Szablon oferty cateringowej (Word + PDF)

Szablon oferty cateringowej: struktura, przykład, pobranie

Oferta cateringowa musi spełniać jednocześnie dwa zadania: pokazać klientowi na pierwszy rzut oka, co dostaje za swoje pieniądze, i zabezpieczyć Ciebie na wypadek późniejszej zmiany liczby gości, terminu lub oczekiwań. Do tego właśnie służy ten szablon: gotowa oferta cateringowa jako plik Word (DOCX), który uzupełniasz o nagłówek firmowy, pozycje i warunki, oraz ten sam szablon w formacie PDF do podglądu. Bez rejestracji: pobierasz, podmieniasz symbole zastępcze, dopasowujesz przykładowe wiersze i wysyłasz.

Szablon to dokument dla klienta w formie grzecznościowej („Pan/Pani”) z przeliczonym przykładowym wydarzeniem na 80 gości. Sprawdzi się jako wzór oferty cateringowej na imprezy firmowe, wesela, przyjęcia i konferencje, a także dla firm z cateringiem okolicznościowym.

Co powinna zawierać oferta cateringowa

Kompletna oferta składa się z ośmiu elementów. Gdy brakuje któregoś z nich, pojawiają się później dodatkowe pytania albo spór o pieniądze.

• Nagłówek firmowy: nazwa firmy, adres, dane kontaktowe, numer VAT lub inny identyfikator podatkowy, logo.
• Odbiorca: firma, osoba kontaktowa, adres klienta.
• Nagłówek oferty: numer oferty, data, termin ważności, Twoja osoba kontaktowa.
• Dane wydarzenia: data i godzina, miejsce, liczba gości, okazja – podstawa każdej ilości w ofercie.
• Pozycje: podzielone na dania, napoje, personel, wyposażenie i dostawę, każda z ilością, jednostką, ceną jednostkową, stawką podatku i sumą wiersza.
• Podsumowanie: suma netto, VAT w podziale na stawki, kwota łączna brutto.
• Warunki: ważność oferty, zaliczka, termin płatności, zasady dotyczące zmian ilości, skala opłat za rezygnację.
• Akceptacja: miejsce, data i podpis zleceniodawcy.

Jak inne firmy wypełniają te elementy, pokazuje 7 przykładów ofert cateringowych – od ryczałtu na powitanie z lampką wina musującego po wielodaniowe menu.

Częste błędy w ofertach cateringowych

Brak terminu ważności. Oferta bez daty wygaśnięcia to obietnica ceny bez końca. Klient odzywa się po czterech miesiącach, ceny zakupu wzrosły, a Ty jesteś związany starymi liczbami. Zwykle stosuje się ważność od dwóch do czterech tygodni.

Ilości bez podstawy. „Bufet na wydarzenie: 2 800 €” – dla ilu osób, ile dań, ile godzin? Bez ilości na osobę ofertę można ani porównać, ani dopasować przy zmianie liczby gości. Każda pozycja potrzebuje ilości i jednostki.

Zapomniane dopłaty. Praca w niedziele i święta, godziny nocne, dojazd poza obszar dostaw, montaż i demontaż, zmywanie, większe zużycie napojów: czego nie ma w ofercie, za to płacisz później z własnej marży albo spierasz się o to na fakturze.

Różne stawki VAT w jednej ofercie. Stawki VAT dla żywności dostarczanej poza lokal, usług, napojów i wynajmu mogą się różnić w zależności od kraju. Jeśli wrzucisz wszystko do jednego ryczałtu, możesz mieć problem z organem podatkowym albo oddać część marży. Szablon wykazuje stawki oddzielnie. Sprawdź stawki obowiązujące w Twoim kraju i w Twojej sytuacji z doradcą podatkowym – szablon nie zastępuje porady podatkowej.

Jak zbudowany jest szablon

Nagłówek firmowy i odbiorca. U góry po lewej znajdują się dane Twojej firmy, po prawej miejsce na logo. Poniżej odbiorca oraz nagłówek oferty z numerem, datą, terminem ważności i osobą kontaktową.

Wydarzenie. Jeden zwarty wiersz z datą, godziną, miejscem, liczbą gości i okazją – dane, które decydują o każdej ilości w ofercie, stoją przed pozycjami, a nie w drobnym druku.

Bloki pozycji. Pięć bloków po dwa przykładowe wiersze: dania (bufet na osobę, finger food na osobę), napoje (ryczałt na osobę na pięć godzin, powitanie z winem musującym), personel (obsługa i kucharz rozliczani godzinowo), wyposażenie i wynajem (zastawa na osobę, stoły koktajlowe) oraz dostawa, montaż i demontaż. Każdy blok ma swoją stawkę podatku i sumę częściową.

Podsumowanie. Suma netto, VAT w podziale na dwie stawki (w przykładzie 7 % i 19 %) z odpowiednią podstawą opodatkowania, kwota łączna brutto. W przykładzie: 7 621,00 € netto, 249,20 € VAT według stawki 7 %, 771,59 € według stawki 19 %, 8 641,79 € brutto.

Warunki i akceptacja. Ważność oferty, zaliczka, termin zgłoszenia liczby gości, skala opłat za rezygnację, zakres usług i odwołanie do ogólnych warunków, a na końcu linia na podpis, dzięki której oferta staje się zleceniem.

