25 %	–
Bier	ca. 25 %	–
Wasser	ca. 25 %	ca. 45 %
Softdrinks	ca. 10 %	ca. 35 %
Saft	–	ca. 20 %

Wasser wird in der Praxis regelmäßig unterschätzt – üblich ist inzwischen ein Anteil von rund einem Viertel des Gesamtkonsums, auch bei Events mit Alkoholausschank, weil viele Gäste zwischen alkoholischen Getränken bewusst Wasser trinken.

Wie rechnet man von Personen auf Flaschen um?

Für den Einkauf muss die Getränkemenge in Litern und Flaschen umgerechnet werden. Bei Wein sind das rund 5 Gläser pro Flasche (0,75 l, ca. 0,15 l pro Glas); bei Sekt gilt ein gefülltes Glas mit rund 0,1 Litern als Berechnungsgrundlage, eine 0,75-l-Flasche ergibt damit rechnerisch etwa 7 Gläser. Bei einem Konsum von 1,5 bis 2 Gläsern pro Person reicht eine Flasche Sekt entsprechend für rund 3,5 bis 4,5 Gäste. Bei Bier hängt die Umrechnung stark vom gewählten Gebinde ab (Flasche, Fass, Dose). Wer die Menge pro Person nur grob schätzt, statt sie in konkrete Flaschenzahlen umzurechnen, bestellt in der Praxis häufig zu knapp oder deutlich zu viel.

Steuerlich ist zu beachten: Getränke werden unabhängig vom Speisensatz mit 19 % Umsatzsteuer berechnet, während Speisen im Gastgewerbe seit dem 1. Januar 2026 dauerhaft mit 7 % besteuert werden – auf Angeboten und Rechnungen bleibt eine saubere Trennung der Positionen deshalb Pflicht.

Ein Getränke-Rechner errechnet die passende Menge automatisch aus Gästezahl, Eventdauer und Eventtyp, statt die Faustregeln von Hand durchzurechnen.

Wie plant man Getränke bei heißem Wetter?

Bei Außenveranstaltungen im Sommer steigt der Konsum von Wasser und alkoholfreien Getränken spürbar über die üblichen Richtwerte hinaus – ein Aufschlag von 15 bis 20 % auf die alkoholfreie Kategorie ist bei sommerlichen Freiluftevents eine gängige Vorsichtsmaßnahme. Umgekehrt sinkt bei kühlem Wetter oder Indoor-Events ohne direkte Sonneneinstrahlung der Wasserverbrauch tendenziell wieder auf die Standardwerte.

Wie kalkuliert man Getränke bei gemischtem Publikum ohne Vorabinfos?

Ist die Zusammensetzung der Gästeschaft (Altersstruktur, Trinkgewohnheiten) im Vorfeld nicht bekannt, empfiehlt sich eine Kalkulation nach den mittleren Richtwerten mit einem moderaten Sicherheitspuffer bei alkoholfreien Getränken, statt einseitig auf hohen Alkoholkonsum zu setzen – Nachbestellungen bei Wasser und Softdrinks sind logistisch einfacher als bei Wein oder Sekt.