Modello di preventivo catering (Word + PDF)

Modello di preventivo catering: struttura, esempio, download

Un preventivo catering deve fare due cose contemporaneamente: mostrare al cliente a colpo d'occhio cosa ottiene per i suoi soldi e tutelarti quando numero di ospiti, data o richieste cambiano in seguito. Questo modello è nato proprio per questo: un preventivo catering già pronto come file Word (DOCX), da completare con intestazione, righe e condizioni, più lo stesso modello in PDF da consultare. Nessuna registrazione: scarica, sostituisci i segnaposto, adatta le righe di esempio e invia.

Il modello è un documento rivolto al cliente, con un evento di esempio già calcolato per 80 ospiti: un facsimile di preventivo catering per feste aziendali, matrimoni, ricevimenti e convegni, ma anche per il servizio di catering per feste private.

Cosa deve contenere un preventivo catering

Un preventivo completo si compone di otto elementi. Se ne manca uno, prima o poi arriva una richiesta di chiarimenti, o una discussione sui soldi.

• Intestazione: nome dell'azienda, indirizzo, contatti, partita IVA o dati fiscali, logo.
• Destinatario: azienda, referente e indirizzo del cliente.
• Dati del preventivo: numero del preventivo, data, data di validità, il tuo referente.
• Dati dell'evento: data e orario, luogo, numero di ospiti, occasione: la base di ogni quantità nel preventivo.
• Righe: suddivise in cibo, bevande, personale, attrezzatura e consegna, ciascuna con quantità, unità, prezzo unitario, aliquota IVA e totale riga.
• Totali: totale netto, IVA suddivisa per aliquota, importo totale lordo.
• Condizioni: validità, acconto, termini di pagamento, gestione delle variazioni di quantità, scaglioni di penale per disdetta.
• Accettazione: luogo, data e firma del committente.

Come altre aziende compilano questi elementi lo mostrano i 7 esempi di preventivi catering: dal forfait per l'aperitivo con spumante fino al menù a più portate.

Errori frequenti nei preventivi catering

Nessuna validità. Un preventivo senza data di scadenza è una promessa di prezzo senza fine. Il cliente si rifà vivo dopo quattro mesi, i prezzi d'acquisto sono saliti e tu sei vincolato ai vecchi numeri. Da due a quattro settimane di validità è una durata comune.

Quantità senza una base. «Buffet per l'evento: 2.800 €»: per quante persone, quante portate, quante ore? Senza una quantità per persona un preventivo non si può né confrontare né adeguare quando cambia il numero di ospiti. Ogni riga ha bisogno di quantità e unità.

Supplementi dimenticati. Lavoro di domenica e nei giorni festivi, ore notturne, trasferta fuori dall'area di consegna, allestimento e smontaggio, lavaggio stoviglie, consumo extra di bevande: ciò che non è nel preventivo lo paghi più tardi di tasca tua, dal tuo margine, o lo discuti sulla fattura.

Aliquote IVA mischiate. In molti paesi le aliquote IVA applicate alla consegna di cibo e quelle applicate a servizio, bevande e noleggio possono differire. Chi mette tutto in un unico importo forfettario rischia problemi con il fisco o rinuncia a parte del margine. Il modello riporta le aliquote in righe separate: verifica quelle valide nel tuo caso con il tuo commercialista, perché il modello non sostituisce una consulenza fiscale.

Com'è strutturato il modello

Intestazione e destinatario. In alto a sinistra ci sono i dati della tua azienda, a destra uno spazio per il tuo logo. Sotto trovi il destinatario e i dati del preventivo con numero, data, validità e referente.

Evento. Una riga compatta con data, orario, luogo, numero di ospiti e occasione: i dati che determinano ogni quantità del preventivo si trovano prima delle righe, non nelle clausole in piccolo.

Blocchi di righe. Cinque blocchi con due righe di esempio ciascuno: cibo (buffet a persona, finger food a persona), bevande (forfait a persona per cinque ore, aperitivo con spumante), personale (addetto al servizio e cuoco a ore), attrezzatura e noleggio (stoviglie a persona, tavoli alti) e consegna, allestimento e smontaggio. Ogni blocco riporta la propria aliquota IVA e un subtotale.

Blocco dei totali. Totale netto, IVA suddivisa per aliquota (nell'esempio 7 % e 19 %) con la rispettiva base imponibile, importo totale lordo. Nell'esempio: 7.621,00 € netto, 249,20 € di IVA al 7 %, 771,59 € al 19 %, 8.641,79 € lordo.

Condizioni e accettazione. Validità, acconto, termine per comunicare il numero definitivo di ospiti, scaglioni di penale per disdetta, ambito delle prestazioni e rimando alle tue condizioni generali, seguiti dalla riga della firma che trasforma il preventivo in un ordine.