Liczby do własnych pozycji dostarczają generator ofert cateringowych, który składa cenę na gościa z menu, napojów i personelu, oraz kalkulacja cateringu, która z kosztu produktów i kosztów personelu wylicza cenę sprzedaży z marżą.

Najczęstsze pytania

Jak skalkulować ofertę cateringową?

Od dołu do góry: koszt surowców na osobę wynikający z menu, zużycie napojów na osobę i godzinę, godziny pracy personelu wynikające z liczby gości i harmonogramu, a do tego sprzęt, dostawa oraz montaż i demontaż. Do sumy doliczasz narzut na koszty ogólne i zysk. Orientacyjnie koszt surowców w cateringu wynosi zwykle 25 do 35 % ceny sprzedaży – jeśli Twój jest wyraźnie wyższy, brakuje marży. Dopiero potem rozkładasz cenę na pozycje oferty.

Jak długo powinna obowiązywać oferta cateringowa?

Zwykle 14 do 30 dni. Krótszy termin sprawia wrażenie nacisku, dłuższy wiąże Cię cenami, których przy rosnących kosztach zakupu nie utrzymasz. Jeśli wydarzenie odbędzie się za dłuższy czas, połącz termin ważności oferty z zastrzeżeniem możliwości zmiany cen produktów spożywczych.

Czy zaliczka jest standardem?

Tak. W cateringu przy zleceniu zwykle wpłaca się 30 do 50 % kwoty oferty, a resztę po wydarzeniu, z terminem płatności 7 do 14 dni. Zaliczka pokrywa zakup towaru i zobowiązania wobec personelu, które zaciągasz przed terminem.

A co z warunkami storna?

Skala opłat za rezygnację powinna znaleźć się w każdej ofercie, bo inaczej klient przy akceptacji niczego nie uzgodnił. Szablon zawiera schemat stosowany w branży: bezpłatnie do 43 dni przed wydarzeniem, potem 25, 50, 75 %, a od trzech dni przed wydarzeniem 90 % kwoty oferty. Poniesione koszty zewnętrzne są w każdym przypadku doliczane. Dostosuj progi do swojego ryzyka i sprawdź zasady dotyczące rezygnacji obowiązujące w Twoim kraju.

Sześć układów do wyboru

Oferta to pierwszy dokument od Ciebie, który klient trzyma w ręku – i inaczej wygląda u cateringu fine dining, a inaczej u foodtrucka. Dlatego ten szablon jest dostępny w sześciu wariantach graficznych. Pięć układów, od Editorial Noir do Swiss Grid, zawiera ten sam, w pełni wyliczony przykład oferty: firmowy piknik letni dla 120 osób z powitaniem, bufetem, stacją live i deserem, ryczałt za napoje, personel rozliczany godzinowo, sprzęt i logistykę, VAT wykazany osobno według obowiązujących stawek, harmonogram płatności z zaliczką i dopłatą końcową, skalę storna oraz pole na podpis. Prosty szablon ma własny, krótszy przykład dla 80 gości. Wybierasz układ, który pasuje do Twojej firmy, i zastępujesz przykładowe wiersze własnymi.

Editorial Noir (4 strony): pełnostronicowa okładka w ciemnych barwach i złocie, typografia szeryfowa, dużo białej przestrzeni. Dla cateringu fine dining, wesel i gal, gdzie oferta jest już częścią oprawy.

Warm Craft (4 strony): naturalne kolory, zdjęcia w stylu polaroidu, ręcznie pisane akcenty. Dla kuchni wiejskich, regionalnych firm cateringowych i letnich przyjęć na świeżym powietrzu.

Corporate Clean (3 strony): granatowy nagłówek, kafelki z kluczowymi danymi: liczbą osób, terminem, miejscem i kwotą całkowitą, przejrzyste tabele. Dla cateringu biznesowego, konferencji i ofert, które przechodzą przez dział zakupów.

Bold Street (4 strony): żółty na czarnym, duża czcionka, zdjęcie w duotonie. Dla foodtrucków, street foodu i firmowych imprez z wyrazistą marką.

Swiss Grid (3 strony): ścisła siatka, czarno-białe zdjęcie, czerwony akcent. Dla firm cateringowych z ambicjami projektowymi, agencji i instytucji kultury.

Prosty (2 strony): bez zdjęć, czysta struktura tabelaryczna, najmniejszy plik. Do szybkiego wypełnienia – jako jedyny wariant dostępny także po angielsku.

Każdy wariant jest dostępny jako plik Word do wypełnienia i jako PDF do przeglądania; przycisk pod kartami z układami pobiera wszystkie sześć plików Word w jednym ZIP-ie. Zdjęcia w układach pochodzą z Pexels i Unsplash (bezpłatne licencje, żadnych obrazów generowanych przez AI); źródła zdjęć znajdziesz w pliku z informacjami o autorach.

Od oferty do faktury bez przepisywania

Szablon daje Ci strukturę, a pozycje nadal wpisujesz samodzielnie. W Univents oferta powstaje z Twojego katalogu produktów: menu, ryczałty za napoje i pozycje dla personelu z zapisanymi cenami i stawkami VAT, a sumy liczą się automatycznie. Klient akceptuje ofertę online, z e-podpisem, a ze zaakceptowanej oferty powstaje faktura bez ponownego wpisywania choćby jednej pozycji. Jak to wygląda na co dzień, pokazuje strona Oferty i faktury; pełny obraz dla firm cateringowych znajdziesz w oprogramowaniu dla cateringu.