Plantilla de presupuesto de catering (Word + PDF)

Plantilla de presupuesto de catering: estructura, ejemplo y descarga

Un presupuesto de catering tiene que cumplir dos funciones a la vez: mostrar al cliente de un vistazo qué recibe por su dinero y protegerte si más adelante cambian el número de invitados, la fecha o los deseos. Para eso está pensada esta plantilla: un presupuesto de catering listo para usar como archivo Word (DOCX), que rellenas con tu membrete, las líneas y las condiciones, además de la misma plantilla en PDF para verla. Sin registro: descarga, sustituye los marcadores, adapta las líneas de ejemplo y envía.

La plantilla es un documento para el cliente, redactado en tono formal (de usted), con un evento de ejemplo ya calculado para 80 invitados. Sirve como modelo de presupuesto de catering para fiestas de empresa, bodas, recepciones y jornadas, y también para el servicio de catering para fiestas.

Qué debe incluir un presupuesto de catering

Un presupuesto completo consta de ocho bloques. Si falta uno, más adelante habrá una consulta... o una discusión por dinero.

• Membrete: nombre de la empresa, dirección, contacto, número de identificación fiscal, logotipo.
• Destinatario: empresa, persona de contacto y dirección del cliente.
• Cabecera del presupuesto: número de presupuesto, fecha, fecha de validez, tu persona de contacto.
• Datos del evento: fecha y hora, lugar, número de invitados, motivo: la base de cada cantidad del presupuesto.
• Líneas: separadas por comida, bebidas, personal, equipamiento y entrega, cada una con cantidad, unidad, precio unitario, tipo de IVA y total de la línea.
• Totales: total neto, IVA desglosado por tipo, importe total bruto.
• Condiciones: validez, anticipo, plazo de pago, tratamiento de los cambios de cantidad, escala de anulación.
• Aceptación: lugar, fecha y firma del cliente.

Cómo rellenan otros negocios estos bloques lo muestran los 7 ejemplos de presupuestos de catering, desde el importe fijo de una recepción con cava hasta un menú de varios platos.

Errores frecuentes en los presupuestos de catering

Sin validez. Un presupuesto sin fecha de caducidad es una promesa de precio sin final. El cliente vuelve a los cuatro meses, los precios de compra han subido y tú sigues atado a las cifras antiguas. Lo habitual es una validez de dos a cuatro semanas.

Cantidades sin base. «Bufé para el evento: 2.800 €». ¿Para cuántas personas, cuántos platos, cuántas horas? Sin una cantidad por persona, un presupuesto no se puede comparar ni ajustar cuando cambia el número de invitados. Cada línea necesita cantidad y unidad.

Recargos olvidados. Trabajo en domingos y festivos, horas nocturnas, desplazamiento fuera de la zona de entrega, montaje y desmontaje, fregado de vajilla, mayor consumo de bebidas: lo que no está en el presupuesto lo pagas después de tu margen o lo discutes en la factura.

Tipos de IVA mezclados. En catering suelen aplicarse tipos de IVA distintos según se trate de la entrega de comida, del servicio, de las bebidas o del alquiler. Si lo metes todo en un importe fijo, te complicas con la administración tributaria o regalas margen. La plantilla muestra los tipos por separado. Consulta con tu asesoría fiscal qué tipos se aplican en tu país y en tu caso; la plantilla no sustituye el asesoramiento fiscal.

Cómo está estructurada la plantilla

Membrete y destinatario. Arriba a la izquierda van los datos de tu empresa y a la derecha, un espacio para tu logotipo. Debajo, el destinatario y la cabecera del presupuesto con número, fecha, validez y persona de contacto.

Evento. Una línea compacta con fecha, hora, lugar, número de invitados y motivo. Los datos que determinan cada cantidad del presupuesto van antes de las líneas, no en la letra pequeña.

Bloques de líneas. Cinco bloques con dos líneas de ejemplo cada uno: comida (bufé por persona, finger food por persona), bebidas (importe fijo por persona para cinco horas, recepción con cava), personal (camarero y cocinero por horas), equipamiento y alquiler (vajilla por persona, mesas altas) y entrega, montaje y desmontaje. Cada bloque lleva su tipo de IVA y un subtotal.

Bloque de totales. Total neto, IVA desglosado por tipo con su base correspondiente, importe total bruto. En el ejemplo: 7.621,00 € neto, 249,20 € de IVA al tipo reducido, 771,59 € al tipo general y 8.641,79 € bruto.

Condiciones y aceptación. Validez, anticipo, plazo para comunicar el número de invitados, escala de anulación, alcance del servicio y referencia a tus condiciones generales, seguido de la línea de firma con la que el presupuesto se convierte en pedido.

