Créer un autre workspace
Cet article vous explique comment créer un deuxième workspace, passer d’un workspace à l’autre et évaluer quand c’est utile et quand ça ne l’est pas.
Un workspace est un univers à part entière : ses propres événements, contacts, produits, documents, accès et paramètres. Deux workspaces ne voient rien l'un de l'autre. Vous pouvez travailler dans plusieurs workspaces avec le même identifiant et passer de l'un à l'autre à tout moment.
Quand un deuxième workspace est utile — et quand il ne l'est pas
Créez un deuxième workspace si vous dirigez deux entreprises distinctes : une deuxième société, une marque indépendante avec son propre papier à en-tête et sa propre comptabilité, ou un site dont la facturation est entièrement séparée.
Pour tout le reste, il existe généralement une meilleure solution au sein du même workspace :
| Vous voulez … | Mieux qu'un deuxième workspace |
|---|---|
| gérer plusieurs sites ou salles | créer des lieux sous Lieux |
| utiliser différents designs de devis | plusieurs mises en page PDF sous Paramètres → Modèles |
| laisser vos collègues ne voir que certaines parties | Rôles sous Paramètres → Rôles |
| séparer vos secteurs d'activité | Tags sur les événements et les produits |
La raison : tout ce que vous avez construit dans un workspace — produits, contacts, modèles, automatisations — n'est pas disponible dans l'autre. Deux workspaces, c'est deux fois plus de maintenance.
Créer un workspace
- Cliquez en haut de la barre latérale gauche sur le nom de votre workspace. La sélection de workspace s'ouvre.
- Cliquez en bas de la liste sur Créer une équipe.
- Dans la boîte de dialogue Créer une équipe, saisissez un Nom de l'équipe — le nom que verront votre équipe et vos documents.
- Uniquement pour les noms dans un alphabet non latin (cyrillique, grec ou chinois, par exemple), le champ URL de l'équipe apparaît en plus. Saisissez alors vous-même une adresse composée de lettres minuscules (a–z), de chiffres (0–9) et de tirets, par exemple
salz-und-sonne-catering. Avec un nom ordinaire, ce champ n'apparaît pas — Univents déduit lui-même l'adresse à partir du nom. - Cliquez sur Créer une équipe.
Univents crée le workspace et vous y fait basculer directement. Vous en êtes automatiquement propriétaire.
Passer d'un workspace à l'autre
Via la même sélection en haut de la barre latérale : cliquez sur le nom du workspace, puis sur le workspace dans lequel vous souhaitez basculer. Univents mémorise, pour chaque workspace, l'endroit où vous vous trouviez en dernier.
Configurer le nouveau workspace
Un nouveau workspace démarre vide — rien n'est repris de l'existant. Ce qu'il faut faire en premier est expliqué dans Comment démarrer et configurer mon workspace ? : données de l'entreprise, branding et équipe.
Si vous souhaitez reprendre des produits ou des contacts du premier workspace, vous en avez besoin sous forme de fichier Excel ou CSV — par exemple depuis votre source d'origine — et vous les chargez via l'import, voir Import Excel pour les événements, les produits et les contacts. Il n'existe pas de bouton permettant d'exporter les produits ou les contacts d'un workspace ; à l'heure actuelle, vous pouvez exporter les documents, les rapports et l'export des salaires.
Questions fréquentes
Un deuxième workspace coûte-t-il un supplément ? Chaque workspace a son propre abonnement. Ce qui s'applique dans votre cas est indiqué dans le nouveau workspace sous Paramètres → Facturation ; pour toute question sur la facturation de plusieurs entreprises, écrivez-nous à support@univents.app.
Mes collègues voient-ils automatiquement le nouveau workspace ? Non. Les accès sont propres à chaque workspace. Invitez à nouveau la personne dans le nouveau workspace.
Puis-je déplacer des données entre deux workspaces ? Pas directement, et il n'existe pas d'export pour les produits ou les contacts. La solution passe par votre propre fichier Excel/CSV et l'import dans le workspace de destination ; les événements et les documents restent là où ils sont.
Puis-je supprimer un workspace ? Oui, en tant que propriétaire sous Paramètres → Compte. Vous y trouverez aussi Quitter l'équipe, si vous souhaitez simplement partir. La suppression efface toutes les données de ce workspace et ne peut pas être annulée ; elle est sécurisée par un code de confirmation.
Puis-je modifier ultérieurement le nom du workspace ? Oui, sous Paramètres → Workspace. Tous les propriétaires et les admins disposant de l'autorisation « Modifier les paramètres » peuvent modifier le nom ; les autres le voient en lecture seule. L'adresse web de votre workspace (l'abréviation dans l'URL) reste inchangée — elle a été créée une fois à partir du nom de l'équipe et seul le propriétaire d'origine peut la modifier. Ce qui apparaît sur les devis, les factures et dans les e-mails est de toute façon votre Nom de l'entreprise sous Paramètres → Entreprise.