Modelo de orçamento de catering (Word + PDF)

Modelo de orçamento de catering: estrutura, exemplo, download

Um orçamento de catering tem de cumprir duas funções em simultâneo: mostrar ao cliente, num relance, o que obtém pelo seu dinheiro – e proteger quem o emite quando o número de convidados, a data ou os pedidos mudam mais tarde. É precisamente para isso que este modelo foi criado: um orçamento de catering pronto a usar como ficheiro Word (DOCX), a preencher com o cabeçalho, as linhas e as condições, e o mesmo modelo em PDF para consulta. Sem registo: descarregar, substituir os marcadores de posição, adaptar as linhas de exemplo e enviar.

O modelo é um documento destinado ao cliente, em tratamento formal, com um evento de exemplo totalmente calculado para 80 convidados – um exemplo de orçamento de catering para festas de empresa, casamentos, receções e conferências, bem como para serviços de festas.

O que deve constar de um orçamento de catering

Um orçamento completo é composto por oito elementos. Se faltar um, surgirá mais tarde uma dúvida – ou uma discussão por causa de dinheiro.

• Cabeçalho: nome da empresa, morada, contacto, número de contribuinte ou de IVA, logótipo.
• Destinatário: empresa, pessoa de contacto e morada do cliente.
• Cabeçalho do orçamento: número do orçamento, data, data de validade, pessoa de contacto da sua empresa.
• Dados do evento: data e hora, local, número de convidados, ocasião – a base de todas as quantidades do orçamento.
• Linhas: separadas por refeições, bebidas, pessoal, equipamento e entrega, cada uma com quantidade, unidade, preço unitário, taxa de IVA e total da linha.
• Totais: total sem IVA, IVA discriminado por taxa, valor total com IVA.
• Condições: validade, sinal, prazo de pagamento, tratamento das alterações de quantidades, escalões de anulação.
• Aceitação: local, data e assinatura do cliente.

Para ver como outras empresas preenchem estes elementos, consultem-se os 7 exemplos de orçamentos de catering – desde o valor fixo para um cocktail de espumante até ao menu de vários pratos.

Erros frequentes nos orçamentos de catering

Sem validade. Um orçamento sem data de expiração é uma promessa de preço sem fim. O cliente volta a contactar passados quatro meses, os preços de compra subiram e a empresa fica presa a valores antigos. Duas a quatro semanas de validade é o habitual.

Quantidades sem fundamento. «Buffet para o evento: 2.800 €» – para quantas pessoas, quantos pratos, quantas horas? Sem uma quantidade por pessoa, um orçamento não pode ser comparado nem ajustado quando o número de convidados se altera. Cada linha precisa de quantidade e unidade.

Suplementos esquecidos. Trabalho ao domingo e em feriados, horas noturnas, deslocação fora da zona de entrega, montagem e desmontagem, lavagem de loiça, consumo extra de bebidas: o que não consta do orçamento sai mais tarde da margem ou é motivo de discussão na fatura.

Taxas de IVA misturadas. Em catering, as taxas de IVA podem variar consoante o tipo de serviço: a entrega de refeições, o serviço, as bebidas e o aluguer podem estar sujeitos a taxas diferentes. Quem junta tudo num valor fixo pode ter problemas com a administração fiscal ou perder margem. O modelo permite discriminar as taxas em separado. Convém verificar as taxas aplicáveis em cada caso com um contabilista ou consultor fiscal – o modelo não substitui aconselhamento fiscal.

Como está estruturado o modelo

Cabeçalho e destinatário. Em cima, à esquerda, ficam os dados da empresa e, à direita, um espaço para o logótipo. Por baixo, o destinatário e o cabeçalho do orçamento com número, data, validade e pessoa de contacto.

Evento. Uma linha compacta com data, hora, local, número de convidados e ocasião – os dados que determinam todas as quantidades do orçamento surgem antes das linhas, e não nas letras pequenas.

Blocos de linhas. Cinco blocos com duas linhas de exemplo cada: refeições (buffet por pessoa, finger food por pessoa), bebidas (valor fixo por pessoa para cinco horas, cocktail de espumante), pessoal (empregado de serviço e cozinheiro, por hora), equipamento e aluguer (loiça por pessoa, mesas altas) e entrega, montagem e desmontagem. Cada bloco indica a sua taxa de IVA e um subtotal.

Bloco de totais. Total sem IVA, IVA discriminado por taxa (7 % e 19 %) com a respetiva base de incidência, valor total com IVA. No exemplo: 7.621,00 € sem IVA, 249,20 € de IVA a 7 %, 771,59 € a 19 %, 8.641,79 € com IVA.

Condições e aceitação. Validade, sinal, prazo para comunicar o número de convidados, escalões de anulação, âmbito do serviço e remissão para as condições gerais, seguidos da linha de assinatura que transforma o orçamento em encomenda.