Las cifras para tus propias líneas te las dan el generador de presupuestos de catering, que compone el precio por invitado a partir del menú, las bebidas y el personal, y el cálculo de catering, que calcula el precio de venta con margen a partir del coste de materia prima y de personal.

Preguntas frecuentes

¿Cómo calculo un presupuesto de catering?

De abajo arriba: coste de materia prima por persona según el menú, consumo de bebidas por persona y hora, horas de personal según el número de invitados y el programa, y además equipamiento, entrega, montaje y desmontaje. Sobre la suma aplicas tu margen para costes generales y beneficio. Como regla orientativa, el coste de materia prima en catering suele rondar el 25-35 % del precio de venta; si el tuyo queda claramente por encima, te falta margen. Solo entonces repartes el precio entre las líneas del presupuesto.

¿Cuánto tiempo debería ser válido un presupuesto de catering?

Lo habitual son entre 14 y 30 días. Un plazo más corto transmite presión; uno más largo te ata a precios que no podrás mantener si suben los costes de compra. Si el evento queda lejos en el tiempo, combina la validez con una cláusula de reserva de precios para los alimentos.

¿Es habitual pedir un anticipo?

Sí. En catering es habitual cobrar entre el 30 y el 50 % del importe del presupuesto al confirmar el encargo, y el resto después del evento con un plazo de pago de 7 a 14 días. El anticipo cubre la compra de producto y los compromisos de personal que adquieres antes de la fecha.

¿Qué pasa con las condiciones de anulación?

Una escala de anulación debe figurar en todo presupuesto; de lo contrario, el cliente no ha acordado nada al aceptarlo. La plantilla incluye una escala habitual en el sector: gratis hasta 43 días antes del evento y, después, el 25, el 50, el 75 y, a partir de tres días, el 90 % del importe del presupuesto. Los costes de terceros ya generados se facturan en cualquier caso. Ajusta los tramos a tu nivel de riesgo.

Seis diseños para elegir

Un presupuesto es el primer documento tuyo que un cliente tiene en las manos, y no luce igual en un catering de alta cocina que en un food truck. Por eso esta plantilla viene en seis diseños. Los cinco diseños, de Editorial Noir a Swiss Grid, incluyen el mismo presupuesto de ejemplo ya calculado: una fiesta de verano de empresa para 120 personas con recepción, bufé, estación en directo y postre, importe fijo de bebidas, personal por horas, equipamiento y logística, IVA desglosado por tipos, plan de pagos con anticipo y pago final, escala de anulación y campo de firma. La plantilla sencilla trae su propio ejemplo, más breve, para 80 invitados. Eliges el diseño que encaja con tu negocio y sustituyes las líneas de ejemplo por las tuyas.

Editorial Noir (4 páginas): portada a página completa en negro y dorado, tipografía con serifa y mucho espacio en blanco. Para caterings de alta cocina, bodas y galas en los que el presupuesto ya forma parte de la puesta en escena.

Warm Craft (4 páginas): tonos naturales, imágenes estilo polaroid y detalles manuscritos. Para cocinas de finca, caterings regionales y fiestas de verano al aire libre.

Corporate Clean (3 páginas): cabecera azul marino, tarjetas de cifras clave con personas, fecha, lugar e importe total, y tablas claras. Para catering de empresa, congresos y presupuestos que pasan por un departamento de compras.

Bold Street (4 páginas): amarillo sobre negro, letra grande y foto en duotono. Para food trucks, street food y fiestas de empresa con una marca potente.

Swiss Grid (3 páginas): retícula estricta, foto en blanco y negro y acento rojo. Para caterings con aspiraciones de diseño, agencias y centros culturales.

Sencilla (2 páginas): sin fotos, estructura de tabla pura y el archivo más ligero. Para rellenar rápido; es la única variante que también está disponible en inglés.

Cada variante está disponible como archivo Word para rellenar y como PDF para consultar; el botón situado bajo las tarjetas de diseño descarga los seis archivos Word en un ZIP. Las fotos de los diseños proceden de Pexels y Unsplash (libres de derechos, sin imágenes de IA); los créditos de las imágenes figuran en el archivo de créditos.

Del presupuesto a la factura sin volver a teclear

La plantilla te da la estructura, pero las líneas las sigues escribiendo tú. En Univents, el presupuesto se genera a partir de tu catálogo de productos: menús, importes fijos de bebidas y líneas de personal con precios e IVA ya definidos, y los totales se calculan solos. El cliente lo acepta online con firma electrónica y, a partir del presupuesto aceptado, se crea la factura sin volver a introducir ni una sola línea. La página Presupuestos y facturas muestra cómo funciona en el día a día; la software para catering ofrece a los caterings una visión completa.