I numeri per le tue righe li trovi con il generatore di preventivi catering, che compone il prezzo a ospite da menù, bevande e personale, e con il calcolo del catering, che a partire da costo delle merci e costi del personale ricava il prezzo di vendita con margine.

Domande frequenti

Come calcolo un preventivo di catering?

Dal basso verso l'alto: food cost per persona in base al menu, consumo di bevande per persona e per ora, ore di personale in base al numero di ospiti e al programma, più attrezzatura, consegna, allestimento e smontaggio. Sulla somma applichi il tuo ricarico per costi generali e margine. Come regola empirica, nel catering il food cost si colloca di solito tra il 25 e il 35 % del prezzo di vendita: se il tuo è nettamente più alto, ti manca margine. Solo a questo punto distribuisci il prezzo sulle righe del preventivo.

Quanto dovrebbe essere valido un preventivo di catering?

Di solito da 14 a 30 giorni. Una validità più breve mette fretta, una più lunga ti vincola a prezzi che non riesci più a mantenere se i costi d'acquisto salgono. Se l'evento è lontano nel tempo, abbina la validità a una clausola di adeguamento dei prezzi per le materie prime alimentari.

È normale chiedere un acconto?

Sì. Nel catering è consueto un acconto del 30–50 % dell'importo del preventivo al momento del conferimento dell'incarico, con il saldo dopo l'evento e termini di pagamento da 7 a 14 giorni. L'acconto copre l'acquisto della merce e gli impegni con il personale che assumi prima della data.

E le condizioni di storno?

Una scala di penali di storno va inserita in ogni preventivo, altrimenti il cliente, accettandolo, non ha concordato nulla. Il modello contiene una scala comune nel settore: gratuito fino a 43 giorni prima dell'evento, poi 25, 50, 75 e, da tre giorni prima, 90 % dell'importo del preventivo. I costi di terzi già sostenuti vengono addebitati in ogni caso. Adatta gli scaglioni al tuo rischio.

Sei design tra cui scegliere

Un preventivo è il primo documento che un cliente riceve da te – e per un caterer di fine dining ha un aspetto diverso rispetto a un foodtruck. Per questo il modello è disponibile in sei design. I cinque design da Editorial Noir a Swiss Grid contengono lo stesso preventivo di esempio già calcolato: una festa estiva aziendale per 120 persone con aperitivo di benvenuto, buffet, live station e dessert, forfait bevande, personale a ore, attrezzatura e logistica, IVA indicata in modo separato per ciascuna aliquota, piano di pagamento con acconto e saldo, scala di penali di storno e campo firma. Il modello essenziale ha un proprio esempio, più breve, per 80 ospiti. Scegli il design più adatto alla tua attività e sostituisci le righe di esempio con le tue.

Editorial Noir (4 pagine): copertina a tutta pagina in nero e oro, tipografia con grazie, tanto spazio bianco. Per caterer di fine dining, matrimoni e gala, dove il preventivo è già parte della messa in scena.

Warm Craft (4 pagine): toni naturali, immagini in stile polaroid, accenti scritti a mano. Per cucine di agriturismo, caterer regionali e feste estive all'aperto.

Corporate Clean (3 pagine): intestazione blu scuro, riquadri con i dati chiave – persone, data, luogo e importo totale – e tabelle chiare. Per catering aziendale, convegni e preventivi che passano per l'ufficio acquisti.

Bold Street (4 pagine): giallo su nero, caratteri grandi, foto in duotone. Per foodtruck, street food e feste aziendali con un brand dal carattere deciso.

Swiss Grid (3 pagine): griglia rigorosa, foto in bianco e nero, accento rosso. Per caterer con ambizioni di design, agenzie e spazi culturali.

Essenziale (2 pagine): senza foto, struttura a sola tabella, file più leggero. Per compilarlo in fretta – ed è l'unica variante disponibile anche in inglese.

Ogni variante è disponibile come file Word da compilare e come PDF da consultare; il pulsante sotto le schede dei design scarica tutti e sei i file Word in un unico ZIP. Le foto nei design provengono da Pexels e Unsplash (libere da royalty, nessuna immagine generata con l'IA); le attribuzioni delle immagini sono nel file dei crediti.

Dal preventivo alla fattura senza ribattere i dati

Il modello ti dà la struttura, le righe continui a inserirle tu. In Univents il preventivo nasce dal tuo catalogo prodotti: menu, forfait bevande e righe di personale con prezzi e aliquote IVA già salvati, e i totali si calcolano da soli. Il cliente accetta online con la firma elettronica e dal preventivo accettato nasce la fattura, senza dover reinserire nemmeno una riga. Come funziona nel lavoro di tutti i giorni lo mostra la pagina Preventivi e fatture; il quadro completo per i caterer lo trovi nella pagina software per catering.