Een extra workspace aanmaken
Na dit artikel kun je een tweede workspace aanmaken, wisselen tussen je workspaces en inschatten wanneer dat de moeite waard is en wanneer niet.
Een workspace is een eigen, afgesloten omgeving: eigen evenementen, contacten, producten, documenten, toegang en instellingen. Twee workspaces zien niets van elkaar. Je kunt met dezelfde login in meerdere workspaces werken en op elk moment tussen ze wisselen.
Wanneer een tweede workspace zinvol is — en wanneer niet
Maak een tweede workspace aan als je twee gescheiden bedrijven runt: een tweede firma, een zelfstandig merk met eigen briefpapier en eigen boekhouding, of een locatie die volledig apart wordt afgerekend.
Voor alles wat daarbuiten valt, is er meestal een betere manier binnen dezelfde workspace:
| Je wilt … | Beter dan een tweede workspace |
|---|---|
| meerdere locaties of zalen beheren | locaties aanmaken onder Locaties |
| verschillende offerteontwerpen gebruiken | meerdere PDF-lay-outs onder Instellingen → Sjablonen |
| collega’s maar een deel laten zien | Rollen onder Instellingen → Rollen |
| bedrijfsonderdelen uit elkaar houden | Tags op evenementen en producten |
De reden: alles wat je in één workspace hebt opgebouwd — producten, contacten, sjablonen, automatiseringen — is in de andere niet beschikbaar. Twee workspaces betekent alles twee keer bijhouden.
Workspace aanmaken
- Klik linksboven in de zijbalk op de naam van je workspace. De workspacekeuze opent.
- Klik onderaan in de lijst op Team aanmaken.
- Vul in het dialoogvenster Team aanmaken een Teamnaam in — de naam die je team en je documenten te zien krijgen.
- Alleen bij namen in een niet-Latijns schrift (bijvoorbeeld Cyrillisch, Grieks of Chinees) verschijnt er extra het veld Team-URL. Vul dan zelf een adres in van kleine letters (a–z), cijfers (0–9) en koppeltekens, bijvoorbeeld
salz-und-sonne-catering. Bij een gewone naam ontbreekt het veld — Univents leidt het adres zelf af uit de naam. - Klik op Team aanmaken.
Univents maakt de workspace aan en schakelt direct over. Je bent daar automatisch eigenaar.
Wisselen tussen workspaces
Via dezelfde keuze bovenaan in de zijbalk: klik op de naam van de workspace en daarna op de workspace waarnaar je wilt wisselen. Univents onthoudt per workspace waar je het laatst was.
De nieuwe workspace inrichten
Een nieuwe workspace begint leeg — er wordt niets overgenomen uit de bestaande. Wat je als eerste doet, lees je in Hoe begin ik en richt ik mijn workspace in?: bedrijfsgegevens, branding en team.
Als je producten of contacten uit de eerste workspace wilt overnemen, heb je ze nodig als Excel- of CSV-bestand — bijvoorbeeld uit je oorspronkelijke bron — en laad je ze in via de import, zie Excel-import voor evenementen, producten en contacten. Een knop waarmee je producten of contacten uit een workspace exporteert, bestaat niet; wat je op dit moment wel kunt exporteren, zijn documenten, rapporten en de loonexport.
Veelgestelde vragen
Kost een tweede workspace extra? Elke workspace heeft een eigen abonnement. Wat in jouw geval geldt, zie je in de nieuwe workspace onder Instellingen → Facturering; heb je vragen over de facturering van meerdere bedrijven, mail ons dan op support@univents.app.
Zien mijn collega’s de nieuwe workspace automatisch? Nee. Toegang geldt per workspace. Nodig de persoon opnieuw uit in de nieuwe workspace.
Kan ik gegevens verplaatsen tussen twee workspaces? Niet direct, en er is geen export voor producten of contacten. De weg loopt via een eigen Excel-/CSV-bestand en de import in de doelworkspace; evenementen en documenten blijven waar ze zijn.
Kan ik een workspace weer verwijderen? Ja, als eigenaar onder Instellingen → Account. Daar vind je ook Team verlaten, als je alleen zelf weg wilt. Bij verwijdering gaan alle gegevens van die workspace verloren en dat kun je niet ongedaan maken; het wordt beveiligd met een bevestigingscode.
Kan ik de naam van de workspace later wijzigen? Ja, onder Instellingen → Workspace. De naam mogen alle eigenaren en admins met de machtiging „Instellingen bewerken” wijzigen; iedereen anders ziet hem alleen-lezen. Het webadres van je workspace (de korte naam in de URL) blijft daarbij gelijk — het is eenmalig afgeleid van de teamnaam en kan alleen door de oorspronkelijke eigenaar worden gewijzigd. Wat op offertes, facturen en in e-mails verschijnt, is sowieso je Bedrijfsnaam onder Instellingen → Bedrijf.