Einen weiteren Workspace anlegen
Nach diesem Artikel kannst du einen zweiten Workspace anlegen, zwischen deinen Workspaces wechseln und einschätzen, wann sich das lohnt und wann nicht.
Ein Workspace ist eine eigene, in sich geschlossene Welt: eigene Veranstaltungen, Kontakte, Produkte, Belege, Mitglieder und Einstellungen. Zwei Workspaces sehen voneinander nichts. Du kannst mit demselben Login in mehreren arbeiten und jederzeit zwischen ihnen wechseln.
Wann ein zweiter Workspace sinnvoll ist — und wann nicht
Leg einen zweiten Workspace an, wenn du zwei getrennte Betriebe führst: eine zweite Firma, eine eigenständige Marke mit eigenem Briefpapier und eigener Buchhaltung, oder einen Standort, der komplett getrennt abgerechnet wird.
Für alles andere gibt es meist den besseren Weg im selben Workspace:
| Du willst … | Besser als ein zweiter Workspace |
|---|---|
| mehrere Standorte oder Säle verwalten | Räumlichkeiten unter Räumlichkeiten anlegen |
| verschiedene Angebots-Designs nutzen | mehrere PDF-Layouts unter Einstellungen → Vorlagen |
| Kollegen nur Teilbereiche sehen lassen | Rollen unter Einstellungen → Rollen |
| Geschäftsbereiche auseinanderhalten | Tags an Veranstaltungen und Produkten |
Der Grund: Alles, was du in einem Workspace aufgebaut hast — Produkte, Kontakte, Vorlagen, Automatisierungen — steht im anderen nicht zur Verfügung. Zwei Workspaces heißen zwei Mal pflegen.
Workspace anlegen
- Klicke oben in der linken Seitenleiste auf den Namen deines Workspace. Es öffnet sich die Workspace-Auswahl.
- Klicke unten in der Liste auf Team erstellen.
- Trage im Dialog Team erstellen einen Team-Namen ein — der Name, den dein Team und deine Dokumente sehen.
- Nur bei Namen in nicht-lateinischer Schrift (etwa kyrillisch, griechisch oder chinesisch) erscheint zusätzlich das Feld Team-URL. Trage dann selbst eine Adresse aus Kleinbuchstaben (a–z), Ziffern (0–9) und Bindestrichen ein, zum Beispiel
salz-und-sonne-catering. Bei einem normalen Namen entfällt das Feld — Univents leitet die Adresse selbst aus dem Namen ab. - Klicke auf Team erstellen.
Univents legt den Workspace an und wechselt direkt hinein. Du bist dort automatisch Inhaber.
Zwischen Workspaces wechseln
Über dieselbe Auswahl oben in der Seitenleiste: Klick auf den Workspace-Namen, dann auf den Workspace, in den du wechseln willst. Univents merkt sich pro Workspace, wo du zuletzt warst.
Den neuen Workspace einrichten
Ein neuer Workspace startet leer — nichts wird aus dem bestehenden übernommen. Was du zuerst erledigst, steht in Wie starte ich und richte meinen Workspace ein?: Unternehmensdaten, Branding und Team.
Wenn Produkte oder Kontakte aus dem ersten Workspace übernommen werden sollen, brauchst du sie als Excel- oder CSV-Datei — etwa aus deiner ursprünglichen Quelle — und spielst sie über den Import ein, siehe Excel-Import für Events, Produkte und Kontakte. Einen Knopf, der Produkte oder Kontakte aus einem Workspace herausschreibt, gibt es nicht; exportieren kannst du derzeit Belege, Berichte und den Lohnexport.
Häufige Fragen
Kostet ein zweiter Workspace extra? Jeder Workspace hat sein eigenes Abo. Was in deinem Fall gilt, siehst du im neuen Workspace unter Einstellungen → Abrechnung; bei Fragen zur Abrechnung mehrerer Betriebe schreib uns an support@univents.app.
Sehen meine Kollegen den neuen Workspace automatisch? Nein. Mitglieder gelten je Workspace. Lade sie im neuen Workspace erneut ein.
Kann ich Daten zwischen zwei Workspaces verschieben? Nicht direkt, und es gibt keinen Export für Produkte oder Kontakte. Der Weg führt über eine eigene Excel-/CSV-Datei und den Import im Zielsystem; Veranstaltungen und Belege bleiben, wo sie sind.
Kann ich einen Workspace wieder löschen? Ja, als Inhaber unter Einstellungen → Konto. Dort liegt auch Team verlassen, wenn du nur selbst raus willst. Die Löschung entfernt alle Daten dieses Workspace und lässt sich nicht rückgängig machen; sie wird per Bestätigungscode abgesichert.
Kann ich den Namen des Workspace später ändern? Den Workspace-Namen aus dem Anlegen-Dialog nicht — dafür gibt es derzeit keine Oberfläche. Was auf Angeboten, Rechnungen und in Mails erscheint, ist ohnehin dein Firmenname unter Einstellungen → Unternehmen, und den änderst du jederzeit. Wähle den Team-Namen trotzdem sorgfältig: Aus ihm entsteht die Adresse deines Workspace, und die bleibt.