Os valores para as suas próprias linhas são fornecidos pelo gerador de orçamentos de catering, que compõe o preço por convidado a partir do menu, das bebidas e do pessoal, e pelo cálculo de custos de catering, que calcula o preço de venda com margem a partir do custo das matérias-primas e dos custos de pessoal.

Perguntas frequentes

Como calcular um orçamento de catering?

De baixo para cima: custo das matérias-primas por pessoa a partir do menu, consumo de bebidas por pessoa e por hora, horas de pessoal com base no número de convidados e no programa, a que se juntam equipamento, entrega, montagem e desmontagem. Sobre a soma aplica-se a margem para custos gerais e lucro. Como regra prática, o custo das matérias-primas no catering situa-se normalmente entre 25 e 35 % do preço de venda – se estiver claramente acima, falta margem. Só depois se distribui o preço pelas linhas do orçamento.

Durante quanto tempo deve um orçamento de catering ser válido?

O habitual são 14 a 30 dias. Um prazo mais curto parece pressionar; um mais longo obriga a manter preços que deixam de ser sustentáveis quando os custos de compra sobem. Se o evento for daqui a muito tempo, convém combinar a validade com uma reserva de preços para os alimentos.

É habitual pedir um sinal?

Sim. No catering, é comum 30 a 50 % do valor do orçamento na confirmação da encomenda, ficando o restante para depois do evento, com um prazo de pagamento de 7 a 14 dias. O sinal cobre a compra de mercadoria e os compromissos de pessoal assumidos antes da data.

E as condições de cancelamento?

Uma escala de cancelamento deve constar de todos os orçamentos, porque, de outro modo, o cliente não acordou nada ao aceitar. O modelo inclui uma escala habitual no setor: gratuito até 43 dias antes do evento e, depois, 25, 50, 75 e, a partir de três dias, 90 % do valor do orçamento. Os custos de terceiros já incorridos são sempre faturados. Os escalões podem ser ajustados ao risco de cada negócio.

Seis designs à escolha

Um orçamento é o primeiro documento que o cliente tem nas mãos – e num caterer de alta gastronomia tem um aspeto diferente do de um food truck. Por isso, este modelo existe em seis designs. Os cinco designs, de Editorial Noir a Swiss Grid, contêm o mesmo exemplo de orçamento já calculado: uma festa de verão de empresa para 120 pessoas, com receção, buffet, estação ao vivo e sobremesa, pacote de bebidas, pessoal pago à hora, equipamento e logística, IVA discriminado por taxa, plano de pagamentos com sinal e pagamento do restante, escala de cancelamento e campo de assinatura. O modelo simples traz o seu próprio exemplo, mais curto, para 80 convidados. Basta escolher o design que melhor se adapta ao negócio e substituir as linhas de exemplo pelas próprias.

Editorial Noir (4 páginas): capa em página inteira em tons escuros e dourado, tipografia com serifas, muito espaço em branco. Para caterers de alta gastronomia, casamentos e galas, em que o orçamento já faz parte da encenação.

Warm Craft (4 páginas): tons naturais, imagens ao estilo polaroid, detalhes manuscritos. Para cozinhas de quinta, caterers regionais e festas de verão ao ar livre.

Corporate Clean (3 páginas): cabeçalho azul-escuro, mosaicos de indicadores com pessoas, data, local e valor total, tabelas claras. Para catering empresarial, conferências e orçamentos que passam por um departamento de compras.

Bold Street (4 páginas): amarelo sobre preto, letra grande, fotografia em duotone. Para food trucks, street food e festas de empresa com uma marca marcante.

Swiss Grid (3 páginas): grelha rigorosa, fotografia a preto e branco, apontamento a vermelho. Para caterers com exigência de design, agências e espaços culturais.

Simples (2 páginas): sem fotografias, estrutura puramente em tabelas, o ficheiro mais pequeno. Para preencher rapidamente – e a única variante disponível também em inglês.

Cada variante existe como ficheiro Word para preencher e como PDF para consulta; o botão por baixo dos cartões de design descarrega os seis ficheiros Word num ZIP. As fotografias dos designs provêm do Pexels e do Unsplash (livres de direitos, sem imagens de IA); os créditos das imagens constam do ficheiro de créditos.

Do orçamento à fatura sem voltar a escrever

O modelo trata da estrutura; as linhas continuam a ser preenchidas à mão. No Univents, o orçamento nasce do catálogo de produtos: menus, pacotes de bebidas e linhas de pessoal com preços e taxas de IVA já guardados, e os totais são calculados automaticamente. O cliente aceita online, com assinatura eletrónica, e do orçamento aceite resulta a fatura, sem que seja preciso registar uma única linha de novo. A página Orçamentos e faturas mostra como isto funciona no dia a dia; a visão geral completa para caterers está em Software de catering.