Crear un workspace adicional
Tras leer este artículo sabrás crear un segundo workspace, cambiar entre tus workspaces y valorar cuándo compensa hacerlo y cuándo no.
Un workspace es un mundo propio y autónomo: con sus propios eventos, contactos, productos, documentos, accesos y ajustes. Dos workspaces no ven nada el uno del otro. Puedes trabajar en varios con el mismo inicio de sesión y cambiar entre ellos en cualquier momento.
Cuándo tiene sentido un segundo workspace — y cuándo no
Crea un segundo workspace si gestionas dos negocios separados: una segunda empresa, una marca independiente con su propio papel corporativo y su propia contabilidad, o una sede que se factura de forma totalmente independiente.
Para todo lo demás suele haber una vía mejor dentro del mismo workspace:
| Quieres … | Mejor que un segundo workspace |
|---|---|
| gestionar varias sedes o salones | crear espacios en Espacios |
| usar distintos diseños de presupuesto | varios diseños PDF en Ajustes → Plantillas |
| que tus compañeros solo vean algunas áreas | Roles en Ajustes → Roles |
| separar áreas de negocio | Etiquetas en eventos y productos |
El motivo: todo lo que has montado en un workspace —productos, contactos, plantillas, automatizaciones— no está disponible en el otro. Dos workspaces significan mantenerlo todo dos veces.
Crear un workspace
- Haz clic arriba, en la barra lateral izquierda, en el nombre de tu workspace. Se abre el selector de workspace.
- Haz clic abajo, en la lista, en Crear equipo.
- En el cuadro de diálogo Crear equipo, escribe un nombre de equipo: el nombre que verán tu equipo y tus documentos.
- Solo en nombres con escritura no latina (por ejemplo cirílico, griego o chino) aparece además el campo URL del equipo. En ese caso, escribe tú mismo una dirección con minúsculas (a–z), cifras (0–9) y guiones, por ejemplo
salz-und-sonne-catering. Con un nombre normal, el campo no aparece: Univents deduce la dirección a partir del nombre. - Haz clic en Crear equipo.
Univents crea el workspace y cambia directamente a él. Allí eres propietario automáticamente.
Cambiar entre workspaces
Con el mismo selector de arriba, en la barra lateral: haz clic en el nombre del workspace y, después, en el workspace al que quieres cambiar. Univents recuerda, para cada workspace, dónde estuviste por última vez.
Configurar el nuevo workspace
Un workspace nuevo empieza vacío: no se copia nada del que ya tienes. Lo primero que debes hacer está en ¿Cómo empiezo y configuro mi workspace?: datos de la empresa, marca y equipo.
Si quieres llevar productos o contactos del primer workspace, necesitas tenerlos en un archivo Excel o CSV —por ejemplo, de tu fuente original— y cargarlos con la importación; consulta Importación desde Excel de eventos, productos y contactos. No existe ningún botón que exporte productos o contactos de un workspace; actualmente puedes exportar documentos, informes y la exportación de salarios.
Preguntas frecuentes
¿Cuesta algo extra un segundo workspace? Cada workspace tiene su propia suscripción. Lo que se aplica en tu caso lo ves en el nuevo workspace, en Ajustes → Facturación; si tienes dudas sobre la facturación de varios negocios, escríbenos a support@univents.app.
¿Mis compañeros ven el nuevo workspace automáticamente? No. Los accesos se aplican por workspace. Vuelve a invitar a la persona en el nuevo workspace.
¿Puedo mover datos entre dos workspaces? No directamente, y no hay exportación de productos ni de contactos. La vía es mediante un archivo Excel/CSV propio y la importación en el workspace de destino; los eventos y los documentos se quedan donde están.
¿Puedo volver a eliminar un workspace? Sí, como propietario, en Ajustes → Cuenta. Ahí también está Salir del equipo, por si solo quieres salir tú. La eliminación borra todos los datos de ese workspace y no se puede deshacer; se protege con un código de confirmación.
¿Puedo cambiar el nombre del workspace más adelante? Sí, en Ajustes → Workspace. Pueden cambiar el nombre todos los propietarios y admins con el permiso «Editar ajustes»; el resto lo ve en solo lectura. La dirección web de tu workspace (la abreviatura de la URL) no cambia: se generó una vez a partir del nombre del equipo y solo puede modificarla el propietario original. Lo que aparece en presupuestos, facturas y correos es, en cualquier caso, el Nombre de la empresa de Ajustes → Empresa.