Criar outro workspace
Depois de ler este artigo, saberá criar um segundo workspace, alternar entre os seus workspaces e avaliar quando compensa fazê-lo e quando não.
Um Workspace é um mundo próprio e fechado: eventos, contactos, produtos, documentos, acessos e definições próprios. Dois workspaces não veem nada um do outro. Com o mesmo início de sessão, é possível trabalhar em vários e alternar entre eles a qualquer momento.
Quando faz sentido um segundo workspace — e quando não
Criar um segundo workspace se geres duas empresas separadas: uma segunda firma, uma marca independente com papel timbrado e contabilidade próprios, ou um local com faturação totalmente separada.
Para tudo o resto, costuma haver um caminho melhor dentro do mesmo workspace:
| Pretende … | Melhor do que um segundo workspace |
|---|---|
| gerir vários locais ou salas | criar espaços em Espaços |
| usar diferentes designs de orçamento | vários layouts PDF em Definições → Modelos |
| deixar os colegas ver apenas algumas áreas | Funções em Definições → Funções |
| separar áreas de negócio | Etiquetas em eventos e produtos |
O motivo: tudo o que foi criado num workspace — produtos, contactos, modelos, automatizações — não está disponível no outro. Dois workspaces significam manter tudo duas vezes.
Criar um workspace
- Clicar, no topo da barra lateral esquerda, no nome do workspace. Abre-se a seleção de workspace.
- Clicar, no fim da lista, em Criar equipa.
- No diálogo Criar equipa, introduzir um Nome da equipa — o nome que a equipa e os documentos vão mostrar.
- Apenas para nomes em alfabeto não latino (por exemplo, cirílico, grego ou chinês) aparece também o campo URL da equipa. Nesse caso, introduzir manualmente um endereço com letras minúsculas (a–z), algarismos (0–9) e hífenes, por exemplo
salz-und-sonne-catering. Com um nome normal, o campo não aparece — a Univents deduz o endereço a partir do nome. - Clicar em Criar equipa.
A Univents cria o workspace e passa logo para ele. Fica automaticamente como proprietário.
Alternar entre workspaces
Através da mesma seleção, no topo da barra lateral: clicar no nome do workspace e, depois, no workspace para o qual se pretende mudar. A Univents memoriza, por workspace, onde estava em último lugar.
Configurar o novo workspace
Um novo workspace começa vazio — nada é transferido do existente. O que fazer primeiro está descrito em Como começar e configurar o meu workspace?: dados da empresa, branding e equipa.
Se produtos ou contactos do primeiro workspace tiverem de ser transferidos, são necessários como ficheiro Excel ou CSV — por exemplo, a partir da fonte original — e carregam-se através da importação, ver Importação Excel de eventos, produtos e contactos. Não existe um botão que exporte produtos ou contactos de um workspace; atualmente, é possível exportar documentos, relatórios e a exportação de salários.
Perguntas frequentes
Um segundo workspace tem custos adicionais? Cada workspace tem a sua própria subscrição. O que se aplica ao seu caso pode ser consultado no novo workspace, em Definições → Faturação; para questões sobre a faturação de várias empresas, escreva-nos para support@univents.app.
Os meus colegas veem automaticamente o novo workspace? Não. Os acessos aplicam-se por workspace. Convidar novamente a pessoa no novo workspace.
Posso mover dados entre dois workspaces? Não diretamente, e não existe exportação de produtos ou contactos. O caminho passa por um ficheiro Excel/CSV próprio e pela importação no destino; os eventos e os documentos ficam onde estão.
Posso voltar a eliminar um workspace? Sim, como proprietário, em Definições → Conta. Aí encontra-se também Sair da equipa, caso se pretenda apenas sair. A eliminação remove todos os dados desse workspace e não pode ser revertida; é protegida por um código de confirmação.
Posso alterar mais tarde o nome do workspace? Sim, em Definições → Workspace. O nome pode ser alterado por todos os proprietários e administradores com a permissão «Editar definições»; todos os outros veem-no só em modo de leitura. O endereço web do workspace (a abreviatura no URL) mantém-se — foi gerado uma vez a partir do nome da equipa e só pode ser alterado pelo proprietário original. O que aparece em orçamentos, faturas e mensagens de correio eletrónico é, de qualquer forma, o Nome da empresa em Definições → Empresa.