Offertesjabloon voor catering (Word + PDF)

Cateringofferte-sjabloon: opbouw, voorbeeld, download

Een cateringofferte moet twee dingen tegelijk doen: je klant in één oogopslag laten zien wat hij voor zijn geld krijgt, en jou dekken als het aantal gasten, de datum of de wensen later veranderen. Daarvoor is dit sjabloon gemaakt: een kant-en-klare cateringofferte als Word-bestand (DOCX) dat je invult met je briefhoofd, regels en voorwaarden, plus hetzelfde sjabloon als PDF om te bekijken. Geen aanmelding nodig: downloaden, plaatshouders vervangen, voorbeeldregels aanpassen, versturen.

Het sjabloon is een klantdocument met een volledig doorgerekend voorbeeld-evenement voor 80 gasten. Je gebruikt het als voorbeeld-cateringofferte voor bedrijfsfeesten, bruiloften, recepties en congressen, maar ook voor de partyservice.

Wat er in een cateringofferte hoort

Een complete offerte bestaat uit acht bouwstenen. Ontbreekt er een, dan volgt later een vraag van de klant, of erger: discussie over geld.

• Briefhoofd: bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, btw-nummer of fiscaal nummer, logo.
• Ontvanger: bedrijf, contactpersoon en adres van de klant.
• Offertekop: offertenummer, datum, geldigheidsdatum, jouw contactpersoon.
• Evenementgegevens: datum en tijd, locatie, aantal gasten, aanleiding. Dit is de basis voor elk aantal in de offerte.
• Regels: gescheiden naar eten, drinken, personeel, materiaal en levering, elk met aantal, eenheid, stukprijs, btw-tarief en regeltotaal.
• Totalen: nettototaal, btw gesplitst per tarief, totaalbedrag bruto.
• Voorwaarden: geldigheid, aanbetaling, betalingstermijn, omgang met wijzigingen in aantallen, annuleringsstaffel.
• Acceptatie: plaats, datum en handtekening van de opdrachtgever.

Hoe andere bedrijven deze bouwstenen invullen, zie je in de 7 voorbeelden van cateringoffertes, van het forfait voor een bubbelreceptie tot een meergangenmenu.

Veelgemaakte fouten in cateringoffertes

Geen geldigheid. Een offerte zonder vervaldatum is een prijsbelofte zonder einde. De klant meldt zich na vier maanden, de inkoopprijzen zijn gestegen en jij zit vast aan oude bedragen. Twee tot vier weken geldigheid is gebruikelijk.

Aantallen zonder basis. “Buffet voor het evenement: € 2.800”: voor hoeveel personen, hoeveel gangen, hoeveel uur? Zonder aantal per persoon kun je een offerte niet vergelijken en niet aanpassen als het aantal gasten verandert. Elke regel heeft een aantal en een eenheid nodig.

Toeslagen vergeten. Werk op zon- en feestdagen, nachturen, aanrijden buiten je leveringsgebied, op- en afbouw, afwassen, extra drankverbruik: wat niet in de offerte staat, betaal je later uit je marge of daar moet je over steggelen op de factuur.

Verschillende btw-tarieven door elkaar. Afhankelijk van het land kunnen op eten, drinken, service en verhuur verschillende btw-tarieven van toepassing zijn. Stop je alles in één forfait, dan krijg je problemen met de belastingdienst of geef je marge weg. Het sjabloon toont de tarieven daarom per regel apart. Controleer welke tarieven voor jouw situatie gelden met je boekhouder of belastingadviseur; het sjabloon vervangt geen fiscaal advies.

Zo is het sjabloon opgebouwd

Briefhoofd en ontvanger. Linksboven staan je bedrijfsgegevens, rechts is ruimte voor je logo. Daaronder staan de ontvanger en de offertekop met offertenummer, datum, geldigheid en contactpersoon.

Evenement. Eén compacte regel met datum, tijd, locatie, aantal gasten en aanleiding. De gegevens die elk aantal in de offerte bepalen, staan vóór de regels en niet in de kleine lettertjes.

Regelblokken. Vijf blokken met elk twee voorbeeldregels: eten (buffet per persoon, fingerfood per persoon), drinken (forfait per persoon voor vijf uur, bubbelreceptie), personeel (bediening en kok per uur), materiaal en verhuur (servies per persoon, statafels) en levering, op- en afbouw. Elk blok toont zijn btw-tarief en een subtotaal.

Totalenblok. Nettototaal, btw gesplitst per tarief met de bijbehorende grondslag, totaalbedrag bruto. Voorbeeld met twee btw-tarieven: € 7.621,00 netto, € 249,20 btw bij 7 %, € 771,59 bij 19 %, € 8.641,79 bruto.

Voorwaarden en acceptatie. Geldigheid, aanbetaling, uiterste datum voor het doorgeven van het aantal gasten, annuleringsstaffel, omvang van de dienstverlening en een verwijzing naar je algemene voorwaarden, gevolgd door de handtekeningregel waarmee de offerte een opdracht wordt.

