Visão geral do grupo: os números-chave de vários workspaces num relance
Depois de ler, fica claro como comparar numa só página os números-chave de vários workspaces de que é proprietário, quem vê a visão geral do grupo, a partir de que plano está incluída e como se calculam os números e o total.
Quem gere várias empresas em workspaces separados, por exemplo uma sociedade por local, tinha até agora de mudar de workspace para cada número. A Visão geral do grupo mostra numa só página os números-chave de todos os workspaces de que é proprietário: uma coluna por workspace e o total à direita. É apenas uma vista, nada é alterado ali.
Onde encontrar a visão geral do grupo
Abrir Relatórios e clicar no cartão Visão geral do grupo. O cartão só aparece para quem é proprietário de pelo menos dois workspaces. Pode ser aberta a partir de qualquer um desses workspaces e mostra sempre o mesmo grupo.
A ligação Voltar aos relatórios regressa à vista de relatórios do workspace atual.
Que workspaces fazem parte do grupo
- Apenas os workspaces de que é proprietário. Os workspaces em que tem o papel de admin ou membro nunca aparecem, nem com todas as permissões.
- Os workspaces eliminados não aparecem.
- Cada pessoa vê apenas o seu próprio grupo. Os colegas não veem a sua visão geral do grupo.
Como criar outro workspace está explicado em Criar outro workspace.
A partir de que plano
A visão geral do grupo está incluída a partir do Scale. Basta que um dos workspaces use o Scale: nesse caso ficam visíveis todos os workspaces de que é proprietário, também os de planos mais pequenos. Um período de teste do Scale em curso também conta.
Se nenhum dos workspaces tiver o Scale, a página mostra, em vez dos números, uma indicação de como a desbloquear. Quando um período de teste termina e nenhum outro workspace tem o Scale, os números desaparecem novamente e surge a indicação.
Os números-chave
| Linha | O que conta | Período |
|---|---|---|
| Faturação | Faturas pagas, valor bruto, pela data de pagamento. Por baixo, o mês anterior e a variação em percentagem. Para o mês em curso, é o mesmo número do cartão Receitas no painel do workspace | mês escolhido |
| Orçamentos em aberto | Total e número de orçamentos em rascunho, enviados ou com pedido de alteração | estado atual |
| Pedidos em aberto | Pedidos novos ou em curso | estado atual |
| Conversão | Percentagem dos pedidos recebidos no mês escolhido que têm um orçamento aceite. Por baixo, quantos de quantos | mês escolhido |
| Faturas em aberto | Faturas emitidas ou enviadas ainda por pagar, valor bruto. Por baixo, a parte vencida | estado atual |
| Eventos | Eventos que começam no mês escolhido, sem os cancelados e arquivados | mês escolhido |
No canto superior direito escolhe-se o período: Este mês ou Mês passado. Todas as colunas e o total são então calculados para o mesmo mês civil, cada um no fuso horário do respetivo workspace.
Como se calcula o total
- O total soma todas as colunas que mostram um número.
- Um traço numa coluna significa que não há acesso a essa área nesse workspace, ou que o número não pôde ser carregado. Esses valores não entram no total, que passa a ter a indicação sem as colunas com traço.
- A conversão do total é ponderada: todos os orçamentos aceites a dividir por todos os pedidos. Um exemplo: Düsseldorf ganhou 1 de 2 pedidos (50 %), Colónia 1 de 10 (10 %). O total mostra 2 de 12, cerca de 17 %, e não a média de 30 %.
- Se os workspaces usarem moedas diferentes, a Univents não soma os montantes e mostra uma indicação no seu lugar. As contagens, como pedidos e eventos, são somadas na mesma.
Um clique leva ao workspace
Cada número é uma ligação para o workspace da sua coluna, para a área correspondente:
- Faturação abre o painel do workspace.
- Orçamentos em aberto abre os documentos financeiros, filtrados por orçamentos.
- Pedidos em aberto abre os pedidos.
- Conversão abre o funil de reservas para o mesmo período.
- Faturas em aberto abre o relatório Faturas em aberto.
- Eventos abre o calendário no mês escolhido.
Um clique no nome de um workspace no cabeçalho da tabela abre o respetivo painel.
Perguntas frequentes
Porque é que o cartão Visão geral do grupo não aparece? Só é proprietário de um workspace. Nos workspaces com papel de admin ou membro, esse papel não conta para o grupo.
Porque é que falta um dos workspaces na tabela? Não é proprietário desse workspace, ou o workspace foi eliminado.
Porque é que a faturação difere da análise financeira? Tal como o painel, a visão geral do grupo conta as faturas pagas em valor bruto pela data de pagamento. A análise financeira conta as faturas emitidas em valor líquido pela data do documento.
É possível perguntar ao chat de IA pela visão geral do grupo? Não. O chat trabalha sempre num único workspace. As perguntas sobre os números devem ser feitas dentro do workspace respetivo.
É possível exportar a visão geral do grupo? De momento não. Para os números de cada workspace, usar a Exportação para Excel da análise financeira ou do funil de reservas.