Creare un altro workspace
Dopo aver letto questo articolo saprai creare un secondo workspace, passare da un workspace all’altro e valutare quando conviene farlo e quando no.
Un workspace è un mondo a sé, autonomo: eventi, contatti, prodotti, documenti, accessi e impostazioni propri. Due workspace non vedono nulla l'uno dell'altro. Puoi lavorare in più workspace con lo stesso login e passare dall'uno all'altro in qualsiasi momento.
Quando ha senso un secondo workspace — e quando no
Crea un secondo workspace se gestisci due attività separate: una seconda azienda, un marchio indipendente con carta intestata e contabilità proprie, oppure una sede fatturata in modo completamente separato.
Per tutto il resto di solito esiste una soluzione migliore all'interno dello stesso workspace:
| Vuoi … | Meglio di un secondo workspace |
|---|---|
| gestire più sedi o sale | creare le location sotto Location |
| usare design diversi per i preventivi | più layout PDF sotto Impostazioni → Modelli |
| far vedere ai colleghi solo alcune aree | Ruoli sotto Impostazioni → Ruoli |
| tenere separate le aree di attività | Tag su eventi e prodotti |
Il motivo: tutto ciò che hai costruito in un workspace — prodotti, contatti, modelli, automazioni — non è disponibile nell'altro. Due workspace significano doppia manutenzione.
Creare un workspace
- Nella barra laterale a sinistra, in alto, clicca sul nome del tuo workspace. Si apre la selezione dei workspace.
- In fondo all'elenco clicca su Crea team.
- Nella finestra Crea team inserisci un Nome del team: è il nome che vedranno il tuo team e i tuoi documenti.
- Solo per nomi in alfabeto non latino (ad esempio cirillico, greco o cinese) compare in più il campo URL del team. In questo caso inserisci tu un indirizzo composto da lettere minuscole (a–z), cifre (0–9) e trattini, ad esempio
salz-und-sonne-catering. Con un nome normale il campo non compare: Univents ricava l'indirizzo dal nome. - Clicca su Crea team.
Univents crea il workspace e passa subito a quello nuovo. Lì sei automaticamente titolare.
Passare da un workspace all'altro
Dalla stessa selezione in alto nella barra laterale: clicca sul nome del workspace, poi sul workspace in cui vuoi passare. Univents ricorda, per ogni workspace, dove ti trovavi l'ultima volta.
Configurare il nuovo workspace
Un nuovo workspace parte vuoto: non viene ripreso nulla da quello esistente. Cosa fare per prima cosa è spiegato in Come inizio e configuro il mio workspace?: dati aziendali, branding e team.
Se vuoi riprendere prodotti o contatti dal primo workspace, ti servono come file Excel o CSV — ad esempio dalla tua fonte originale — da caricare tramite l'importazione, vedi Importazione Excel per eventi, prodotti e contatti. Non esiste un pulsante che esporti prodotti o contatti da un workspace; al momento puoi esportare documenti, report e l'esportazione delle retribuzioni.
Domande frequenti
Un secondo workspace costa di più? Ogni workspace ha il proprio abbonamento. Cosa vale nel tuo caso lo vedi nel nuovo workspace sotto Impostazioni → Fatturazione; per domande sulla fatturazione di più attività scrivici a support@univents.app.
I miei colleghi vedono automaticamente il nuovo workspace? No. Gli accessi valgono per singolo workspace. Invita di nuovo la persona nel nuovo workspace.
Posso spostare dati tra due workspace? Non direttamente, e non esiste un'esportazione di prodotti o contatti. La strada passa da un tuo file Excel/CSV e dall'importazione nel workspace di destinazione; eventi e documenti restano dove sono.
Posso eliminare un workspace? Sì, come titolare sotto Impostazioni → Account. Lì trovi anche Esci dal team, se vuoi solo uscire tu. L'eliminazione rimuove tutti i dati di quel workspace e non si può annullare; è protetta da un codice di conferma.
Posso cambiare il nome del workspace in seguito? Sì, sotto Impostazioni → Workspace. Il nome può essere modificato da tutti i titolari e dagli admin con l'autorizzazione «Modifica impostazioni»; tutti gli altri lo vedono in sola lettura. L'indirizzo web del tuo workspace (la sigla nell'URL) resta invece invariato: è stato ricavato una volta dal nome del team e può essere modificato solo dal titolare originale. Ciò che compare su preventivi, fatture e nelle e-mail è comunque il tuo Nome dell'azienda sotto Impostazioni → Azienda.