Einen weiteren Workspace anlegen
Nach diesem Artikel kannst du einen zweiten Workspace anlegen, zwischen deinen Workspaces wechseln und einschätzen, wann sich das lohnt und wann nicht.
Ein Workspace ist eine eigene, in sich geschlossene Welt: eigene Veranstaltungen, Kontakte, Produkte, Belege, Zugänge und Einstellungen. Zwei Workspaces sehen voneinander nichts. Du kannst mit demselben Login in mehreren arbeiten und jederzeit zwischen ihnen wechseln.
Wann ein zweiter Workspace sinnvoll ist — und wann nicht
Leg einen zweiten Workspace an, wenn du zwei getrennte Betriebe führst: eine zweite Firma, eine eigenständige Marke mit eigenem Briefpapier und eigener Buchhaltung, oder einen Standort, der komplett getrennt abgerechnet wird.
Für alles andere gibt es meist den besseren Weg im selben Workspace:
| Du willst … | Besser als ein zweiter Workspace |
|---|---|
| mehrere Standorte oder Säle verwalten | Räumlichkeiten unter Räumlichkeiten anlegen |
| verschiedene Angebots-Designs nutzen | mehrere PDF-Layouts unter Einstellungen → Vorlagen, Filter-Chip Layout-Vorlage |
| Kollegen nur Teilbereiche sehen lassen | Rollen unter Einstellungen → Rollen |
| Geschäftsbereiche auseinanderhalten | Tags an Veranstaltungen und Produkten |
Der Grund: Alles, was du in einem Workspace aufgebaut hast — Produkte, Kontakte, Vorlagen, Automatisierungen — steht im anderen nicht zur Verfügung. Zwei Workspaces heißen zwei Mal pflegen.
Workspace anlegen
Die Workspace-Auswahl erreichst du immer — auch dann, wenn du bisher nur einen einzigen Workspace hast.
- Klicke oben rechts in der oberen Leiste auf den Namen deines Workspace — der grüne Punkt davor markiert den Workspace, in dem du gerade arbeitest. Es öffnet sich die Workspace-Auswahl. Auf dem Handy öffnest du sie über das Menü oben und dort Deine Accounts.
- Klicke unten in der Liste auf Team erstellen.
- Trage im Dialog Team erstellen einen Team-Namen ein — der Name, den dein Team und deine Dokumente sehen.
- Nur bei Namen in nicht-lateinischer Schrift (etwa kyrillisch, griechisch oder chinesisch) erscheint zusätzlich das Feld Team-URL. Trage dann selbst eine Adresse aus Kleinbuchstaben (a–z), Ziffern (0–9) und Bindestrichen ein, zum Beispiel
salz-und-sonne-catering. Bei einem normalen Namen entfällt das Feld — Univents leitet die Adresse selbst aus dem Namen ab. - Klicke auf Team erstellen.
Univents legt den Workspace an und wechselt direkt hinein. Du bist dort automatisch Inhaber.
Zwischen Workspaces wechseln
Über dieselbe Auswahl oben rechts in der oberen Leiste: Klick auf den Workspace-Namen, dann auf den Workspace, in den du wechseln willst. Univents merkt sich pro Workspace, wo du zuletzt warst. In der Auswahl trägt der Workspace, in dem du gerade arbeitest, ein Häkchen; den grünen Punkt siehst du nur vor dem Workspace-Namen oben in der Leiste.
Den neuen Workspace einrichten
Ein neuer Workspace startet leer — nichts wird aus dem bestehenden übernommen. Was du zuerst erledigst, steht in Wie starte ich und richte meinen Workspace ein?: Unternehmensdaten, Branding und Team.
Wenn Produkte oder Kontakte aus dem ersten Workspace übernommen werden sollen, brauchst du sie als Excel- oder CSV-Datei — etwa aus deiner ursprünglichen Quelle — und spielst sie über den Import ein, siehe Excel-Import für Events, Produkte und Kontakte. Einen Knopf, der Produkte oder Kontakte aus einem Workspace herausschreibt, gibt es nicht; exportieren kannst du derzeit Belege, Berichte und den Lohnexport.
Häufige Fragen
Kostet ein zweiter Workspace extra? Jeder Workspace hat sein eigenes Abo. Was in deinem Fall gilt, siehst du im neuen Workspace unter Einstellungen → Abrechnung; bei Fragen zur Abrechnung mehrerer Betriebe schreib uns an support@univents.app.
Sehen meine Kollegen den neuen Workspace automatisch? Nein. Zugänge gelten je Workspace. Lade die Person im neuen Workspace erneut ein.
Kann ich Daten zwischen zwei Workspaces verschieben? Nicht direkt, und es gibt keinen Export für Produkte oder Kontakte. Der Weg führt über eine eigene Excel-/CSV-Datei und den Import im Zielsystem; Veranstaltungen und Belege bleiben, wo sie sind.
Kann ich einen Workspace wieder löschen? Ja, als Inhaber unter Einstellungen → Workspace. Dort liegt auch Team verlassen, wenn du nur selbst raus willst. Die Löschung entfernt alle Daten dieses Workspace und lässt sich nicht rückgängig machen; sie wird per Bestätigungscode abgesichert.
Kann ich den Namen des Workspace später ändern? Ja, unter Einstellungen → Workspace. Den Namen dürfen alle Inhaber und Admins mit dem Recht „Einstellungen bearbeiten“ ändern; alle anderen sehen ihn schreibgeschützt. Die Web-Adresse deines Workspace (das Kürzel in der URL) bleibt dabei gleich — sie ist einmal aus dem Team-Namen entstanden und kann nur der ursprüngliche Inhaber ändern. Was auf Angeboten, Rechnungen und in Mails erscheint, ist ohnehin dein Firmenname unter Einstellungen → Unternehmen.
Kann ich die Zahlen mehrerer Workspaces zusammen sehen? Ja, wenn du in mindestens zwei Workspaces Inhaber bist: Unter Berichte findest du dann die Gruppen-Übersicht mit den Kernzahlen aller deiner Workspaces nebeneinander und in Summe. Sie ist ab Scale enthalten, ein Scale-Workspace genügt. Mehr in Gruppen-Übersicht: Kernzahlen mehrerer Workspaces auf einen Blick.