Jak utworzyć kolejny workspace
Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedzieć, jak utworzyć drugi workspace, przełączać się między swoimi workspace’ami i oceniać, kiedy to się opłaca, a kiedy nie.
Workspace to osobny, zamknięty świat: własne wydarzenia, kontakty, produkty, dokumenty, dostępy i ustawienia. Dwa workspace’y nie widzą nawzajem swoich danych. Na jednym loginie możesz pracować w kilku z nich i w każdej chwili się między nimi przełączać.
Kiedy drugi workspace ma sens — a kiedy nie
Załóż drugi workspace, gdy prowadzisz dwie odrębne firmy: drugą spółkę, samodzielną markę z własnym papierem firmowym i własną księgowością albo lokalizację rozliczaną całkowicie osobno.
Do wszystkiego innego zwykle istnieje lepsze rozwiązanie w tym samym workspace’ie:
| Chcesz … | Lepsze rozwiązanie niż drugi workspace |
|---|---|
| zarządzać kilkoma lokalizacjami lub salami | dodaj lokalizacje w Lokalizacje |
| korzystać z różnych wyglądów ofert | kilka układów PDF w Ustawienia → Szablony |
| pokazywać kolegom tylko wybrane obszary | Role w Ustawienia → Role |
| rozdzielać obszary działalności | Tagi przy wydarzeniach i produktach |
Powód: wszystko, co zostało zbudowane w jednym workspace’ie — produkty, kontakty, szablony, automatyzacje — nie jest dostępne w drugim. Dwa workspace’y oznaczają dwa razy więcej pracy przy utrzymaniu danych.
Tworzenie workspace’u
- Kliknij u góry w lewym pasku bocznym nazwę swojego workspace’u. Otworzy się lista wyboru workspace’u.
- Kliknij na dole listy Utwórz zespół.
- W oknie Utwórz zespół wpisz w polu Nazwa zespołu nazwę, którą zobaczą Twój zespół i Twoje dokumenty.
- Tylko w przypadku nazw w alfabecie nielacińskim (np. cyrylicy, greckim lub chińskim) pojawia się dodatkowo pole URL zespołu. Wpisz wtedy samodzielnie adres składający się z małych liter (a–z), cyfr (0–9) i myślników, na przykład
salz-und-sonne-catering. Przy zwykłej nazwie to pole nie jest wyświetlane — Univents tworzy adres sam na podstawie nazwy. - Kliknij Utwórz zespół.
Univents tworzy workspace i od razu do niego przełącza. Jesteś w nim automatycznie właścicielem.
Przełączanie między workspace’ami
Odbywa się to przez tę samą listę wyboru u góry paska bocznego: kliknij nazwę workspace’u, a następnie workspace, do którego chcesz się przełączyć. Univents zapamiętuje dla każdego workspace’u ostatnio otwartą stronę.
Konfiguracja nowego workspace’u
Nowy workspace startuje pusty — nic nie jest przenoszone z istniejącego. Od czego zacząć, opisuje artykuł Jak zacząć i skonfigurować swój workspace?: dane firmy, branding i zespół.
Jeśli produkty lub kontakty z pierwszego workspace’u mają zostać przeniesione, potrzebujesz ich w pliku Excel lub CSV — na przykład z pierwotnego źródła — i wczytujesz je przez import, zob. Import z Excela dla wydarzeń, produktów i kontaktów. Przycisku, który eksportowałby produkty lub kontakty z workspace’u, nie ma; obecnie możesz eksportować dokumenty, raporty i eksport wynagrodzeń.
Często zadawane pytania
Czy drugi workspace kosztuje dodatkowo? Każdy workspace ma własną subskrypcję. Co obowiązuje w Twoim przypadku, zobaczysz w nowym workspace’ie w Ustawienia → Rozliczenia; w razie pytań o rozliczanie kilku firm napisz do nas na support@univents.app.
Czy moi koledzy widzą nowy workspace automatycznie? Nie. Dostępy obowiązują osobno dla każdego workspace’u. Zaproś daną osobę ponownie w nowym workspace’ie.
Czy mogę przenosić dane między dwoma workspace’ami? Nie bezpośrednio, a eksportu produktów ani kontaktów nie ma. Droga wiedzie przez własny plik Excel/CSV i import w docelowym workspace’ie; wydarzenia i dokumenty zostają tam, gdzie są.
Czy mogę ponownie usunąć workspace? Tak, jako właściciel w Ustawienia → Konto. Znajdziesz tam też Opuść zespół, jeśli chcesz tylko sam z niego wyjść. Usunięcie kasuje wszystkie dane tego workspace’u i nie można go cofnąć; jest zabezpieczone kodem potwierdzającym.
Czy mogę później zmienić nazwę workspace’u? Tak, w Ustawienia → Workspace. Nazwę mogą zmieniać wszyscy właściciele i administratorzy z uprawnieniem „Edytowanie ustawień”; pozostali widzą ją tylko do odczytu. Adres internetowy Twojego workspace’u (skrót w URL) pozostaje przy tym taki sam — powstał raz z nazwy zespołu i może go zmienić tylko pierwotny właściciel. To, co pojawia się na ofertach, fakturach i w e-mailach, to i tak Nazwa firmy w Ustawienia → Firma.