De cijfers voor je eigen regels haal je uit de cateringofferte-generator, die prijzen per gast opbouwt uit menu, drinken en personeel, en de cateringkalkulatie, die uit inkoopkosten en personeelskosten de verkoopprijs met marge berekent.

Veelgestelde vragen

Hoe bereken ik een cateringofferte?

Van onder naar boven: ingrediëntkosten per persoon uit het menu, drankverbruik per persoon per uur, personeelsuren op basis van het aantal gasten en het draaiboek, plus materiaal, levering, opbouw en afbouw. Over het totaal komt je opslag voor overhead en winst. Als vuistregel liggen de ingrediëntkosten in de catering meestal op 25 tot 35 % van de verkoopprijs. Zit je daar duidelijk boven, dan mis je marge. Pas daarna verdeel je de prijs over de regels van de offerte.

Hoe lang moet een cateringofferte geldig zijn?

Gebruikelijk is 14 tot 30 dagen. Korter komt dwingend over, langer legt je vast op prijzen die je bij stijgende inkoopkosten niet meer kunt aanhouden. Ligt het evenement ver in de toekomst, combineer de geldigheid dan met een prijsvoorbehoud voor levensmiddelen.

Is een aanbetaling gebruikelijk?

Ja. In de catering is 30 tot 50 % van het offertebedrag bij opdrachtbevestiging gebruikelijk, de rest na het evenement met een betalingstermijn van 7 tot 14 dagen. De aanbetaling dekt de inkoop en de personeelstoezeggingen die je vóór de datum doet.

Hoe zit het met annuleringsvoorwaarden?

Een annuleringsregeling hoort in elke offerte, want anders heeft de klant bij acceptatie niets afgesproken. Het sjabloon bevat een in de branche gangbare staffel: kosteloos tot 43 dagen vóór het evenement, daarna 25, 50, 75 en vanaf drie dagen 90 % van het offertebedrag. Gemaakte kosten van derden worden in elk geval doorberekend. Pas de stappen aan op jouw risico.

Zes ontwerpen om uit te kiezen

Een offerte is het eerste document dat een klant van je in handen krijgt, en bij een fine-dining-caterer ziet die er anders uit dan bij een foodtruck. Daarom is dit sjabloon er in zes ontwerpen. De vijf ontwerpen Editorial Noir tot en met Swiss Grid bevatten dezelfde volledig uitgewerkte voorbeeldofferte: een bedrijfszomerfeest voor 120 personen met receptie, buffet, live-station en dessert, drankenforfait, personeel per uur, materiaal en logistiek, btw per tarief apart weergegeven, betalingsschema met aanbetaling en restbetaling, annuleringsregeling en handtekeningveld. Het eenvoudige sjabloon heeft een eigen, korter voorbeeld voor 80 gasten. Je kiest het ontwerp dat bij jouw bedrijf past en vervangt de voorbeeldregels door je eigen regels.

Editorial Noir (4 pagina's): paginagrote cover in donker en goud, serif-typografie, veel witruimte. Voor fine-dining-caterers, bruiloften en gala's waar de offerte al deel van de enscenering is.

Warm Craft (4 pagina's): natuurlijke tinten, polaroidfoto's, handgeschreven accenten. Voor boerderijkeukens, regionale caterers en zomerfeesten in het groen.

Corporate Clean (3 pagina's): donkerblauwe kop, tegels met kerncijfers zoals personen, datum, locatie en totaalbedrag, heldere tabellen. Voor zakelijke catering, congressen en offertes die door een inkoopafdeling gaan.

Bold Street (4 pagina's): geel op zwart, grote letters, duotone-foto. Voor foodtrucks, streetfood en bedrijfsfeesten met een opvallend merk.

Swiss Grid (3 pagina's): strak raster, zwart-witfoto, rood accent. Voor caterers met designambitie, bureaus en cultuurhuizen.

Eenvoudig (2 pagina's): zonder foto's, pure tabelstructuur, kleinste bestand. Om snel in te vullen, en als enige variant ook in het Engels beschikbaar.

Elke variant is er als Word-bestand om in te vullen en als PDF om te bekijken. De knop onder de ontwerpkaarten downloadt alle zes Word-bestanden als ZIP. De foto's in de ontwerpen komen van Pexels en Unsplash (rechtenvrij, geen AI-beelden). De bronvermelding staat in het bestand met bronvermelding.

Van offerte naar factuur zonder overtypen

Het sjabloon neemt de structuur van je over, de regels typ je nog steeds zelf in. In Univents ontstaat de offerte uit je productcatalogus: menu's, drankenforfaits en personeelsregels met opgeslagen prijzen en btw-tarieven, waarbij de totalen automatisch meerekenen. De klant accepteert online met een digitale handtekening, en van de geaccepteerde offerte wordt de factuur gemaakt zonder dat je een regel opnieuw invoert. Hoe dat er in de praktijk uitziet, zie je op de pagina Offertes & facturen. Het totaaloverzicht voor caterers vind je bij cateringsoftware.